Vertriebspipeline

Überblick

Die Vertriebspipeline bündelt alle Ihre offenen Angebote, um sie bis zur Unterzeichnung voranzubringen. Sie basiert auf den Ordnern: Jeder Ordner mit dem Status Devis en cours (Angebot in Bearbeitung) ist eine Verkaufschance der Pipeline.

Oryn ist auf Französisch und Englisch verfügbar; Menüpunkte werden daher mit ihren englischen Bezeichnungen angegeben. Die Ordnerstatus sind in Ihrer Instanz hinterlegte Werte und erscheinen so, wie sie dort benannt sind.

Die Vertriebsangaben eines Ordners

Die Pipeline liest die auf jedem Ordner erfassten Angaben (Hauptregisterkarte des Ordners):

Umsatz und Marge eines Ordners

Umsatz und Marge jedes Ordners werden automatisch aus seinen Artikeln berechnet und bei jeder Artikeländerung neu berechnet:

• einmalige Gebühren (Einrichtungsgebühren, Lizenzen) zählen einmal;
• wiederkehrende Abonnements werden pro Monat ausgedrückt und dann auf den gewählten Bewertungszeitraum hochgerechnet (siehe unten);
• die Marge ist die Differenz zwischen Verkaufspreis (inklusive Rabatte) und Einkaufspreis, inklusive der Betriebskosten des Artikels.

Tipp: Hinterlegte Einkaufspreise im Artikelkatalog sind für korrekte Margen unerlässlich. Siehe Produktkatalog.

Phasenboard

Das Phasenboard zeigt die offenen Angebote als Karten, mit einer Spalte pro Vertriebsphase, in der Reihenfolge und Farbe aus den Einstellungen (siehe Die Pipeline konfigurieren).

• Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, um ihre Phase zu ändern.
• Die Schaltfläche + oben in einer Spalte legt direkt in dieser Phase einen Ordner an.
• Die Kopfzeile jeder Spalte zeigt die Anzahl der Ordner sowie den gesamten Umsatz und die gesamte Marge der Spalte, gemäß dem gewählten Bewertungszeitraum.
• Eine Spalte lässt sich über den Pfeil in ihrer Kopfzeile einklappen.

Jede Karte zeigt: Name des Ordners, Kunde, Status, Wahrscheinlichkeit, Vertriebsmitarbeiter, Erstellungsdatum, Umsatz und Marge, geschätztes Bestell- und Lieferdatum, Kategorie und Branche. Fahren Sie mit der Maus über eine Angabe, um ihre Bezeichnung zu sehen. Über das Kartenmenü (drei Punkte) öffnen, bearbeiten oder löschen Sie den Ordner.

Prognoseboard

Das Prognoseboard zeigt dieselben Angebote, diesmal nach Abschlusswahrscheinlichkeit sortiert: eine Spalte pro Stufe, von 0 % bis 90 %. Ziehen Sie eine Karte, um ihre Wahrscheinlichkeit zu aktualisieren.

Die Spaltensummen zeigen auf einen Blick das Potenzial: was so gut wie gewonnen ist (90 %), was noch Arbeit braucht und was noch unsicher ist.

Bewährte Praxis: Überprüfen Sie die Wahrscheinlichkeiten jede Woche im Vertriebsmeeting. Der prognostizierte Umsatz in den Statistiken und in der Umsatzprognose hängt direkt davon ab.

Suche, Filter und Bewertungszeitraum

Beide Boards bieten oben auf der Seite dieselben Werkzeuge:

• die Suche nach Ordnername, Kunde oder Vertriebsmitarbeiter;
• die Schaltfläche Filters: Ordnerkategorie, Erstellungs-, geschätztes Bestell- und geschätztes Lieferdatum, Vertrieb, Vertriebsadmin, Techniker, Vermittler, Manager, technischer Leiter, Zahler. Ihre Filter werden für die Sitzung gespeichert;
• den Bewertungszeitraum, der die Beträge auf den Karten und in den Spalten bestimmt:

Standard ist die Projektion über 18 Monate. Ihre Wahl wird gespeichert.

