Elektronische Rechnungsstellung

BlueRockTEL unterstützt zwei Workflows für die elektronische Rechnungsstellung: die vollständig automatisierte B2B-Übermittlung über einen zertifizierten PDP sowie die manuelle Einreichung über Chorus Pro für französische Behördenkunden.

E-Rechnungsstellung via PDP (Super DPD)

Was ist ein PDP?

Das französische Recht verpflichtet alle Unternehmen, B2B-Rechnungen über eine zertifizierte Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) zu übermitteln — eine staatlich zugelassene E-Rechnungsplattform. BlueRockTEL ist an Super DPD, einen zertifizierten PDP, angebunden, der Rechnungen über das internationale Peppol-Netzwerk weiterleitet.

Sobald die Integration aktiv ist:

• Kundenrechnungen werden automatisch zum Produktionszeitpunkt übermittelt
• Lieferantenrechnungen von Peppol-vernetzten Anbietern erscheinen direkt in BlueRockTEL
• Jeder Austausch wird mit Zeitstempel protokolliert und ist nachverfolgbar

Super DPD verbinden

1. Navigieren Sie zu Konfiguration → Elektronische Rechnungsstellung
2. Klicken Sie auf Mein Super-DPD-Konto verbinden
3. Schließen Sie den OAuth-Authentifizierungsablauf auf dem Super-DPD-Portal ab
4. Nach der Weiterleitung zurück zu BlueRockTEL zeigt die Statusseite grün an — das Konto ist verbunden

Hinweis: Die OAuth-Verbindung gilt pro Organisation. Ein einziges Super-DPD-Konto deckt das gesamte Kundenportfolio ab.

Automatische ausgehende Rechnungszustellung

Wenn die Einreichungsmethode eines Ordners auf den PDP-Weg eingestellt ist, wird jede produzierte Rechnung automatisch an Super DPD übermittelt, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

Der Status jeder Rechnung ist in der Rechnungsliste sichtbar:

Bei einer abgelehnten Rechnung prüfen Sie die Kundendaten (SIREN, Peppol-Adresse) und übermitteln Sie erneut.

Eingehende Lieferantenrechnungen empfangen

Rechnungen von Lieferanten, die über Peppol übertragen werden, erscheinen automatisch unter Eingehende Rechnungen. Für jede Rechnung:

1. Öffnen Sie die Rechnung unter Eingehende Rechnungen
2. Prüfen Sie Betrag und Angaben
3. Klicken Sie je nach Sachlage auf Akzeptieren oder Ablehnen
4. Nach erfolgter Zahlung klicken Sie auf Als bezahlt markieren

Wichtig: Beantworten Sie eingehende Rechnungen zeitnah. Je nach Vertragskonditionen Ihres Lieferanten kann das Ausbleiben einer Antwort als stillschweigende Annahme gewertet werden.

Chorus Pro (französischer öffentlicher Sektor)

Chorus Pro ist das offizielle Portal der französischen Regierung für die Rechnungsstellung an Behörden — Kommunen, Ministerien, Krankenhäuser und sonstige öffentliche Einrichtungen. Die Einreichung von Rechnungen über Chorus Pro ist für alle Dienstleister, die eine französische Behörde beliefern, gesetzlich vorgeschrieben.

Voraussetzung: Suivi des flux aktivieren

Vor dem ersten Einreichungsvorgang müssen Sie das Modul Suivi des flux in Ihrem Chorus-Pro-Konto aktivieren. Diese Aktivierung kann mehrere Werktage in Anspruch nehmen — beginnen Sie damit so früh wie möglich, bevor der erste betroffene Abrechnungszyklus startet.

Folgen Sie den Aktivierungsschritten in der offiziellen Chorus-Pro-Dokumentation: Leitfaden Suivi des flux (PDF)

Konfiguration in BlueRockTEL

Einreichungsmethode im Kundendatensatz festlegen

Setzen Sie im Kundendatensatz des betreffenden Kunden unter Zahlungsmodalitäten die Einreichungsmethode auf Chorus Pro.

Wichtig: Der Empfänger wird anhand seiner SIRET-Nummer identifiziert. Stellen Sie sicher, dass die in BlueRockTEL hinterlegte SIRET korrekt ist, bevor der erste Abrechnungslauf erfolgt — eine fehlerhafte SIRET führt zu einer systematischen Ablehnung.

Auftragsnummer und Servicecode (optional)

Manche Behörden verlangen eine Auftragsnummer (Bestellreferenz) und/oder einen Servicecode, um die Rechnung einem internen Beschaffungsvorgang zuzuordnen. Diese Angaben werden Ihnen vom Kunden mitgeteilt.

So hinterlegen Sie diese Daten:

1. Öffnen Sie den Ordner des betreffenden Kunden
2. Navigieren Sie zum Abschnitt Zahlung und Saldo
3. Tragen Sie die Auftragsnummer und/oder den Servicecode ein

Produktion und Dateierstellung

Bei jedem Produktionslauf generiert BlueRockTEL automatisch ein .tar.gz-Archiv mit allen Rechnungen der Kunden, die auf die Chorus-Pro-Einreichungsmethode eingestellt sind. Diese Datei wird Ihnen unmittelbar nach Abschluss der Produktion per E-Mail zugesandt und steht zusätzlich im FTP-Verzeichnis chorusPro/ zur Verfügung.

Hinweis: Bei hohem Rechnungsvolumen können mehrere .tar.gz-Archive erstellt werden (z. B. _1of3, _2of3, _3of3). Jedes Archiv muss separat in Chorus Pro eingereicht werden.

Monatliche Einreichung in Chorus Pro

Sobald Sie die .tar.gz-Datei erhalten haben, reichen Sie sie in Chorus Pro ein:

1. Melden Sie sich bei Chorus Pro an
2. Navigieren Sie zu Suivi des flux
3. Klicken Sie auf Déposer une facture (Rechnung einreichen)
4. Laden Sie die .tar.gz-Datei hoch
5. Wählen Sie das Format XML Mixte
6. Wählen Sie das Unterformat UBL invoice 2.1
7. Bestätigen Sie die Einreichung

Statusüberwachung und Fehlerbehebung

Prüfen Sie den Einreichungsstatus 24 Stunden nach dem Upload unter Suivi des flux / Suivi des dépôts in Chorus Pro. Rechnungen können ohne sofortige Benachrichtigung abgelehnt werden.

Häufigste Ablehnungsgründe:

• Fehlende Auftragsnummer: Manche Behörden verlangen diese bei jeder Rechnung. Hinterlegen Sie sie auf Ordnerebene (Zahlung und Saldo) und generieren Sie die Rechnung neu.
• Falsche SIREN in BlueRockTEL: Prüfen Sie die SIREN im Kundendatensatz, korrigieren Sie sie und reichen Sie erneut ein.
• Modul Suivi des flux nicht aktiviert: Einreichungen schlagen lautlos fehl. Aktivieren Sie das Modul in Chorus Pro, bevor Sie es erneut versuchen.

Tipp: Seien Sie besonders sorgfältig beim Anlegen eines neuen Behördenkunden. Überprüfen Sie immer die SIRET und fragen Sie den Kunden, ob eine Auftragsnummer oder ein Servicecode erforderlich ist — möglichst vor dem ersten Abrechnungszyklus.

Nächste Schritte

• Rechnungen verwalten: Rechnungen anzeigen, erneut senden, exportieren und korrigieren
• Zahlungen & Einzug: Zahlungsstatus verfolgen und SEPA-Dateien generieren