Gestion des factures

Consulter les factures

Plusieurs points d'accès permettent de retrouver une facture :

• Documents → Factures — sélectionnez le mois souhaité dans le menu déroulant pour afficher toutes les factures de la période
• Documents → Préproduction — pour consulter les factures en aperçu avant production
• Fiche client — les cinq dernières factures sont affichées directement sur la fiche

Cliquez sur le numéro de facture pour ouvrir le document dans une nouvelle fenêtre. L'icône à quatre tuiles permet d'accéder aux fichiers de consommation détaillés associés à la facture.

Renvoyer une facture

Pour renvoyer une facture par email :

1. Cliquez sur l'icône enveloppe à côté de la facture
2. Le message est envoyé à tous les contacts marqués Destinataire des factures dans la fiche client

Deux actions complémentaires sont disponibles :

• Flèche courbe — régénère le PDF de la facture (utile si vous avez modifié le modèle de document)
• Nombre bleu — indique le nombre de fois que la facture a été générée

Avoirs : trois méthodes

BlueRockTEL propose trois méthodes pour émettre des avoirs, chacune adaptée à un cas d'usage différent.

Méthode A — Annulation complète

Cette méthode génère un avoir du montant intégral de la facture originale.

1. Rendez-vous dans Outils → Facture d'avoir
2. Saisissez le numéro de la facture à annuler
3. Indiquez le motif de l'annulation
4. Validez

L'avoir est créé automatiquement et vient solder la facture d'origine.

Méthode B — Avoir partiel (proforma)

Cette méthode permet de créer un avoir pour un montant partiel via le système de proformas.

1. Depuis la fiche client, accédez aux factures proformas
2. Ajoutez des lignes avec un signe moins (montant négatif) pour les éléments à créditer
3. La proforma est disponible immédiatement

Important : Les proformas doivent être envoyées manuellement au client. Elles ne sont pas incluses dans le processus automatique de livraison.

Méthode C — Article avoir (méthode recommandée)

C'est la méthode la plus élégante pour les corrections courantes.

1. Créez un article de type avoir dans le catalogue (ou réutilisez un article avoir existant)
2. Ajoutez cet article dans la section Facturation ponctuelle du dossier concerné
3. Renseignez un montant négatif
4. L'avoir sera automatiquement généré lors du prochain cycle de facturation et déposé dans l'espace client

Astuce : Pensez à désactiver l'article dans le dossier après le cycle de facturation pour éviter qu'il ne soit facturé à nouveau.

Astuce : Pour émettre l'avoir immédiatement sans attendre le prochain cycle, assignez le dossier à un batch dédié et lancez une production uniquement sur ce batch.

Exporter les factures

Export par mois

Rendez-vous dans Documents → Factures, sélectionnez le mois dans le menu déroulant pour afficher et télécharger les factures individuellement.

Export PDF groupé

1. Rendez-vous dans Documents → Impression groupée de factures
2. Sélectionnez la plage de dates
3. Cliquez sur Editer

Note : La génération prend entre 30 secondes et une minute pour 150 à 200 factures.

Export via SFTP

Pour un accès direct aux fichiers, connectez-vous en SFTP :

1. Récupérez vos identifiants dans votre nom → Infos (host, login, mot de passe, port 22)
2. Connectez-vous avec un client SFTP (par exemple FileZilla)
3. Naviguez vers production → [mois] → invoices-pdf

Les factures sont également disponibles aux formats .json et .xml (UBL) dans les répertoires correspondants.

Export Excel

1. Rendez-vous dans Documents → Export factures
2. Sélectionnez la plage de dates
3. Cliquez sur Export

Un fichier Excel est généré avec le détail de toutes les factures de la période.

Export comptable (journal des ventes)

Pour transmettre vos données de facturation à votre logiciel comptable :

1. Rendez-vous dans Comptabilité → Exports comptables
2. Sélectionnez la plage de dates et le format souhaité
3. Cliquez sur Planifier

Le rapport vous est envoyé par email. Plusieurs formats sont disponibles pour s'adapter aux principaux logiciels du marché.

Pour aller plus loin

• Vue d'ensemble de la facturation — comprendre le cycle complet de facturation
• Paiements & Recouvrement — suivre les paiements et générer les fichiers SEPA