Einrichtungsvorlagen

Was ist eine Einrichtungsvorlage?

Eine Einrichtungsvorlage ist ein wiederverwendbarer Workflow, der beschreibt, wie Sie einen Dienst bereitstellen. Wird sie auf einen Ordner angewendet, entsteht eine Einrichtung: eine in Phasen gegliederte Aufgabenliste, die den richtigen Personen zugewiesen ist und Ihr Team vom Auftragseingang bis zur Dienstaktivierung führt.

Typische Anwendungsfälle:

• IPBX-Installation (Auftragsprüfung, Hardwarebestellung, Vor-Ort-Bereitstellung, Schulung, Zufriedenheitsnachverfolgung)
• Bereitstellung eines Glasfaseranschlusses (Betreiberbestellung, Routerlieferung, Inbetriebnahme)
• Ergänzung von Endgeräten oder Optionen einer bestehenden Lösung
• Vertragskündigung (Kündigungsschreiben, ausgehende Portierung, Geräterückgabe, Abschlussrechnung)

Wo Sie sie finden:

Gut zu wissen: Seiten und Abschnitte mit der Markierung Oryn beschreiben Funktionen, die nur in der neuen Anwendung Oryn verfügbar sind. Alles andere funktioniert in beiden Anwendungen. Oryn ist auf Französisch und Englisch verfügbar; die Menüpfade werden daher mit den englischen Bezeichnungen angegeben. Siehe BlueRockTEL Classic und Oryn.

Struktur: Vorlage, Phasen und Aufgaben

Eine Einrichtungsvorlage hat drei Ebenen:

• Die Vorlage beschreibt die Art der Einrichtung (Name, geschätzte Dauer, Kategorie, Checkliste, Optionen).
• Phasen sind die Hauptschritte des Prozesses (z. B. „Auftragsprüfung", „Hardwarebestellung", „Bereitstellung", „Zufriedenheitsnachverfolgung"). Eine Phase kann so konfiguriert werden, dass sie erst nach Abschluss einer anderen Phase freigeschaltet wird, mit optionaler Verzögerung in Tagen.
• Aufgaben sind die konkreten Aktionen innerhalb einer Phase. Jede Aufgabe ist einem Bereich zugeordnet, also einer Rolle im Ordner:

Beim Anlegen der Einrichtung wird jede Aufgabe automatisch der Person zugewiesen, die diese Rolle im Ordner innehat. Ist niemand dieser Rolle zugewiesen, bleibt die Aufgabe offen, bis ein Teammitglied sie übernimmt.

Die drei Klassifizierungsebenen

Drei Referenzlisten ordnen Ihre Einrichtungen ein. Sie dienen unterschiedlichen Zwecken: Sie auseinanderzuhalten ist der Schlüssel zu einer wirksamen Verfolgung und verlässlichen Statistiken.

Einrichtungskategorie

Die Einrichtungskategorie fasst Vorlagen derselben Familie zusammen: „3CX-Bereitstellung", „Glasfaser-Bereitstellung", „Schulung", „Upgrade / Erweiterung"… Sie wird auf der Vorlage festgelegt.

Jede Kategorie hat eine Bereitstellungsfrist in Tagen: die Zeit, die für diese Art von Einrichtung üblicherweise benötigt wird. Diese Frist ist die Referenz für jede Verspätungsmessung:

• in den Lieferstatistiken ist eine Einrichtung verspätet, wenn sie die Frist ihrer Kategorie überschreitet;
• im Statusboard wird das Alter jeder Einrichtung mit dieser Frist verglichen.

In Oryn hat jede Kategorie außerdem eine Farbe, die für das Kategorie-Etikett auf den Karten des Statusboards verwendet wird.

Menü: Settings → Management → Installation → Categories (Oryn).

Wichtig: Eine Einrichtung, deren Vorlage keine Kategorie hat, erscheint in keiner Lieferstatistik.

Phasentyp

Der Phasentyp gibt an, welchem Schritt des Prozesses eine Phase entspricht: Validierung, Vorinstallation, Konfiguration, Bereitstellung, Nachinstallation, Zufriedenheit, Schulung, Abrechnung… Er wird auf jeder Phase der Vorlage festgelegt und beim Anlegen der Einrichtung übernommen.

Jeder Phasentyp hat einen Systemtyp, der automatische Abläufe auslöst. Der wichtigste ist Deployment (Bereitstellung):

• eine Einrichtung hat eine Bereitstellungsphase, wenn mindestens eine ihrer Phasen vom Typ Deployment ist;
• sie ist bereitgestellt, sobald alle Aufgaben ihrer Phasen vom Typ Deployment abgeschlossen sind. Das Datum der zuletzt abgeschlossenen Aufgabe wird ihr Bereitstellungsdatum;
• nur Einrichtungen mit einer Phase vom Typ Deployment werden in den Lieferstatistiken berücksichtigt.

