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Facturation

Vue d'ensemble de la facturation

Comprendre le cycle de facturation BlueRockTEL — de la collecte des CDR et la valorisation des consommations jusqu'à la pré-production, la production finale et la livraison des factures.

Le cycle de facturation

BlueRockTEL organise la facturation en six étapes successives :

  1. Collecte des CDR — les enregistrements d'appels sont récupérés automatiquement depuis votre commutateur, serveur SIP ou opérateur
  2. Valorisation des consommations — chaque CDR est associé à un plan tarifaire et converti en montant facturable
  3. Pré-production — génération d'un aperçu des factures pour vérification avant envoi
  4. Production — génération finale des factures définitives
  5. Livraison — envoi des factures par email, dépôt sur l'espace client, ou les deux
  6. Prélèvement — génération du fichier SEPA pour les clients en prélèvement, ou suivi du paiement manuel

Pré-production : vérifier avant de facturer

La pré-production est une étape essentielle qui vous permet de contrôler l'intégralité de vos factures avant leur émission définitive.

Lancer une pré-production

  1. Rendez-vous dans le menu principal → Évènements
  2. Choisissez la formule de facturation dans le menu déroulant
  3. Cliquez sur Planifier

La durée du traitement varie selon le volume de données. Rafraîchissez la page régulièrement pour suivre la progression. À la fin du traitement, vous recevez un email contenant un fichier .csv récapitulatif pour vérification.

Important : L'option Avec valorisation ne doit être utilisée que pour la première pré-production d'un cycle de facturation. Pour les lancements suivants (corrections, ajustements), les consommations déjà valorisées sont réutilisées automatiquement.

Note : Depuis l'interface mise à jour (avril 2024), la valorisation des consommations est une étape distincte qui peut être déclenchée séparément de la pré-production.

Consulter les résultats

Rendez-vous dans Documents → Préproduction pour accéder à la liste des factures en aperçu. Vous pouvez :

  • Trier les colonnes par montant, client ou commercial
  • Rechercher un client ou un numéro spécifique
  • Cliquer sur un numéro de facture pour afficher l'aperçu complet

Vérifiez attentivement les montants, les consommations et les libellés avant de passer à la production.

Production : générer les factures définitives

Une fois la pré-production validée, lancez la production pour générer les factures officielles. Par défaut, un email de notification est envoyé à chaque client et les factures sont déposées automatiquement dans l'espace client.

Note : La production est irréversible. Prenez le temps de vérifier minutieusement la pré-production avant de valider.

Facturation par batch

Les batches vous permettent de facturer différents groupes de dossiers à des moments distincts. Configurez vos batches dans Configuration → Batches, puis assignez chaque dossier au batch correspondant.

Lors du lancement de la pré-production ou de la production, sélectionnez le batch souhaité. Ainsi, vous pouvez par exemple facturer la téléphonie le 1er du mois et les services IT le 15.

Terme échu et terme à échoir

BlueRockTEL prend en charge les deux modes de facturation :

  • Terme échu — facturation après la période de service (le mois écoulé)
  • Terme à échoir — facturation avant la période de service (le mois à venir)

Le choix s'effectue dans le menu déroulant de la page Évènements au moment du lancement. Aucune configuration préalable n'est nécessaire.

Fréquence de facturation

La fréquence de facturation est configurable au niveau de chaque dossier (mensuelle, trimestrielle, etc.).

Important : Ne mélangez pas des fréquences de facturation différentes au sein d'un même dossier. Si un client est facturé mensuellement pour la téléphonie et trimestriellement pour la maintenance, créez deux dossiers distincts.

Pour aller plus loin

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