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Facturation

Paiements & Recouvrement

Suivre le statut de paiement des factures, générer des fichiers de prélèvement SEPA, gérer les paiements partiels et les workflows de recouvrement.

Statut de paiement des factures

Le suivi des paiements s'effectue depuis la fiche client, qui affiche les cinq dernières factures. Pour modifier le statut de paiement d'une facture, cliquez sur Règlement à côté de celle-ci. Le statut par défaut est Échéance réglée (facture considérée comme payée).

Prélèvement SEPA

Le prélèvement SEPA automatise l'encaissement de vos factures auprès des clients qui vous ont confié un mandat de prélèvement.

Prérequis

Avant de pouvoir générer un fichier SEPA, trois éléments doivent être en place :

  1. Vos coordonnées bancaires — configurez votre IBAN, BIC et identifiant créancier SEPA dans votre nom → Organisation
  2. Les coordonnées bancaires du client — renseignez au minimum l'IBAN (et de préférence le BIC), l'identifiant de mandat et la date de signature du mandat dans la fiche client
  3. Le dossier — son statut doit être Actif et son mode de paiement défini sur Prélèvement bancaire

Important : Si le mode de paiement d'un dossier n'est pas « Prélèvement bancaire » ou si l'IBAN du client n'est pas renseigné, les factures correspondantes n'apparaîtront pas dans la remise SEPA.

Générer une remise SEPA

  1. Rendez-vous dans Outils → Remises SEPA
  2. Cliquez sur Préparer une nouvelle remise
  3. Renseignez une date de paiement future (obligatoire — c'est la date à laquelle les comptes seront débités)
  4. Vérifiez la liste des factures incluses : cochez ou décochez selon vos besoins
  5. Cliquez sur Créer fichier SEPA

Deux emails vous sont envoyés :

  • Un fichier .csv récapitulatif pour vérification
  • Un fichier .xml à transmettre à votre banque

Important : Vérifiez toujours le fichier .csv avant de transmettre le fichier .xml à votre banque. Contrôlez les montants, les IBAN et les noms des débiteurs.

Résolution des problèmes courants

  • Factures manquantes dans la remise ? Vérifiez que le mode de paiement du dossier est bien « Prélèvement bancaire » et que l'IBAN du client est renseigné.
  • Trop de factures dans la remise ? Vérifiez les statuts de paiement dans Comptabilité → Recouvrement — les factures marquées comme impayées sont automatiquement incluses.
  • Prélèvement rejeté par la banque ? Repassez manuellement la facture en statut « non réglée », puis incluez-la dans la prochaine remise.

Note : Les factures incluses dans une remise SEPA voient automatiquement leur statut passer à « réglée ». En cas de rejet bancaire, vous devez manuellement repasser le statut pour réintégrer la facture dans une nouvelle remise.

GoCardless

Si vous utilisez GoCardless pour gérer vos prélèvements :

  1. Renseignez les données de mandat dans la fiche client → Mandats GoCardless
  2. Exportez le fichier depuis BlueRockTEL
  3. Importez-le sur le site GoCardless pour déclencher les prélèvements

Recouvrement des impayés

Le module de recouvrement centralise le suivi de toutes les factures dont le statut n'est pas « Échéance réglée ».

Accéder au recouvrement

Rendez-vous dans Comptabilité → Recouvrement pour afficher la liste complète des factures en attente de règlement.

Gérer un impayé

Cliquez sur l'icône crayon à côté d'une facture pour accéder à sa gestion détaillée :

  • Paiements partiels — saisissez les montants reçus au fur et à mesure ; le système déduit automatiquement et affiche le solde restant dû
  • Commentaire — ajoutez des notes de suivi (date de relance, promesse de paiement, etc.)
  • Afficher plus de détails — accédez à la gestion des incidents pour les cas nécessitant un traitement particulier

Astuce : Utilisez le champ commentaire pour consigner chaque échange avec le client. Cela constitue un historique précieux en cas de litige ou de procédure de recouvrement.

Délais de paiement

Configuration globale

Définissez le délai de paiement par défaut dans votre nom → Organisation → Délai de paiement (jours nets). Ce délai s'applique à l'ensemble de vos factures.

Configuration par dossier

Pour accorder des conditions spécifiques à certains clients, configurez le délai directement dans le dossier :

  1. Ouvrez le dossier concerné
  2. Rendez-vous dans Paiement et solde
  3. Renseignez le nombre de Jours
  4. Choisissez éventuellement une option de fin de mois ou de jour fixe

Note : Le délai configuré au niveau du dossier prend toujours le pas sur le délai global de l'organisation.

Pour aller plus loin

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