Hardwareverfolgung

Überblick

Die Hardwareverfolgung begleitet jedes physische Gerät (Telefon, Headset, Router, Kopierer…) über seine Seriennummer, vom Wareneingang bis zur Rückgabe durch den Kunden. Oryn ist auf Französisch und Englisch verfügbar; die Menüpunkte werden daher mit ihren englischen Bezeichnungen angegeben.

Jedes Gerät wird als Item unit (Artikeleinheit) erfasst: ein Artikel Ihres Katalogs, eine Seriennummer, optional eine IMEI, ein Lieferantenpreis, ein Lager und ein Status. Die Einheit wird anschließend einer einmaligen oder wiederkehrenden Position eines Ordners zugeordnet: Diese Zuordnung zeigt, welcher Kunde welches Gerät hat, seit wann und in welchem Modus (Verkauf, Miete oder Leihe).

Der typische Ablauf:

1. Wareneingang: die Hardware durch Scannen der Seriennummern einlagern.
2. Zuordnen: die Einheiten nach Annahme des Angebots den Ordnerpositionen zuordnen.
3. Liefern: den Lieferschein mit allen Seriennummern drucken.
4. Ersetzen oder zurückholen, falls nötig, mit einem Rücksendeschein.
5. Rücksendung empfangen: die Einheit kommt zurück ins Lager oder wird als „zu prüfen“ bzw. „defekt“ markiert und bleibt in der Ordnerhistorie sichtbar.

Voraussetzung: Legen Sie mindestens ein Lager an und stellen Sie sicher, dass die verfolgten Artikel einen Lieferantenpreis haben: Jede Einheit ist mit einem verknüpft.

Wareneingang

Öffnen Sie Configuration → Catalog → Item units und klicken Sie auf Receive units. Sie können auch von der Artikelseite aus starten, Registerkarte Item units.

1. Wählen Sie Artikel, Lieferantenpreis, Lager und Eingangsdatum.
2. Scannen Sie die Seriennummern nacheinander mit dem Scanner: Jeder Scan fügt eine Zeile hinzu. Sie können einen Code auch eintippen und Enter drücken.
3. Für Geräte mit IMEI aktivieren Sie Serial then IMEI scan mode: Der Scan nach einer Seriennummer füllt die IMEI dieser Einheit.
4. Bestätigen. Alle Einheiten werden in einem Schritt auf Lager angelegt.

Der gesamte Stapel wird vorab geprüft: Eine Seriennummer, die der Artikel bereits hat, eine bereits verwendete IMEI oder ein doppelt gescannter Code wird gemeldet, und nichts wird angelegt, bis der Fehler behoben ist.

Für ein einzelnes Gerät öffnet die Schaltfläche Create das vollständige Formular (Seriennummer, IMEI, Lager, Einkaufspreis, Notizen).

Den Bestand finden

Die Liste Item units bietet oben vordefinierte Ansichten:

Die Tabelle zeigt Artikel, Seriennummer, Lager, Status und aktuellen Kunden. IMEI, interne Referenz, Lieferant, Einkaufspreis und aktueller Ordner lassen sich über die Spaltenauswahl einblenden. Die Suche findet Artikelname und -referenz, Seriennummer und IMEI, auch wenn diese Spalten ausgeblendet sind.

Ein Klick auf eine Einheit öffnet ihre Seite: ihre Angaben und ihre Zuordnungshistorie, also alle Kunden und Ordner, bei denen sie war, mit Daten sowie Liefer- und Rücksendescheinen. Der Artikelname führt zur Artikelseite.

Hardware einem Ordner zuordnen

Eine Einheit wird einer Position des Ordners zugeordnet: einer einmaligen Position für einen Verkauf, einer wiederkehrenden für eine Miete. Zuordnen lässt sich nur eine Einheit, die auf Lager ist, zum selben Artikel wie die Position gehört und für die die Position noch Platz hat: Eine Position mit Menge 3 nimmt höchstens 3 Einheiten auf.

Es gibt drei Wege. Nutzen Sie den, der zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Über die Ordnerposition

Beim Anlegen oder Bearbeiten einer einmaligen oder wiederkehrenden Position listet das Feld Item units (Assign a unit from stock) die Lagereinheiten des Artikels. Wählen Sie so viele Einheiten wie die Positionsmenge. Sie werden beim Speichern der Position reserviert.

Ist das Gerät noch nicht auf Lager, klicken Sie auf + neben dem Feld: Seriennummer (und IMEI), Lieferantenpreis und Lager eingeben. Die Einheit wird eingelagert und sofort ausgewählt.

