Suivi du matériel

Vue d'ensemble

Le suivi du matériel suit chaque équipement physique (téléphone, casque, routeur, copieur…) par son numéro de série, depuis sa réception en stock jusqu'à son retour de chez le client.

Chaque équipement est enregistré comme une unité d'article : un article de votre catalogue, un numéro de série, un IMEI éventuel, un prix fournisseur, un entrepôt et un statut. L'unité est ensuite affectée à une ligne initiale ou récurrente d'un dossier : c'est cette affectation qui indique quel client a quel matériel, depuis quand et sous quel mode (vente, location ou prêt).

Le cycle de vie type :

1. Réceptionner le matériel en stock, en scannant les numéros de série.
2. Affecter les unités aux lignes du dossier une fois le devis accepté.
3. Livrer : imprimer le bon de livraison avec tous les numéros de série.
4. Remplacer ou faire revenir une unité si besoin, avec un bon de retour.
5. Réceptionner le retour : l'unité revient en stock, ou part « à vérifier » ou « défectueux », et reste visible dans l'historique du dossier.

Prérequis : créez au moins un entrepôt et vérifiez que les articles suivis ont un prix fournisseur : chaque unité y est rattachée.

Réceptionner du matériel en stock

Rendez-vous dans Configuration → Catalogue → Unités d'article et cliquez sur Réceptionner des unités. Vous pouvez aussi partir de la fiche d'un article, onglet Unités d'article.

1. Choisissez l'article, son prix fournisseur, l'entrepôt et la date de réception.
2. Scannez les numéros de série les uns après les autres avec la douchette : chaque scan ajoute une ligne. Vous pouvez aussi saisir un code et appuyer sur Entrée.
3. Pour les appareils avec IMEI, activez le Mode de scan numéro de série puis IMEI : le scan qui suit un numéro de série remplit l'IMEI de cette unité.
4. Validez. Toutes les unités sont créées en stock en une seule fois.

Le lot entier est contrôlé avant toute création : un numéro de série que l'article possède déjà, un IMEI déjà utilisé par une autre unité ou un code scanné deux fois est signalé, et rien n'est créé tant que ce n'est pas corrigé.

Pour un appareil isolé, le bouton Créer ouvre le formulaire complet de l'unité (numéro de série, IMEI, entrepôt, prix d'achat, notes).

Retrouver son stock

La liste Unités d'article propose des vues prêtes à l'emploi en haut de page :

Le tableau affiche l'article, le numéro de série, l'entrepôt, le statut et le client actuel. L'IMEI, la référence interne, le fournisseur, le prix d'achat et le dossier actuel s'affichent depuis le bouton des colonnes. La recherche porte sur le nom et la référence de l'article, le numéro de série et l'IMEI, même quand ces colonnes sont masquées.

Cliquez sur une unité pour ouvrir sa fiche : ses informations et son historique des affectations, c'est-à-dire tous les clients et dossiers par lesquels elle est passée, avec les dates et les bons de livraison et de retour. Le nom de l'article renvoie vers la fiche article.

Affecter du matériel à un dossier

Une unité est affectée à une ligne de dossier : une ligne initiale pour une vente, une ligne récurrente pour une location. Une unité ne peut être affectée que si elle est en stock, qu'elle correspond au même article que la ligne et que la ligne a encore de la place : une ligne de quantité 3 accepte au plus 3 unités.

Trois façons d'affecter des unités existent. Utilisez celle qui correspond à votre façon de travailler.

Depuis la ligne du dossier

À la création ou à la modification d'une ligne initiale ou récurrente, le champ Unités d'article (Affecter une unité du stock) liste les unités en stock de l'article de la ligne. Choisissez autant d'unités que la quantité de la ligne. Elles sont réservées à l'enregistrement de la ligne.

Si l'appareil n'est pas encore en stock, cliquez sur + à côté du champ : saisissez son numéro de série (et son IMEI), son prix fournisseur et son entrepôt. L'unité est réceptionnée en stock et sélectionnée aussitôt.

Depuis l'onglet Matériel du dossier

Ouvrez le dossier, onglet Matériel, puis Affecter des matériels :

1. Choisissez la ligne de vente. La liste indique, pour chaque ligne, combien d'unités elle a déjà sur sa quantité.
2. Choisissez éventuellement le mode. Par défaut : vente pour les lignes initiales, location pour les lignes récurrentes. Choisissez Prêt pour un appareil prêté temporairement.
3. Choisissez les unités dans Matériels en stock, ou scannez-les. Un numéro de série scanné qui n'existe pas encore peut être créé à la volée : laissez Créer les matériels inconnus activé et choisissez leur prix fournisseur et leur entrepôt.