Die Schaltfläche All files öffnet die vollständige Liste der Ordner, unabhängig vom Status.

Statistiken

Die Seite Stats misst Ihre Vertriebsaktivität über einen Zeitraum, verglichen mit dem vorherigen Zeitraum gleicher Länge.

Zeitraum und Filter wählen

• Vordefinierte Zeiträume: dieser Monat, dieses Quartal, dieses Halbjahr, letzter Monat, letztes Quartal, letztes Halbjahr oder ein benutzerdefinierter Zeitraum.
• Mit der Schaltfläche Filter beschränken Sie die Zahlen auf bestimmte Ordnerkategorien, Vertriebsmitarbeiter oder Vertriebsphasen und legen fest, welche Status als unterschrieben gelten. Standard: Aktiv, Angebot unterschrieben und In Bereitstellung.

Die Kennzahlen

Jede Kennzahl zeigt ihren Wert im Zeitraum und ihre Veränderung gegenüber dem vorherigen Zeitraum.

Gut zu wissen: Die Statistiken beziehen sich auf das Erstellungsdatum des Ordners. Ein im Januar erstelltes und im März unterschriebenes Angebot zählt in den Januar-Statistiken als unterschrieben.

Die Diagramme

• Entwicklung über 12 Monate: neue und unterschriebene Angebote, Umsatz und Marge, Monat für Monat.
• Nach Ordnerkategorie: neue und unterschriebene Angebote im Zeitraum, je Kategorie.

Umsatzprognose

Die Umsatzprognose (Menü Business → Billing → Forecast) rechnet den erwarteten Umsatz Zeitraum für Zeitraum hoch und kombiniert drei Quellen:

Sie können die Zahlen nach Monat, Quartal, Tertial oder Jahr anzeigen und nach Artikelfamilie oder Ordnerkategorie filtern. Ein Klick auf einen Betrag zeigt die Artikel, aus denen er sich zusammensetzt.

Die Beträge werden Artikel für Artikel zeitlich zugeordnet: Abonnements ab ihrem Leistungsbeginn, einmalige Gebühren zum geschätzten Bestelldatum des Ordners, Lizenzen zu ihrem Verlängerungsdatum.

Wichtig: Nur Artikel, die einer Familie zugeordnet sind, fließen in die Umsatzprognose ein. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Artikel im Katalog eine Familie haben.

Die Pipeline konfigurieren

Die Referenzlisten der Pipeline finden Sie unter Settings → Management:

• Sales → Sales steps: die Spalten des Phasenboards. Für jede Phase: ein Titel, eine Farbe, eine Beschreibung (unter dem Spaltentitel angezeigt) und die Option Default step, die neuen Ordnern ohne Phase automatisch zugewiesen wird. Ändern Sie die Reihenfolge per Drag-and-drop in der Liste.
• Sales → Sectors: die auf Ordnern und Kundendatensätzen angebotenen Branchen.
• Folders → Categories: die Ordnerkategorien mit ihrer Farbe.

Beispielphasen: Qualifizierung → Bedarfsanalyse → Angebot versendet → Verhandlung → Abschluss. Halten Sie die Phasen wenige und eindeutig: Jeder Vertriebsmitarbeiter muss genau wissen, in welche Spalte ein Ordner gehört.

Bewährte Praktiken

1. Ein Ordner = eine Verkaufschance, angelegt, sobald ein Bedarf konkret wird, mit Kategorie und Vertriebsmitarbeiter.
2. Früh bepreiste Artikel, auch grob: Ohne Artikel ist der Ordner in allen Summen 0 wert.
3. Wahrscheinlichkeit und Phase aktuell halten, nach jedem Kundenkontakt.
4. Realistische geschätzte Bestell- und Liefertermine: Sie ordnen die Beträge in der Umsatzprognose ein.
5. Der richtige Status am Ende: Angebot unterschrieben bei Unterzeichnung, Angebot ohne Folge bei Verlust. Ein aufgegebenes, offen gelassenes Angebot verfälscht Abschlussquote und Prognose.