Über die Registerkarte Hardware des Ordners

Öffnen Sie den Ordner, Registerkarte Hardware, dann Assign units:

1. Wählen Sie die Selling line (Verkaufsposition). Die Liste zeigt pro Position, wie viele Einheiten sie bereits im Verhältnis zur Menge hat.
2. Wählen Sie optional den Mode. Standard: Verkauf für einmalige, Miete für wiederkehrende Positionen. Wählen Sie Loan für ein vorübergehend verliehenes Gerät.
3. Wählen Sie Einheiten unter In stock units oder scannen Sie sie. Eine gescannte, noch unbekannte Seriennummer kann direkt angelegt werden: Lassen Sie Create the unknown units aktiviert und wählen Sie Lieferantenpreis und Lager.

Alles geschieht in einem Schritt: Kann eine Einheit nicht zugeordnet werden, wird keine zugeordnet.

Über den Bestand

In der Liste Item units öffnet die Schaltfläche Assign einer Lagereinheit die Auswahl eines Ordners (nur Ordner mit einer Position für diesen Artikel), dann der Position und des Modus.

Hinweis: Die Status Allocated, Sold und Deployed lassen sich nicht von Hand setzen. Sie ergeben sich immer aus einer Zuordnung zu einer Ordnerposition, sodass eine verkaufte Einheit immer einem Kunden zugeordnet ist.

Status

Eine Zuordnung durchläuft diese Status:

Der Lagerstatus der Einheit folgt automatisch: Allocated solange reserviert oder versendet, Sold (Verkauf) oder Deployed (Miete, Leihe) sobald beim Kunden, wieder In stock nach Stornierung oder Rückgabe. Mit Change status (pro Zeile oder als Sammelaktion) bringen Sie eine Zuordnung weiter, zum Beispiel um eine Lieferung zu bestätigen: Es werden nur erlaubte Übergänge angeboten.

Solange eine Einheit zugeordnet ist, sind Status, Artikel und Lager auf ihrer Seite gesperrt: Sie folgen dem Ordner. Eine Einheit, die bei einem Kunden war, kann nicht mehr gelöscht werden, damit ihre Historie erhalten bleibt.

Lieferscheine

Wählen Sie in der Registerkarte Hardware die zu liefernden reservierten Einheiten und dann in den Sammelaktionen Create delivery note.

Der Schein wird automatisch nummeriert (BL + Jahr + laufende Nummer). Das PDF listet jeden Artikel mit allen Seriennummern und IMEIs und enthält zwei Unterschriftsfelder. Es wird in der Sprache des Kunden gedruckt, ersatzweise in der Standardsprache Ihrer Organisation oder in der Sprache des erstellenden Benutzers.

Eine Einheit ersetzen

Bei einer Zuordnung beim Kunden tauscht Replace das Gerät gegen eine andere Lagereinheit desselben Artikels (ausgewählt oder gescannt), mit einem Return reason. Die neue Einheit übernimmt den Platz auf der Position, die alte geht auf Return pending und wartet auf ihre Rücksendung.

Rücksendungen

Rücksendescheine

Wählen Sie die zurückzuholenden Einheiten in der Registerkarte Hardware und dann Create return note. Die Einheiten müssen In place sein oder Return pending ohne Rücksendeschein (zum Beispiel nach einem Austausch). Geben Sie Datum, Kontakt, Return reason (Defective, End of contract, Wrong item, Replacement, Other), Abholadresse und einen Kommentar an.

Die Einheiten gehen auf Return pending. Das PDF (nummeriert BR + Jahr + laufende Nummer) listet die Seriennummern, den Grund und die Rücksendehinweise für den Kunden.

Tipp: Die Rücksendehinweise legen Sie unter Configuration → Organisation → Organisation settings, Abschnitt Documents, Feld Return instructions fest. Ist das Feld leer, bittet ein Standardtext den Kunden, die Hardware mit Zubehör zu verpacken und eine Kopie des Scheins beizulegen.

Rücksendung empfangen

Kommt die Hardware zurück, wählen Sie die Einheiten und dann Receive return: Eingangsdatum, Condition (Zustand) und Lager angeben.

Die Zuordnung wird Returned mit ihrem Rückgabedatum. Sie zählt nicht mehr zur Position, bleibt aber im Ordner: In der Registerkarte Hardware zeigt der Filter Returned / archived die zurückgegebene Hardware mit Rückgabedatum und Rücksendeschein.

Hardware und ihre Ordner wiederfinden

Berechtigungen

• Das Anzeigen von Hardware erfordert das Recht, Artikel anzusehen.
• Zuordnen, Status ändern, Ersetzen oder Zurückholen erfordert das Recht, sowohl den Ordner als auch die Artikel zu bearbeiten.
• Wareneingang oder Anlegen von Einheiten erfordert das Recht, Artikel anzulegen.
• Liefer- und Rücksendescheine sehen nur Benutzer mit dem Recht View delivery/return notes auf Ordnern.

Weiterführend

Siehe Ordner & Konfiguration für die Funktionsweise der Ordnerpositionen.