Hat eine Vorlagenphase keinen Typ, leitet die Plattform ihn aus dem (französischen) Phasennamen ab und greift andernfalls auf Deployment zurück. Wählen Sie den Typ daher besser ausdrücklich.

Menü: Settings → Management → Installation → Phase types (Oryn).

Phasentypen im Statusboard

In Oryn ist jeder Phasentyp auch eine Spalte des Statusboards: Eine Einrichtung steht in der Spalte des Typs ihrer aktuellen Phase (der ersten Phase, die noch eine offene Aufgabe hat). Sie rückt also von selbst vor, sobald Aufgaben abgeschlossen werden.

Für jeden Phasentyp legen Sie fest:

• den angezeigten Namen (frei änderbar, der Systemtyp bleibt gleich);
• die Farbe der Spalte;
• die Reihenfolge der Spalten, per Drag-and-drop in der Liste;
• den Status aktiv: Ein inaktiver Typ wird auf Vorlagen nicht mehr angeboten, nicht mehr automatisch zugeordnet und nicht mehr als Spalte angezeigt. Die betroffenen Einrichtungen wandern in die Spalte „Other".

Aufgabenkategorie

Die Aufgabenkategorie beschreibt die Art der Arbeit: „Vor-Ort-Installation", „Fernkonfiguration", „Schulung"… Sie wird auf jeder Aufgabe der Vorlage festgelegt und dient dazu:

• Aufgaben in der Einrichtungsplanung einzufärben;
• die Planung auf eine Art von Arbeit zu filtern.

Menü: Settings → Management → Installation → Task categories (Oryn).

Aufgabendauer

Jede Aufgabe der Vorlage kann eine geschätzte Dauer in Stunden oder Tagen haben. Sie speist die Planung, die die Auslastung jedes Teammitglieds zeigt:

• eine Aufgabe in Stunden belegt diese Stundenzahl an ihrem Fälligkeitstag (z. B. 2 Std. Konfiguration);
• eine Aufgabe in Tagen blockiert den ganzen Tag der zuständigen Person, über so viele Arbeitstage wie nötig (z. B. 1,5 Tage = ein ganzer und ein halber Tag);
• eine Aufgabe ohne Dauer zählt als 30 Minuten.

Aktivierungsregeln für Aufgaben

Aufgaben einer Einrichtung müssen nicht alle gleichzeitig starten. Jede Aufgabe kann eine Aktivierungsregel haben:

• Sofort: die Aufgabe wird beim Anlegen der Einrichtung zugewiesen und ist sofort fällig
• Nach Abschluss einer Phase: die Aufgabe wird freigeschaltet, sobald eine bestimmte Phase abgeschlossen ist
• Nach Abschluss einer Aufgabe: die Aufgabe wird freigeschaltet, sobald eine vorherige Aufgabe erledigt ist, mit optionaler Verzögerung in Tagen
• Blockierend: die Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste Aufgabe aktiviert wird

So lassen sich reale Abhängigkeiten abbilden: Ein Techniker kann keine Geräte konfigurieren, bevor sie geliefert wurden; eine Rufnummer kann nicht portiert werden, bevor der Betreiber die Bestellung bestätigt hat. Das Fälligkeitsdatum jeder Aufgabe ergibt sich aus diesen Regeln, und daran werden verspätete Aufgaben erkannt.

E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen bei Aufgabenabschluss

Jede Aufgabe, unabhängig von ihrem Bereich, kann beim Abschluss automatisch eine E-Mail und/oder SMS versenden.

Die Benachrichtigung verwendet eine zuvor erstellte E-Mail- oder SMS-Vorlage. Diese legt fest:

• den Inhalt der Nachricht (mit Variablen: Kunde, Ordner, Organisation…);
• die Empfänger, ausgewählt aus den internen Rollen des Ordners (Vertrieb, Vertriebsadmin, Techniker, technischer Leiter, Manager) und den Kundenkontakten (Abrechnung, Technik, gesetzlicher Vertreter, Einzug);
• optional eine Bestätigungsabfrage: die zuständige Person bestätigt den Versand, bevor die Nachricht verschickt wird.

Vor-Abrechnungs-Aufgaben

Eine Aufgabe kann als Vor-Abrechnung markiert werden. Solange eine Einrichtung offene Vor-Abrechnungs-Aufgaben hat, wird der Ordner vom Abrechnungslauf ausgeschlossen. So wird kein Dienst berechnet, der noch nicht aktiviert ist.