Tout est fait en une seule fois : si une unité ne peut pas être affectée, aucune ne l'est.

Depuis le stock

Dans la liste Unités d'article, le bouton Affecter d'une unité en stock permet de choisir un dossier (seuls les dossiers ayant une ligne pour cet article sont proposés), puis la ligne et le mode.

À noter : les statuts Alloué, Vendu et Déployé ne peuvent pas être choisis à la main. Ils viennent toujours d'une affectation à une ligne de dossier : une unité vendue est donc toujours rattachée à un client.

Statuts

Une affectation passe par ces statuts :

Le statut de stock de l'unité suit automatiquement : Alloué tant qu'elle est réservée ou expédiée, Vendu (vente) ou Déployé (location, prêt) une fois en place, de nouveau En stock quand l'affectation est annulée ou retournée. Utilisez Changer le statut sur une ligne (ou en masse) pour faire avancer une affectation, par exemple pour confirmer une livraison : seuls les passages autorisés sont proposés.

Tant qu'une unité est affectée, son statut, son article et son entrepôt sont verrouillés sur sa fiche : ils suivent le dossier. Une unité passée chez un client ne peut plus être supprimée, pour que son historique ne soit jamais perdu.

Bons de livraison

Dans l'onglet Matériel du dossier, sélectionnez les unités réservées à livrer et choisissez Créer un bon de livraison dans les actions groupées.

Le bon est numéroté automatiquement (BL + année + numéro) et son PDF liste chaque article avec tous ses numéros de série et IMEI, avec deux cadres de signature (« Livré par » et « Reçu par le client »). Il est imprimé dans la langue du client, à défaut dans la langue par défaut de votre organisation, à défaut dans celle de l'utilisateur qui le crée.

Le numéro du bon apparaît dans la colonne Bon de livraison, d'où le PDF peut être ouvert, comme depuis les documents du dossier.

Remplacer une unité

Sur une affectation chez le client, Remplacer échange l'appareil contre une autre unité en stock du même article (choisie ou scannée), avec un motif de retour. La nouvelle unité prend la place de l'ancienne sur la ligne, et l'ancienne passe en Retour en attente, dans l'attente de son retour.

Retours

Bons de retour

Sélectionnez les unités à faire revenir dans l'onglet Matériel et choisissez Créer un bon de retour. Les unités doivent être En place, ou Retour en attente sans bon de retour (après un remplacement, par exemple). Indiquez la date, le contact, le motif de retour (défectueux, fin de contrat, mauvais article, remplacement, autre), l'adresse d'enlèvement et un commentaire.

Les unités passent en Retour en attente. Le PDF (numéroté BR + année + numéro) liste les numéros de série, le motif et les instructions de retour destinées au client.

Astuce : les instructions de retour se règlent dans Configuration → Organisation → Paramètres de l'organisation, section Documents, champ Instructions de retour. Si le champ est vide, un texte par défaut demande au client d'emballer le matériel avec ses accessoires et de joindre une copie du bon dans le colis.

Réceptionner un retour

Quand le matériel revient, sélectionnez les unités et choisissez Réceptionner un retour : indiquez la date de réception, la condition et l'entrepôt où il est rangé.

L'affectation devient Retourné avec sa date de retour. Elle n'est plus comptée sur la ligne, mais elle reste dans le dossier : dans l'onglet Matériel, le filtre Retournés / archivés affiche le matériel revenu avec sa date de retour et son bon de retour.

Retrouver un matériel et ses dossiers

Droits

• Voir le matériel nécessite le droit de consulter les articles.
• Affecter, changer de statut, remplacer ou faire revenir des unités nécessite le droit de modifier à la fois le dossier et les articles.
• Réceptionner ou créer des unités nécessite le droit de créer des articles.
• Les bons de livraison et de retour ne sont visibles que des utilisateurs disposant du droit Voir les bons de livraison/retour sur les dossiers.

Pour aller plus loin

Consultez Entrepôts & Stock pour configurer vos lieux de stockage, ou Dossiers & Configuration pour le fonctionnement des lignes de dossier.