Einrichtungsvorlagen

Was ist eine Einrichtungsvorlage?

Eine Einrichtungsvorlage ist ein wiederverwendbarer Workflow-Blueprint, der den Onboarding-Prozess für einen neuen Ordner definiert. Wenn sie auf einen Ordner angewendet wird, erstellt sie eine strukturierte Aufgabenliste — gegliedert in Phasen —, die Ihr Team vom Auftragseingang bis zur Dienstaktivierung führt.

Typische Anwendungsfälle:

• Bereitstellung einer neuen Telefonleitung (Betreiberbestellung, Rufnummernportierung, Hardwarelieferung, Konfiguration, Tests)
• IPBX-Installation (Standortbesichtigung, Hardwarelieferung, Vor-Ort-Installation, Benutzerschulung)
• Vertragskündigung (Kündigungsschreiben, ausgehende Portierung, Geräterückgabe, Abschlussrechnung)

Struktur: Phasen und Aufgaben

Eine Einrichtungsvorlage ist auf zwei Ebenen organisiert:

Phasen stellen die Hauptstufen des Prozesses dar (z. B. „Bestellung aufgegeben", „Lieferung", „Installation", „Tests"). Phasen laufen sequenziell ab — eine Phase kann so konfiguriert werden, dass sie erst nach Abschluss einer vorherigen Phase freigeschaltet wird, mit einer optionalen Verzögerung in Tagen.

Aufgaben sind einzelne Aktionen innerhalb einer Phase, die jeweils einer bestimmten Rolle zugewiesen sind:

Wenn eine Einrichtung für einen Ordner gestartet wird, werden Aufgaben automatisch dem Teammitglied zugewiesen, das diese Rolle im Ordner innehat. Ist keine Person einer Rolle zugewiesen, bleibt die Aufgabe nicht zugewiesen, bis ein Teammitglied sie übernimmt.

Aktivierungsregeln für Aufgaben

Aufgaben innerhalb einer Phase müssen nicht alle gleichzeitig starten. Jede Aufgabe kann mit einer Aktivierungsregel konfiguriert werden:

• Sofortig — die Aufgabe wird beim Start der Einrichtung zugewiesen und ist sofort fällig
• Nach Abschluss einer Phase — die Aufgabe wird freigeschaltet, sobald eine bestimmte Phase als abgeschlossen markiert ist
• Nach Abschluss einer bestimmten Aufgabe — die Aufgabe wird freigeschaltet, sobald eine vorherige Aufgabe erledigt ist, mit optionaler Verzögerung in Tagen
• Blockierend — die Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste Aufgabe in der Sequenz aktiviert wird

Dies ermöglicht die Abbildung realer Abhängigkeiten: Ein Techniker kann keine Geräte konfigurieren, bevor sie geliefert wurden; eine Rufnummer kann nicht portiert werden, bevor der Betreiber die Bestellung bestätigt hat.

Vor-Abrechnungs-Aufgaben

Aufgaben können als Vor-Abrechnung gekennzeichnet werden. Ein Ordner mit einer aktiven Einrichtung, die unvollständige Vor-Abrechnungs-Aufgaben enthält, wird vom Abrechnungszyklus ausgeschlossen, bis diese Aufgaben abgeschlossen sind. Dies verhindert die Rechnungsstellung an einen Kunden für einen Dienst, der noch nicht aktiviert wurde.

Eine Einrichtungsvorlage erstellen

1. Navigieren Sie zu Konfiguration → Einrichtungsvorlagen
2. Klicken Sie auf Neue Vorlage und füllen Sie aus:
   • Name — eine aussagekräftige Bezeichnung (z. B. „Standard-VoIP-Leitung", „IPBX-Installation", „Leitungskündigung")
   • Geschätzte Dauer — Gesamttage für den vollständigen Workflow
   • Kategorie — klassifiziert die Vorlage (Lieferung, Installation, Kündigung usw.)
   • Checkliste — optional eine Vorab-Checkliste anhängen, die der Benutzer vor dem Start bestätigen muss
   • Interessent zu Kunde befördern — wenn aktiviert, wird der Interessent automatisch zum Kunden, wenn die Einrichtung abgeschlossen ist
3. Speichern Sie die Vorlage und fügen Sie dann von der Vorlagen-Detailseite aus Phasen hinzu
4. Fügen Sie innerhalb jeder Phase Aufgaben mit Titel, Anweisungen, Bereich (Rolle) und Aktivierungsregeln hinzu

Eine Einrichtung für einen Ordner starten

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Einrichtungs-Workflow für einen Ordner zu starten:

Manueller Start: Wählen Sie im Ordner eine Einrichtungsvorlage aus und bestätigen Sie. Falls die Vorlage eine Vorab-Checkliste hat, müssen alle Punkte abgehakt werden, bevor Sie fortfahren können. Die Einrichtung wird sofort mit allen Phasen und Aufgaben erstellt.

Automatischer Start: In einer Ordnervorlage können Sie eine Einrichtungsvorlage festlegen, die automatisch gestartet wird, wenn ein Ordner aus dieser Ordnervorlage erstellt wird. Damit entfällt der manuelle Schritt für standardisierte Bereitstellungsworkflows.

Fortschritt überwachen

Sobald eine Einrichtung für einen Ordner aktiv ist, können Teammitglieder ihre zugewiesenen Aufgaben einsehen und als erledigt markieren. Durch Aktivierungsregeln gesperrte Aufgaben erscheinen ausgegraut, bis ihre Auslösebedingung erfüllt ist.

Eine Gesamtübersicht aller aktiven Einrichtungen über alle Ordner hinweg ist unter Einrichtung → Aktive Einrichtungen verfügbar. Sie gibt Betriebsleitern Transparenz über alle laufenden Bereitstellungsprozesse, ausstehende Aufgaben und erwartete Liefertermine.

Beispiel — Standard-VoIP-Leitungsbereitstellung: Eine Vorlage „Standard-VoIP-Leitung" hat drei Phasen: (1) Betreiberbestellung — Aufgaben für den Vertriebsadmin zur Auftragsübermittlung und Bestätigungsverfolgung; (2) Lieferung — Aufgabe für den Techniker zur Bestätigung des Hardwareeingangs; (3) Aktivierung — Aufgaben für den Techniker zur Leitungskonfiguration und einem Testgespräch sowie eine abschließende Aufgabe für den Vertriebsmitarbeiter zur Kundenbenachrichtigung. Die Abrechnungsaufgabe ist als Vor-Abrechnung markiert: Der Ordner wird nicht fakturiert, bis der Techniker die Aktivierung als abgeschlossen markiert hat.