Pipeline commercial

Vue d'ensemble

Le pipeline commercial rassemble tous vos devis en cours pour les faire avancer jusqu'à la signature. Il s'appuie sur les dossiers : chaque dossier au statut Devis en cours est une opportunité du pipeline.

Les informations commerciales d'un dossier

Le pipeline lit les informations saisies sur chaque dossier (onglet principal du dossier) :

Chiffre d'affaires et marge d'un dossier

Le chiffre d'affaires et la marge de chaque dossier sont calculés automatiquement à partir de ses articles, et recalculés à chaque modification d'un article :

• les frais ponctuels (frais initiaux, licences) comptent une seule fois ;
• les abonnements récurrents sont exprimés par mois, puis projetés sur la période de valorisation choisie (voir ci-dessous) ;
• la marge est la différence entre le prix de vente (remises comprises) et le prix d'achat, frais d'exploitation de l'article compris.

Astuce : des prix d'achat renseignés sur les articles du catalogue sont indispensables pour des marges justes. Voir Catalogue d'articles.

Tableau par étapes

Le tableau par étapes présente les devis en cours sous forme de cartes, avec une colonne par étape commerciale, dans l'ordre et la couleur définis dans les paramètres (voir Configurer le pipeline).

• Faites glisser une carte d'une colonne à l'autre pour changer son étape.
• Le bouton + en haut d'une colonne crée un dossier directement à cette étape.
• L'en-tête de chaque colonne affiche le nombre de dossiers ainsi que le chiffre d'affaires et la marge totaux de la colonne, selon la période de valorisation choisie.
• Une colonne peut être repliée avec la flèche de son en-tête.

Chaque carte affiche : le nom du dossier, le client, le statut, la probabilité, le commercial, la date de création, le chiffre d'affaires et la marge, les dates de commande et de livraison estimées, la catégorie et le secteur. Survolez une information pour afficher son libellé. Le menu de la carte (trois points) permet d'ouvrir, de modifier ou de supprimer le dossier.

Tableau de projection

Le tableau de projection présente les mêmes devis, rangés cette fois par probabilité de signature : une colonne par niveau, de 0 % à 90 %. Faites glisser une carte pour mettre à jour sa probabilité.

Les totaux des colonnes donnent une lecture immédiate du potentiel : ce qui est quasiment acquis (90 %), ce qui reste à travailler, et ce qui est encore incertain.

Bonne pratique : revoyez les probabilités chaque semaine en réunion commerciale. Le chiffre d'affaires prévisionnel des statistiques et du prévisionnel en dépend directement.

Recherche, filtres et période de valorisation

Les deux tableaux partagent les mêmes outils, en haut de page :

• la recherche sur le nom du dossier, le client ou le commercial ;
• le bouton Filtres : catégorie de dossier, dates de création, de commande estimée et de livraison estimée, commercial, admin commercial, technicien, apporteur d'affaires, manager, responsable technique, payeur. Vos filtres sont mémorisés pendant la session ;
• la période de valorisation, qui détermine les montants affichés sur les cartes et dans les colonnes :

La projection sur 18 mois est la valeur par défaut. Votre choix est mémorisé.

Le bouton Tous les dossiers ouvre la liste complète des dossiers, quel que soit leur statut.

Statistiques

La page Statistiques mesure votre activité commerciale sur une période, comparée à la période précédente de même durée.

Choisir la période et les filtres

• Périodes prédéfinies : ce mois-ci, ce trimestre, ce semestre, le mois dernier, le trimestre dernier, le semestre dernier, ou une période personnalisée.
• Le bouton Filtrer permet de restreindre les chiffres à certaines catégories de dossier, certains commerciaux ou certaines étapes commerciales, et de choisir les statuts considérés comme signés. Par défaut : Actif, Devis signé et En cours de déploiement.

Les indicateurs

Chaque indicateur affiche sa valeur sur la période et son évolution par rapport à la période précédente.

Bon à savoir : les statistiques sont rattachées à la date de création du dossier. Un devis créé en janvier et signé en mars compte comme signé dans les statistiques de janvier.

Les graphiques

• Évolution sur 12 mois : nouveaux devis et devis signés, chiffre d'affaires et marge, mois par mois.
• Par catégorie de dossier : nouveaux devis et devis signés sur la période, pour chaque catégorie.

Prévisionnel

Le prévisionnel (menu Commerce → Facturation → Prévisionnel) projette le chiffre d'affaires attendu, période par période, en combinant trois sources :

Vous pouvez afficher les chiffres par mois, trimestre, quadrimestre ou année, et filtrer par famille d'articles ou catégorie de dossier. Cliquez sur un montant pour voir le détail des articles qui le composent.

Les montants sont placés dans le temps article par article : les abonnements à partir de leur date de début de service, les frais ponctuels à la date de commande estimée du dossier, les licences à leur date de renouvellement.

Important : seuls les articles rattachés à une famille sont pris en compte dans le prévisionnel. Vérifiez que tous vos articles ont une famille dans le catalogue.

Configurer le pipeline

Les référentiels du pipeline se trouvent dans Paramètres → Gestion :

• Ventes → Étapes commerciales : les colonnes du tableau par étapes. Pour chaque étape : un titre, une couleur, une description (affichée sous le titre de la colonne) et l'option Étape par défaut, attribuée automatiquement aux nouveaux dossiers sans étape. Glissez-déposez les étapes dans la liste pour changer leur ordre.
• Ventes → Secteurs : les secteurs d'activité proposés sur les dossiers et les fiches clients.
• Dossiers → Catégories : les catégories de dossier, avec leur couleur.

Exemple d'étapes : Qualification → Découverte des besoins → Proposition envoyée → Négociation → Closing. Gardez des étapes peu nombreuses et sans ambiguïté : chaque commercial doit savoir exactement dans quelle colonne placer un dossier.

Bonnes pratiques

1. Un dossier = une opportunité, créé dès qu'un besoin se précise, avec sa catégorie et son commercial.
2. Des articles chiffrés tôt, même approximativement : sans articles, le dossier vaut 0 € dans tous les totaux.
3. Probabilité et étape à jour à chaque échange avec le client.
4. Des dates de commande et de livraison estimées réalistes : elles positionnent les montants dans le prévisionnel.
5. Le bon statut à la fin : Devis signé quand le client signe, Devis sans suite à clôturer quand l'affaire est perdue. Un devis abandonné laissé en cours fausse le taux de transformation et le prévisionnel.