Eine Einrichtungsvorlage erstellen

1. Öffnen Sie die Vorlagenliste (siehe Menü oben) und klicken Sie auf Create (Oryn) bzw. Neue Vorlage.
2. Füllen Sie aus:
   • Name: eine aussagekräftige Bezeichnung (z. B. „3CX: Neuinstallation mit Portierung");
   • Geschätzte Dauer in Tagen;
   • Einrichtungskategorie: unverzichtbar für die Statistiken;
   • Checkliste (optional): Prüfpunkte, die der Benutzer vor dem Start der Einrichtung bestätigen muss;
   • Kündigung: für Kündigungsvorlagen ankreuzen, sie werden dann von der Lieferverfolgung ausgeschlossen;
   • Interessent zu Kunde befördern: wenn aktiviert, wird der Interessent automatisch zum Kunden.
3. Speichern Sie und fügen Sie dann die Phasen mit ihrem Phasentyp und ihren Aktivierungsregeln hinzu.
4. Fügen Sie in jeder Phase die Aufgaben hinzu: Titel, Anweisungen, Bereich, Aufgabenkategorie, Dauer, Aktivierungsregeln und bei Bedarf eine E-Mail- oder SMS-Vorlage.

Eine Einrichtung für einen Ordner starten

Manueller Start: Wählen Sie im Ordner eine Einrichtungsvorlage aus und bestätigen Sie. Hat die Vorlage eine Checkliste, muss der Benutzer sie prüfen und als bestätigt markieren, bevor er fortfahren kann. Die Einrichtung wird sofort mit allen Phasen und Aufgaben angelegt.

Automatischer Start: In einer Ordnervorlage können Sie eine Einrichtungsvorlage festlegen, die automatisch startet, wenn ein Ordner aus dieser Ordnervorlage erstellt wird.

Zur Verfolgung laufender Einrichtungen siehe Einrichtungsverfolgung.

Vorlagen von Anfang an richtig einrichten

Statusboard, Planung und Lieferstatistiken werden ausschließlich aus der Konfiguration der Vorlagen berechnet. Ein paar Minuten Sorgfalt beim Anlegen ersparen Monate falscher Zahlen. Prüfen Sie für jede Vorlage:

1. Eine Einrichtungskategorie auf jeder Vorlage, mit einer realistischen Frist. Ohne Kategorie ist die Einrichtung in den Lieferstatistiken unsichtbar. Eine zu kurze Frist macht alles „verspätet", eine zu lange meldet nichts mehr.
2. Einen Typ auf jeder Phase. Er bestimmt die richtige Spalte im Statusboard. Verlassen Sie sich nicht auf die automatische Erkennung über den Namen.
3. Mindestens eine Phase vom Typ Deployment mit den eigentlichen Lieferaufgaben. Ohne sie gilt die Einrichtung nie als bereitgestellt und fließt nicht in die Statistiken ein.
4. Eigene Phasen für alles nach der Lieferung (Zufriedenheitsnachverfolgung, Schulung, Abrechnung) mit eigenem Typ. Liegen sie in der Bereitstellungsphase, verschiebt sich das Bereitstellungsdatum entsprechend und Ihre Durchschnittswerte werden verfälscht.
5. Den richtigen Bereich auf jeder Aufgabe. Statistiken pro Techniker zählen Aufgaben und Einrichtungen pro zuständiger Person: Eine falsch zugewiesene Aufgabe verfälscht die Zahlen der falschen Person.
6. Realistische Aktivierungsregeln. Sie bestimmen die Fälligkeitsdaten und damit die Zahl verspäteter Aufgaben.
7. Eine Dauer und eine Kategorie auf Einsatzaufgaben, damit die Planung die tatsächliche Auslastung des Teams zeigt. (Oryn)
8. Das Kündigungs-Häkchen auf Kündigungsvorlagen, damit Kundenabgänge nicht mit Lieferungen vermischt werden.
9. Gleiche Phasennamen in allen Vorlagen für denselben Schritt (z. B. immer „Auftragsprüfung"). Listen und Berichte bleiben lesbar und vergleichbar.

Beispiel: Vorlage „3CX: Neuinstallation mit Portierung"

• Einrichtungskategorie: 3CX-Bereitstellung (Frist 30 Tage)
• Phase „Auftragsprüfung", Typ Validierung: Prüfung der Bestellung (Vertriebsadmin)
• Phase „Bestellung Hardware, Trunk und Lizenz", Typ Vorinstallation: Lieferantenbestellungen (Vertriebsadmin), eine Vor-Abrechnungs-Aufgabe
• Phase „Bereitstellung", Typ Deployment: Konfiguration der Telefonanlage (Techniker, 3 Std., Kategorie „Konfiguration"), Vor-Ort-Installation (Techniker, 1 Tag, Kategorie „Vor-Ort-Einsatz"), Portierung (Vertriebsadmin)
• Phase „Zufriedenheitsnachverfolgung", Typ Zufriedenheit: Zufriedenheitsanruf an T+15 (Vertrieb), mit E-Mail an den Kunden bei Abschluss der Aufgabe

Ergebnis: Die Einrichtung durchläuft die Spalten Validierung, Vorinstallation und Deployment des Statusboards; sie gilt als bereitgestellt, sobald die letzte Aufgabe der Bereitstellungsphase erledigt ist, ohne auf den Zufriedenheitsanruf zu warten; ihre Einsätze erscheinen mit ihrer Dauer in der Planung des Technikers.