Dossiers & Configuration

Qu'est-ce qu'un dossier ?

Le dossier est le document central de gestion et de facturation dans BlueRockTEL. Il fonctionne comme un classeur papier traditionnel qui relie toutes les informations d'un projet client : services souscrits, tarifs négociés, numéros de téléphone, dates de début et de fin, modalités de paiement.

Chaque dossier génère, à chaque cycle de facturation, les lignes correspondantes sur la facture du client.

Créer un dossier

La création d'un dossier s'effectue depuis la fiche client, à l'aide du bouton dédié. Lors de la création :

• Affectation d'équipe (optionnel), attribuez un rôle à un collaborateur pour le suivi du dossier
• Nom du dossier (optionnel), si vous laissez le champ vide, BlueRockTEL génère automatiquement un numéro incrémental
• Les noms ou numéros de dossier apparaissent sur les devis et factures

Structure d'un dossier

Un dossier est organisé en plusieurs sections de facturation :

1. Section technique: informations générales et statut du dossier (en haut)
2. Facturation des licences: licences logicielles et services associés
3. Facturation ponctuelle: articles facturés une seule fois (installation, matériel, prestation)
4. Facturation récurrente: abonnements et articles générant des consommations (avec calcul basé sur les CDR)

Ces sections correspondent aux trois types d'articles : licences, articles ponctuels et articles générateurs de consommation.

Ajouter des articles à un dossier

1. Cliquez sur le bouton + dans la section souhaitée
2. Saisissez les premières lettres du nom de l'article, des suggestions apparaissent
3. Si plusieurs articles portent le même nom, distinguez-les par leur prix
4. Validez votre sélection

Astuce : Vous pouvez modifier la désignation d'un article au niveau du dossier sans que cela affecte le catalogue. Utilisez le champ Libellé pour ajouter un texte complémentaire qui apparaîtra sur les devis et factures (par exemple : « Poste 12, Bureau Direction »).

N'oubliez pas de renseigner la date de début de facturation si elle est connue au moment de l'ajout.

Ajouter des articles par bundle

Pour gagner du temps lorsque vous ajoutez régulièrement les mêmes combinaisons d'articles, configurez des bundles dans Configuration → Articles : Bundles. Un bundle regroupe plusieurs articles qui seront ajoutés en une seule opération au dossier.

Modèles de dossiers

Un modèle de dossier est un profil de configuration réutilisable appliqué à la création d'un nouveau dossier. Il ne pré-charge pas d'articles — ceux-ci s'ajoutent toujours manuellement ou via des bundles. Il prérempli en revanche les paramètres de facturation, les tarifs VoIP, les affectations d'intervenants et les textes de facture qui nécessiteraient autrement une saisie manuelle à chaque nouveau dossier.

Ce qu'un modèle configure

• Tarifs VoIP — taux appliqués sur la téléphonie fixe, mobile, numéros spéciaux, fax et international pour le calcul CDR
• Prix minimum par appel — plancher tarifaire par type d'appel (fixe, mobile, fax)
• Limites d'appels et d'usage — nombre maximal d'appels nationaux, fixes ou mobiles ; seuil de facturation au-delà de N minutes ; règles de facturation à la consommation
• Grille tarifaire opérateur — rattachement du dossier à la grille de coûts d'un opérateur spécifique
• Paramètres de facturation — périodicité, devise et mode de paiement
• Affectation de batch — le dossier est automatiquement placé dans le bon batch (ex. « Téléphonie »)
• Affectation d'acteurs — commercial, responsable technique, chargé de compte et autres rôles rattachés automatiquement
• Textes de facture — conditions particulières, textes avant/après facture, blocs de texte personnalisés avec couleur
• Notes internes — notes par défaut visibles uniquement par votre équipe
• Déclenchement automatique d'un modèle de mise en service — optionnel, lance un workflow de déploiement dès la création du dossier

Créer un modèle

1. Rendez-vous dans Configuration → Modèles de dossiers clients
2. Cliquez sur Nouveau modèle et donnez-lui un nom explicite (ex. : « Orange Business – VoIP », « SFR Pro », « Nouveau client bureautique »)
3. Renseignez les tarifs, paramètres de facturation, intervenants et textes à préremplir
4. Cochez Par défaut si vous souhaitez qu'il soit automatiquement sélectionné à chaque création de dossier
5. Enregistrez le modèle

Appliquer un modèle

Lors de la création d'un nouveau dossier depuis la fiche client, une fenêtre propose de sélectionner un modèle. Si l'un est marqué par défaut, il est pré-sélectionné. Après confirmation, le dossier est créé avec toutes les valeurs du modèle. Chaque champ reste modifiable — le modèle est un point de départ, pas une contrainte.

