Elektronische Rechnungsstellung

BlueRockTEL unterstützt zwei Workflows für die elektronische Rechnungsstellung: die vollständig automatisierte B2B-Übermittlung über einen zertifizierten PDP sowie die manuelle Einreichung über Chorus Pro für französische Behördenkunden.

In drei Schritten

1. Richten Sie den Zugang ein unter Konfiguration → Elektronische Rechnungsstellung, mit der Schaltfläche Meinen Zugang konfigurieren. Die Registrierung erfolgt bei Super PDP, der Partnerplattform. Während der Registrierung wählen Sie, ob Sie Lieferantenrechnungen ebenfalls über diesen Kanal empfangen möchten.
2. Legen Sie die Niederlassung des Kunden an (Ajouter un établissement, Niederlassung hinzufügen). Die Suche nach Name oder SIRET füllt das Formular vor: Prüfen Sie Identität und Adresse, aktivieren Sie dann unter Facturation électronique (Elektronische Rechnungsstellung) die Option, wählen Sie Peppol oder PPF (Portail Public de Facturation) und tragen Sie die Kennung ein. Mehrere Niederlassungen sind möglich; jeder Ordner wählt eine aus.
3. Setzen Sie die Einreichungsmethode auf „Dépôt électronique (Peppol / Super PDP)" (elektronische Einreichung) im Abschnitt Zahlungsmodalitäten des Kunden. Jeder Kunde hat genau eine Einreichungsmethode. Diese Einstellung ersetzt die Benachrichtigungs-E-Mail, die die Rechnung enthält.

E-Rechnungsstellung via PDP (Super PDP)

Was ist ein PDP?

Das französische Recht verpflichtet alle Unternehmen, B2B-Rechnungen über eine zertifizierte Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) zu übermitteln — eine staatlich zugelassene E-Rechnungsplattform. BlueRockTEL ist an Super PDP, einen zertifizierten PDP, angebunden. Super PDP übernimmt das Routing der Rechnungen — die Zustellung an die Empfangsadresse des Empfängers. Jede Niederlassung des Kunden wird entweder über Peppol, das europäische Netzwerk, oder über das PPF (Portail Public de Facturation) erreicht, das auf Frankreich beschränkt ist. Bei Peppol wird der Empfänger über eine Peppol-Adresse identifiziert, auch Peppol-Kennung genannt. Chorus Pro, weiter unten beschrieben, bleibt das Portal für den öffentlichen Sektor.

Das ist mehr als nur Komfort — es wird zur Pflicht: Ab September 2026 müssen alle französischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; ab September 2027 müssen auch Kleinstunternehmen und Kleinunternehmer sie im strukturierten Format versenden können. Wer die E-Rechnungsstellung jetzt einrichtet, ist der Frist voraus.

Sobald der Zugang eingerichtet und die betreffenden Kunden konfiguriert sind (siehe unten):

• Kundenrechnungen werden automatisch zum Produktionszeitpunkt übermittelt — für die Kunden, deren Methode auf Dépôt électronique (Peppol / Super PDP) steht
• Wenn Sie den Empfang bei der Registrierung gewählt haben, können Lieferantenrechnungen ebenfalls in BlueRockTEL eingehen
• Jeder Austausch wird mit Zeitstempel protokolliert und ist nachverfolgbar

Elektronische Rechnungsstellung einrichten

Die Aktivierung des Versands für einen Kunden erfolgt in drei Schritten — der erste einmal pro Organisation, die beiden anderen pro Kunde:

1. Richten Sie den Super-PDP-Zugang ein. Navigieren Sie zu Konfiguration → Elektronische Rechnungsstellung und klicken Sie auf Meinen Zugang konfigurieren. Die Schaltfläche startet die Registrierung bei Super PDP, der Partnerplattform (PDP): Sie legen Ihren Zugang an oder verknüpfen ihn. Während der Registrierung wählen Sie, ob Sie Lieferantenrechnungen über diesen Kanal empfangen möchten (siehe unten). Nach Abschluss der Registrierung zeigt die Statusseite in BlueRockTEL grün an — der Zugang ist eingerichtet.

   Hinweis: Der Zugang gilt pro Organisation. Ein einziges Super-PDP-Konto deckt das gesamte Kundenportfolio ab.

2. Legen Sie die Niederlassung des Kunden an. Öffnen Sie in der Kundenakte Ajouter un établissement (Niederlassung hinzufügen).

