Abrechnungsübersicht

Der Abrechnungszyklus

BlueRockTEL verarbeitet die Abrechnung in einem strukturierten Zyklus. Das Verständnis jedes Schritts hilft Ihnen zu wissen, wo Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden und was Sie überprüfen müssen, bevor Sie fortfahren.

1. CDR-Erfassung — Nutzungsdatensätze werden von Ihrem Switch, SIP-Server oder Carrier aufgenommen
2. Verbrauchsbewertung (Valorisierung) — jeder CDR wird gegen Tarifpläne abgeglichen und einem Kostenwert zugewiesen
3. Vorproduktion — eine Vorschau aller Rechnungen zur Validierung, bevor sie endgültig werden
4. Produktion — endgültige Rechnungsgenerierung mit aufsteigender Nummerierung
5. Lieferung — Rechnungen werden per E-Mail an Kunden gesendet und im Kundenportal hinterlegt
6. Einzug — Zahlung per SEPA-Lastschrift, Banküberweisung oder anderen Methoden

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Der wichtigste Kontrollpunkt ist die Vorproduktion: Dies ist Ihre Möglichkeit, alles zu überprüfen, bevor Rechnungen offiziell werden.

Vorproduktion

Die Vorproduktion generiert einen vollständigen Satz von Vorschaurechnungen, ohne sie festzuschreiben. Betrachten Sie es als einen Probelauf.

Eine Vorproduktion starten

1. Navigieren Sie zu Hauptmenü → Ereignisse
2. Wählen Sie die entsprechende Vorproduktionsformel aus dem Dropdown
3. Klicken Sie auf "Planen"

Die Verarbeitungszeit hängt von Ihrem Abrechnungsvolumen ab — einige Hundert Ordner können einige Minuten dauern, während mehrere Tausend länger brauchen können. Aktualisieren Sie die Seite regelmäßig, um den Fortschritt zu überprüfen.

Hinweis: Wenn die Vorproduktion abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail mit einer .csv-Datei als Anhang. Öffnen Sie diese Datei in einer Tabellenkalkulationsanwendung für eine schnelle Plausibilitätsprüfung — Sie können nach Betrag sortieren, nach Nullen suchen oder nach Kunden filtern, um offensichtliche Probleme zu erkennen, bevor Sie einzelne Rechnungen überprüfen.

Valorisierungsoptionen

Beim Planen der Vorproduktion sehen Sie eine Valorisierungsoption:

• Wählen Sie "Mit Valorisierung" für die erste Vorproduktion des Abrechnungszyklus. Dies aktiviert die CDR-Bewertungs-Engine zur Berechnung der Verbrauchsgebühren.
• Für nachfolgende Vorproduktionsläufe innerhalb desselben Zyklus (z. B. nach der Korrektur eines Ordners) können Sie die bestehende Valorisierung wiederverwenden, um Zeit zu sparen.

Vorproduktionsrechnungen überprüfen

1. Navigieren Sie zu Hauptmenü → Dokumente → Vorproduktion
2. Verwenden Sie die sortierbaren Spalten und das Suchfeld, um bestimmte Kunden, Rechnungsnummern oder Vertriebsmitarbeiter zu finden
3. Klicken Sie auf eine Rechnungsnummer, um eine vollständige Vorschau in einem neuen Fenster zu öffnen

Überprüfen Sie die Vorschau sorgfältig. Wenn etwas korrigiert werden muss, gehen Sie zurück zum entsprechenden Ordner, nehmen Sie die Änderung vor und führen Sie die Vorproduktion erneut aus.

Produktion

Sobald Sie mit den Vorproduktionsergebnissen zufrieden sind, sind Sie bereit, endgültige Rechnungen zu erstellen.

Die Produktion funktioniert auf dieselbe Weise wie die Vorproduktion — planen Sie sie unter Hauptmenü → Ereignisse — aber die generierten Rechnungen sind endgültig: Sie erhalten offizielle aufsteigende Nummern und können danach nicht mehr geändert werden.

Standardmäßig löst die Produktion eine Benachrichtigungs-E-Mail an jeden Kunden aus. Rechnungen werden auch im Kundenportal hinterlegt, wo Kunden sie jederzeit herunterladen können.

Batch-basierte Abrechnung

Wenn Sie Abrechnungs-Batches konfiguriert haben (siehe Ordner & Konfiguration), können Sie Vorproduktion und Produktion für jeden Batch unabhängig ausführen.

Dies ist nützlich, wenn:

• Verschiedene Diensttypen zu unterschiedlichen Zeiten des Monats abgerechnet werden
• Ein Batch einen längeren Validierungszyklus benötigt als ein anderer
• Sie die Rechnungslieferung staffeln möchten, um Support-Anfragen zu verteilen

Wählen Sie den Ziel-Batch beim Planen eines Vorproduktions- oder Produktionslaufs auf der Ereignisseite aus.

Abrechnungszeitraum

BlueRockTEL unterstützt sowohl die Abrechnung im Voraus (terme echoir) als auch die Abrechnung im Nachhinein (terme echu):

• Terme echoir — Abrechnung zu Beginn des Leistungszeitraums (z. B. im Januar für Januar abrechnen)
• Terme echu — Abrechnung am Ende des Leistungszeitraums (z. B. im Februar für Januar abrechnen)

Wählen Sie die entsprechende Option im Ereignis-Dropdown beim Planen eines Produktionslaufs. In den Ordnern selbst ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich.

Abrechnungshäufigkeit

Jeder Ordner kann seine eigene Abrechnungshäufigkeit haben:

• Monatlich — am häufigsten für Telekommunikations- und Abonnementdienste
• Vierteljährlich — alle drei Monate abgerechnet
• Jährlich — einmal pro Jahr abgerechnet

Konfigurieren Sie die Häufigkeit auf der Bearbeitungsseite des Ordners. Verschiedene Ordner für denselben Kunden können unterschiedliche Häufigkeiten verwenden.

Wichtig: Mischen Sie keine verschiedenen Abrechnungshäufigkeiten in einem einzigen Ordner. Wenn ein Kunde sowohl monatliche Telefondienste als auch einen vierteljährlichen IT-Support-Vertrag hat, erstellen Sie separate Ordner für jeden. Dies verhindert Prorata-Berechnungsfehler und hält Rechnungen übersichtlich.

Nächste Schritte

• Rechnungen verwalten — Rechnungen nach der Produktion anzeigen, herunterladen, erneut senden und korrigieren
• Zahlungen & Einzug — Zahlungen verfolgen, SEPA-Dateien generieren und Forderungsmanagement betreiben