Il est également possible de réappliquer un modèle en masse sur des dossiers existants depuis la page du modèle. BlueRockTEL calcule les écarts et ne met à jour que les champs ayant réellement changé, en consignant chaque modification dans le journal d'activité.

Exemple — Modèle par opérateur : Créez un modèle « Orange Business VoIP » avec les taux spécifiques à Orange (ex. : fixe ×1,05, mobile ×1,10, international ×2,00) et la grille tarifaire Orange associée. Chaque nouveau dossier pour un client Orange Business hérite automatiquement des bons paramètres, sans saisie manuelle et sans risque d'erreur de transcription.

Exemple — Modèle avec affectation d'acteurs : Si un technicien précis intervient systématiquement sur les déploiements IPBX, créez un modèle « Déploiement IPBX » qui l'affecte automatiquement comme responsable technique. Combinez cela avec le bon batch et la bonne périodicité : le dossier est opérationnel dès sa création.

Configurer les dates de service

Deux méthodes sont possibles pour définir les dates de début et de fin de service.

Méthode 1 : au niveau du dossier

Rendez-vous dans Dossier → Editer, section Paiement et solde :

• Début des services: utilisez ce champ si tous les articles du dossier démarrent à la même date
• Facturation de date à date: cochez cette case pour que la facturation suive un cycle personnalisé
• Fin de services: renseignez ce champ pour déclencher un prorata de résiliation

Note : Si la date de début ne correspond pas au premier jour du mois et que le dossier est en terme échu, un prorata sera automatiquement calculé.

Méthode 2 : au niveau de chaque article (recommandée)

Laissez les dates du dossier vides et configurez chaque article individuellement :

1. Depuis la fiche client, ouvrez le dossier
2. Cliquez sur la désignation de l'article concerné
3. Renseignez les dates dans la section dédiée au service

Astuce : Ne remplissez le champ de date de service que si vous souhaitez générer un prorata. Si la facturation démarre en début de mois sans prorata, laissez le champ vide.

Le champ Réelle est purement informatif : il permet de conserver la date réelle du contrat d'origine sans influencer la facturation.

Ligne et description de ligne

Les champs Ligne et Description de ligne apparaissent sur les factures à côté des consommations. Ils permettent d'identifier précisément le poste ou le service associé (par exemple : SDA 01 23 45 67 89 ou Ligne principale, Accueil).

Configuration des numéros de téléphone

Pour les dossiers de téléphonie, renseignez les extensions et SDA associées :

• Utilisez le format 0033 pour le préfixe pays (et non +33)
• Séparez les numéros par des virgules sans espace : 0033123456789,0033123456790
• Pour une série continue, utilisez un tiret sans espace : 0033123456789-0033123456799

Mode de paiement du dossier

Le mode de paiement se configure dans Dossier → Editer → Paiement et solde.

Important : Pour que les factures d'un dossier soient incluses dans les fichiers de prélèvement SEPA, le mode de paiement doit impérativement être défini sur Prélèvement bancaire. Les dossiers configurés avec un autre mode de paiement seront ignorés lors de la génération des remises SEPA.

Suspendre la facturation d'un article

Pour interrompre temporairement la facturation d'un service sans le supprimer du dossier, cochez la case Suspendre la facturation de ce service. L'article apparaît alors en rouge avec la mention « inactif ». Vous pouvez également masquer les services dont la consommation est nulle.

Activer un dossier

Un dossier nouvellement créé n'est pas inclus dans les cycles de facturation. Pour l'activer :

1. Rendez-vous dans la Section technique du dossier
2. Cliquez sur Editer
3. Passez le statut à Actif

Le dossier sera désormais pris en compte lors de la prochaine pré-production ou production.

Système de batches

Les batches permettent de regrouper vos dossiers par catégorie pour les facturer séparément (par exemple : téléphonie, IT, bureautique).

• Configurez vos batches dans Configuration → Batches
• Assignez chaque dossier au batch approprié
• Lors de la facturation, vous pouvez lancer la production d'un seul batch à la fois

Astuce : Utilisez les batches pour facturer la téléphonie en début de mois et les prestations IT en milieu de mois, par exemple. Cela vous permet d'étaler votre charge de travail et de gérer des échéances de facturation différentes selon les services.