   • Rechercher une entreprise pour remplir le formulaire (Unternehmen suchen, um das Formular auszufüllen) findet das Unternehmen anhand des Namens oder der SIRET und füllt das Formular vor.
   • Prüfen Sie Identität und Adresse: Nom de l'établissement (Name der Niederlassung), Numéro d'enregistrement (SIRET) (Registrierungsnummer), Adresse ligne 1 (Adresszeile 1), Adresse ligne 2 (Adresszeile 2), Code postal (Postleitzahl), Ville (Ort), Pays (Land).
   • Aktivieren Sie im Block Facturation électronique (Elektronische Rechnungsstellung; « Configuration du réseau Peppol / PPF pour cet établissement », Einrichtung des Peppol-/PPF-Netzwerks für diese Niederlassung) den Schalter. Solange er aus ist, zeigt der Bildschirm Facturation électronique inactive (Elektronische Rechnungsstellung inaktiv).
   • Réseau de facturation électronique (Netzwerk der elektronischen Rechnungsstellung) hat genau zwei Optionen: Peppol und PPF (Portail Public de Facturation). Jede Niederlassung verwendet eine davon. Peppol ist das europäische Netzwerk; das PPF gilt nur für Frankreich.
   • Tragen Sie die Identifiant de facturation électronique (Kennung der elektronischen Rechnungsstellung) ein oder prüfen Sie sie. Bei Peppol beginnt sie mit einem Länderpräfix (Scheme-Code), zum Beispiel 0225 in 0225:123456789. Der Kunde teilt Ihnen mit, welches Netzwerk er verwendet. Die Suche nach Name oder SIRET findet im Prinzip Netzwerk und Kennung von selbst. Sie können das Unternehmen auch im annuaire Chorus Pro (Chorus-Pro-Verzeichnis) prüfen.
   • Klicken Sie auf Enregistrer (Speichern).

   Ein Kunde kann mehrere Niederlassungen haben, etwa wenn mehrere Ordner unterschiedliche Kennungen verwenden. Jeder Ordner wählt die zu verwendende Niederlassung aus.

3. Einreichungsmethode auf „Dépôt électronique (Peppol / Super PDP)" setzen (elektronische Einreichung). Wählen Sie im Abschnitt Zahlungsmodalitäten des Kunden Dépôt électronique (Peppol / Super PDP). Jeder Kunde hat genau eine Einreichungsmethode. Erst diese Einstellung löst die automatische Übermittlung tatsächlich aus. Sie ersetzt die Benachrichtigungs-E-Mail, die die Rechnung enthält. Für Kunden, die keine elektronische Rechnungsstellung nutzen sollen, etwa weil sie außerhalb eines Peppol-fähigen Landes ansässig sind, wählen Sie Email en pièce jointe (E-Mail mit Anhang) oder Email notification simple (einfache E-Mail-Benachrichtigung), selbst wenn der Block Facturation électronique ihrer Niederlassung aktiviert ist.

Automatische ausgehende Rechnungszustellung

Sobald die elektronische Rechnungsstellung auf der Niederlassung aktiviert ist (Netzwerk gewählt und Kennung eingetragen) und die Einreichungsmethode auf Dépôt électronique (Peppol / Super PDP) gesetzt ist, wird jede für diesen Kunden produzierte Rechnung automatisch an Super PDP übermittelt. Die Rechnung wird an die im Ordner ausgewählte Niederlassung geroutet, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

Der Status jeder Rechnung ist in der Rechnungsliste sichtbar:

Bei einer abgelehnten Rechnung prüfen Sie die Identifiant de facturation électronique der Niederlassung (Kennung der elektronischen Rechnungsstellung, die Peppol-Adresse) und gegebenenfalls die SIREN — die 9-stellige Unternehmenskennung — und übermitteln Sie erneut.

Eingehende Lieferantenrechnungen empfangen

Der Empfang ist nicht automatisch. Während der Super-PDP-Registrierung, die Sie über Meinen Zugang konfigurieren öffnen, wählen Sie, ob Sie Lieferantenrechnungen über diesen Kanal empfangen möchten.

Die Entscheidung liegt bei Ihnen. Sie ist in der Regel nicht erforderlich, wenn Sie bereits ein Buchhaltungswerkzeug nutzen oder Ihr Buchhalter diese Rechnungen bereits empfängt. Der Empfang in BlueRockTEL verhindert im Prinzip nicht, die Rechnungen parallel auch an anderer Stelle zu empfangen: Sie können den Empfang aktivieren, ohne einen bestehenden Kanal zu unterbrechen.

Wenn Sie den Empfang aktivieren, erscheinen Lieferantenrechnungen, die über Peppol eingehen, unter Buchhaltung → Eingehende Rechnungen. Für jede Rechnung:

1. Öffnen Sie die Rechnung unter Eingehende Rechnungen
2. Prüfen Sie Betrag und Angaben
3. Klicken Sie je nach Sachlage auf Akzeptieren oder Ablehnen
4. Nach erfolgter Zahlung klicken Sie auf Als bezahlt markieren

Wichtig: Beantworten Sie eingehende Rechnungen zeitnah. Je nach Vertragskonditionen Ihres Lieferanten kann das Ausbleiben einer Antwort als stillschweigende Annahme gewertet werden.

