Clients & Prospects
Créer des fiches clients et prospects, gérer les contacts, configurer les modalités de paiement, paramétrer la livraison des factures et utiliser les notes et actions pour la collaboration d'équipe.
Créer un client ou un prospect
Pour créer une nouvelle fiche, rendez-vous dans la section Clients ou Prospects du menu latéral, puis cliquez sur Ajouter.
Le formulaire de création comporte de nombreux champs, mais seuls ceux marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. Vous pouvez donc créer une fiche rapidement avec le minimum d'informations, puis la compléter ultérieurement.
Astuce : Ne perdez pas de temps à tout renseigner dès la création. Saisissez l'essentiel — raison sociale, contact principal — et complétez le reste au fil de la relation commerciale.
Informations commerciales
La fiche client contient deux réglages commerciaux importants :
- Regrouper les factures — Lorsqu'un client possède plusieurs dossiers de facturation, cette option permet de regrouper l'ensemble sur une seule facture par période de facturation, au lieu de générer une facture par dossier.
- Assujetti à la TVA — Cochez cette case pour que le taux de TVA en vigueur soit automatiquement appliqué sur toutes les factures du client.
Gestion des contacts
Un client ou prospect peut avoir un ou plusieurs contacts. Pour ajouter un contact, ouvrez la fiche et utilisez la section dédiée aux contacts.
Chaque contact dispose de trois cases à cocher importantes :
| Case | Effet |
|---|---|
| Actif | Le contact est actif et visible dans les listes |
| Destinataire des factures | Le contact reçoit les factures par email |
| Accès espace client | Le contact peut se connecter au portail client en ligne |
Note : Les fonctions des contacts (Commercial, Technique, Administratif, etc.) sont personnalisables depuis Configuration --> Fonctions. Cela vous permet d'adapter les intitulés à votre organisation.
Modalités de paiement
Configurer les coordonnées bancaires du client
Les informations de paiement se renseignent dans la section Modalités de règlement du client de la fiche :
- IBAN du client — pour les prélèvements SEPA
- Détails du mandat GoCardless — si vous utilisez GoCardless pour la gestion des mandats de prélèvement
Important : Avant de configurer les modalités de paiement de vos clients, assurez-vous d'avoir renseigné vos propres coordonnées bancaires (IBAN, BIC, Identifiant créancier SEPA) dans les paramètres de votre organisation. Accédez-y en cliquant sur votre nom (en haut à droite) puis Organisation.
Paiement personnalisé par dossier
Par défaut, le mode de paiement défini sur la fiche client s'applique à tous ses dossiers. Cependant, il est possible de définir un mode de paiement différent pour un dossier spécifique. Pour cela, ouvrez le dossier concerné, cliquez sur Editer, puis rendez-vous dans la section Paiement et solde.
Livraison des factures
BlueRockTEL propose plusieurs méthodes de livraison des factures :
| Méthode | Fonctionnement |
|---|---|
| Email avec pièce jointe | La facture PDF est envoyée directement en pièce jointe de l'email |
| Email avec notification | Le client reçoit un email de notification et télécharge sa facture depuis l'espace client |
| Chorus Pro | Export au format .tar.gz contenant le fichier XML conforme au standard Chorus Pro, destiné à la facturation des entités publiques |
| Export GoCardless | Génération d'un fichier d'export compatible avec la plateforme GoCardless |
Le choix de la méthode se fait sur la fiche client. Il est possible de combiner plusieurs méthodes pour un même client.
Notes et actions
Notes
Les notes sont des commentaires visibles en permanence sur la fiche client ou prospect. Elles servent à consigner des informations importantes : contexte commercial, particularités techniques, historique de la relation. Toute l'équipe ayant accès à la fiche peut les consulter.
Actions
Les actions sont des tâches datées que vous pouvez créer et assigner à un membre de l'équipe. Elles servent à organiser le suivi commercial et opérationnel :
- Créez une action en spécifiant une date d'échéance et un responsable
- Les actions à venir sont accessibles depuis le menu principal --> Actions
- Chaque collaborateur retrouve ses actions dans sa liste quotidienne
Astuce : Sur la fiche client, les champs invisibles en haut et en bas du calendrier des actions permettent de naviguer entre les mois. Cliquez sur la zone au-dessus du calendrier pour afficher le mois précédent, ou en dessous pour le mois suivant.
Conversion d'un prospect en client
Conversion manuelle
Pour transformer un prospect en client, ouvrez la fiche du prospect et cliquez sur le bouton "Transformer en client" situé en haut à droite, au-dessus de la section des dossiers.
Le préfixe de la fiche passe de PR (prospect) à CL (client), et l'enregistrement est déplacé dans la section Clients.
Conversion automatique avec les installations types
Si votre organisation utilise le module Installations types (configurable sous Configuration --> Installations types), la conversion peut se déclencher automatiquement lors de l'activation d'un dossier. Le commercial sélectionne l'installation type appropriée, et le passage en production transforme le prospect en client tout en déclenchant les actions associées.
Pour en savoir plus sur ce mécanisme, consultez Devis & Pipeline commercial.
Retrouver un client, un prospect ou une information
Le champ de recherche en haut de l'interface est le moyen le plus rapide de retrouver une fiche. Vous pouvez rechercher par :
- Nom ou raison sociale
- Numéro de téléphone (même partiel)
- Adresse email
- Numéro de facture
Astuce : La recherche fonctionne aussi bien pour les clients que pour les prospects. Pas besoin de savoir dans quelle section se trouve l'enregistrement — saisissez votre critère et BlueRockTEL le trouvera.
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