Tipps & FAQ — Benutzerhandbuch — BSS für MSP, Telekom & Cloud

Nicht zugeordnete Telefonleitungen

Navigieren Sie zu Hauptmenü → Tools → Nicht zugeordnete Leitungen/Nummern, um Telefonleitungen oder -nummern anzuzeigen, die während der Abrechnung keinem Ordner zugeordnet werden konnten.

Der ideale Zustand für diese Liste ist leer. Wenn Einträge erscheinen, bedeutet dies, dass einige Leitungen in Ihren CDR-Daten keinem Kundenordner zugeordnet sind und nicht abgerechnet werden.

Hinweis: Überprüfen Sie diese Liste vor jedem Abrechnungslauf, um Überraschungen zu vermeiden. Nicht zugeordnete Leitungen weisen häufig auf einen neuen Dienst hin, der noch nicht dem richtigen Ordner hinzugefügt wurde.

Das Verkaufsjournal exportieren

So exportieren Sie Ihre Buchhaltungsdaten:

Navigieren Sie zu Buchhaltung → Buchhaltungsexporte
Wählen Sie den Datumsbereich
Wählen Sie das Exportformat
Klicken Sie auf "Planen"

Der Bericht wird generiert und Ihnen per E-Mail zugesendet, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Zahlungsfristen auf Rechnungen

Zahlungsfristen können auf zwei Ebenen konfiguriert werden:

Globale Einstellung: Klicken Sie auf Ihren Namen → Organisation, um die Standard-Zahlungsbedingungen für alle Rechnungen festzulegen
Ordner-Überschreibung: Öffnen Sie den Ordner, gehen Sie zum Abschnitt Zahlung und Saldo und legen Sie eine benutzerdefinierte Fälligkeit fest, die die globale Standardeinstellung überschreibt

Hinweis: Verwenden Sie ordnerspezifische Überschreibungen für Kunden mit ausgehandelten Zahlungsbedingungen, die von Ihren Standardbedingungen abweichen.

Zugriff auf Rechnungen über SFTP

BlueRockTEL bietet SFTP-Zugang zu Ihren generierten Rechnungen und Datendateien.

Klicken Sie auf Ihren Namen → Info
Kopieren Sie die SFTP-Zugangsdaten (die Verbindung verwendet Port 22)
Verbinden Sie sich mit einem SFTP-Client wie FileZilla
Navigieren Sie zum Ordner Produktion, dann zum entsprechenden Monat
Öffnen Sie den Ordner invoices-pdf, um Ihre PDF-Rechnungen zu finden

Zusätzlich zu PDF-Dateien finden Sie im selben Verzeichnis auch Rechnungen im .json und .xml (UBL)-Format, nützlich für automatisierte Buchhaltungsintegrationen.

Leere Ordner identifizieren

Um Ordner zu finden, die keine Rechnungen oder keinen Umsatz haben:

Navigieren Sie zu Dokumente → Ordnerexporte
Öffnen Sie die exportierte Excel-Datei
Sehen Sie sich die folgenden Spalten an:
- Spalte B — Ordnerstatus
- Spalte S — Rechnungsanzahl
- Spalte T — Umsatz

Ordner, bei denen sowohl Spalte S als auch Spalte T null sind, sind leere Ordner ohne Abrechnungsaktivität.

Hinweis: Sie können über seine URL direkt auf einen beliebigen Ordner zugreifen, indem Sie die Ordnernummer in der Adressleiste ersetzen. Dies ist eine schnelle Möglichkeit, zu einem bestimmten Ordner zu springen, ohne durch Menüs zu navigieren.

Monatliche Abrechnung mit jährlichen Artikeln

Wenn Sie einem Kunden sowohl monatliche als auch jährliche Dienste in Rechnung stellen müssen, erstellen Sie zwei separate Ordner — einen für monatliche Positionen und einen für jährliche Positionen. Mischen Sie keine Abrechnungshäufigkeiten innerhalb eines einzelnen Ordners.

Konfigurieren Sie die Abrechnungshäufigkeit für jeden Ordner im Abschnitt Zahlung und Saldo der Ordnereinstellungen.

Lieferscheine erstellen

Lieferscheine dokumentieren den physischen Versand von Geräten oder die Aktivierung von Diensten.

Öffnen Sie den Ordner und fügen Sie die relevanten Artikel hinzu
Aktivieren Sie im Abschnitt Versand des Artikels "Beinhaltet Lieferung"
Geben Sie die Lieferdaten und den Status ein
Speichern

Der Lieferschein erscheint im Abschnitt Dokumente des Ordners.

Wichtig: Jeder Artikel auf einem Lieferschein kann nur einmal verwendet werden — er kann nicht auf einem anderen Lieferschein wiederverwendet werden. Wenn Sie einen Lieferschein erstellen müssen, der mehrere Artikel zusammenfasst, verwenden Sie die Funktion "Gruppierte Ordneraktionen" anstatt diese einzeln zu erstellen.

Tarifpläne und Überverbrauchsmanagement

BlueRockTEL unterstützt Tarifpläne mit enthaltenen Nutzungskontingenten und konfigurierbarer Überverbrauchsabrechnung.

So konfigurieren Sie einen Tarifplan:

Öffnen Sie den Ordner und klicken Sie auf Bearbeiten
Suchen Sie im technischen Bereich die Abschnitte VoIP-Preisgestaltung und/oder VGA/VGT-Preisgestaltung
Definieren Sie die Plangrenzen:
- Anzahl der enthaltenen Anrufe
- Enthaltene Zielnummern
- Dauerkontingente
Wählen Sie zwischen kombinierten (Festnetz + Mobil gemeinsam) oder getrennten (Festnetz und Mobil separat verfolgt) Plänen
Aktivieren Sie "Überverbrauch abrechnen", um die Überverbrauchsabrechnung zu aktivieren, wenn der Kunde sein Kontingent überschreitet

Hinweis: Verwenden Sie "-1" als Wert für jedes Grenzfeld, um wirklich unbegrenzten Verbrauch ohne möglichen Überverbrauch anzuzeigen.

Hinweis: Erstellen Sie immer einen Test-Batch und führen Sie einen Vorproduktionszyklus durch, um Ihre Tarifplankonfiguration zu validieren, bevor Sie in den Produktionsbetrieb gehen. Dadurch wird sichergestellt, dass Überverbrauchsberechnungen, enthaltene Kontingente und Zielabstimmungen wie erwartet funktionieren.

CDR-Dateien manuell hochladen

Wenn Sie Call Detail Record (CDR)-Dateien manuell hochladen müssen:

Klicken Sie auf Ihren Namen → Info und kopieren Sie die SFTP-Zugangsdaten
Verbinden Sie sich mit einem SFTP-Client wie FileZilla (Port 22)
Navigieren Sie zum Ordner "cdr"
Öffnen Sie den entsprechenden Provider-Ordner
Hinterlegen Sie Ihre CDR-Dateien

Führen Sie nach dem Hochladen einen Vorproduktions-Zyklus durch, um zu überprüfen, ob die Datensätze korrekt verarbeitet werden. Nach Abschluss eines Produktions-Abrechnungslaufs werden verarbeitete Dateien automatisch in den Ordner "cdr-old" archiviert.

Mehrwertsteuerbehandlung

BlueRockTEL wendet den aktuellen Mehrwertsteuersatz standardmäßig automatisch an. Für besondere Mehrwertsteuerszenarien passen Sie die Einstellungen am Ordner an:

ARCEP-Auto-Liquidation

Für Telekommunikationsbetreiber, die den ARCEP-Auto-Liquidationsregeln unterliegen:

Deaktivieren Sie "Mehrwertsteuerpflichtig"
Aktivieren Sie "Auto-liquidierte Mehrwertsteuer anwenden"

EU-Kunden ohne Mehrwertsteuer (VIES-registriert)

Für innergemeinschaftliche Geschäftskunden mit gültiger VIES-Registrierung:

Deaktivieren Sie "Mehrwertsteuerpflichtig"
Setzen Sie die Geographische Zone auf "Europa"

Rechnungen werden mit der standardmäßigen Mehrwertsteuerbefreiungsklausel für innergemeinschaftliche Lieferungen generiert.

Leasing-Verwaltung

BlueRockTEL unterstützt Leasing-Workflows, bei denen ein Finanzierungsunternehmen für Geräte bezahlt, die vom Endkunden genutzt werden.

Einrichtung

Erstellen Sie das Finanzierungsunternehmen als Kunden in BlueRockTEL
Aktivieren Sie in den kaufmännischen Informationen des Finanzierungsunternehmens "Finanzier"
Erstellen Sie einen Ordner für den Endkunden
Fügen Sie die geleasten Artikel zum Ordner hinzu
Konfigurieren Sie die Finanzierungsdetails: Wählen Sie das Finanzierungsunternehmen und geben Sie die Laufzeit an

Dokumentenerstellung

Erstellen Sie ein Angebot an den Endkunden für die Unterlagen des Finanzierungsunternehmens
Die Rechnung wird unter dem Namen des Finanzierungsunternehmens erstellt
Der Ordner wird automatisch als "Drittzahler" markiert

Automatische Preiserhöhungen

So planen Sie eine automatische Preisänderung für einen Dienst (zum Beispiel ein Aktionspreis, der nach einem bestimmten Zeitraum auf den vollen Preis zurückkehrt):

Fügen Sie den gleichen Artikel zweimal zum Ordner hinzu
Erste Instanz: Wenden Sie den reduzierten Preis an und legen Sie ein Enddatum fest
Zweite Instanz: Legen Sie den vollen Preis fest und konfigurieren Sie ein Startdatum, das am Tag nach dem Ende der ersten Instanz beginnt

Das System wechselt automatisch zum Übergangsdatum vom reduzierten Artikel zum Vollpreisartikel, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Hinweis: Diese Technik funktioniert für jede geplante Preisänderung, nicht nur für Übergänge von Aktions- zu Standardpreisen. Sie können sie verwenden, um vertragliche Preisstufen, jährliche Tarifanpassungen oder andere zeitbasierte Preisänderungen umzusetzen.