Häufige Fragen

Muss ich Rechnungen über BlueRockTEL empfangen?

Nein. Die Wahl treffen Sie während der Super-PDP-Registrierung. Lassen Sie den Empfang aus, wenn ein Buchhaltungswerkzeug oder Ihr Buchhalter die Lieferantenrechnungen bereits erhält. Ihn in BlueRockTEL zu aktivieren hindert Sie im Prinzip nicht daran, die Rechnungen weiterhin über einen anderen Kanal zu empfangen.

Peppol oder PPF: welches wählen Sie?

Jede Niederlassung verwendet genau ein Netzwerk: Peppol oder PPF (Portail Public de Facturation). Peppol deckt die Europäische Union ab. Das PPF ist auf Frankreich beschränkt.

Der Kunde teilt Ihnen mit, welches Netzwerk er verwendet. Bei Peppol trägt die Kennung der elektronischen Rechnungsstellung ein Länderpräfix (Scheme-Code), zum Beispiel 0225 in 0225:123456789. In Ajouter un établissement findet die Suche nach Name oder SIRET im Prinzip das Netzwerk und die Kennung. Sie können das Unternehmen auch im annuaire Chorus Pro (Chorus-Pro-Verzeichnis) nachschlagen.

Ein Kunde hat mehrere Niederlassungen oder mehrere Ordner. Welche wird verwendet?

Legen Sie je Empfänger eine Niederlassung an, mit aktiviertem Block Facturation électronique, gewähltem Netzwerk und eingetragener Kennung. Jeder Ordner gibt an, welche Niederlassung verwendet wird: Die Rechnung wird an die Kennung dieser Niederlassung geroutet. Verschiedene Ordner können daher unterschiedliche Netzwerke oder Kennungen ansprechen.

Chorus Pro (französischer öffentlicher Sektor)

Chorus Pro ist das offizielle Portal der französischen Regierung für die Rechnungsstellung an Behörden — Kommunen, Ministerien, Krankenhäuser und sonstige öffentliche Einrichtungen. Die Einreichung von Rechnungen über Chorus Pro ist für alle Dienstleister, die eine französische Behörde beliefern, gesetzlich vorgeschrieben.

Voraussetzung: Suivi des flux aktivieren

Vor dem ersten Einreichungsvorgang müssen Sie das Modul Suivi des flux in Ihrem Chorus-Pro-Konto aktivieren. Diese Aktivierung kann mehrere Werktage in Anspruch nehmen — beginnen Sie damit so früh wie möglich, bevor der erste betroffene Abrechnungszyklus startet.

Folgen Sie den Aktivierungsschritten in der offiziellen Chorus-Pro-Dokumentation: Leitfaden Suivi des flux (PDF)

Konfiguration in BlueRockTEL

Einreichungsmethode im Kundendatensatz festlegen

Setzen Sie im Kundendatensatz des betreffenden Kunden unter Zahlungsmodalitäten die Einreichungsmethode auf Chorus Pro.

Wichtig: Der Empfänger wird anhand seiner SIRET identifiziert, der 14-stelligen Niederlassungskennung. Die SIREN (die ersten 9 Ziffern der SIRET) identifiziert das Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass die in BlueRockTEL hinterlegte SIRET korrekt ist, bevor der erste Abrechnungslauf erfolgt — eine fehlerhafte SIRET führt zu einer systematischen Ablehnung.

Auftragsnummer und Servicecode (optional)

Manche Behörden verlangen eine Auftragsnummer (Bestellreferenz) und/oder einen Servicecode, um die Rechnung einem internen Beschaffungsvorgang zuzuordnen. Diese Angaben werden Ihnen vom Kunden mitgeteilt.

So hinterlegen Sie diese Daten:

1. Öffnen Sie den Ordner des betreffenden Kunden
2. Navigieren Sie zum Abschnitt Zahlung und Saldo
3. Tragen Sie die Auftragsnummer und/oder den Servicecode ein

Produktion und Dateierstellung

Bei jedem Produktionslauf generiert BlueRockTEL automatisch ein .tar.gz-Archiv mit allen Rechnungen der Kunden, die auf die Chorus-Pro-Einreichungsmethode eingestellt sind. Diese Datei wird Ihnen unmittelbar nach Abschluss der Produktion per E-Mail zugesandt und steht zusätzlich im FTP-Verzeichnis chorusPro/ zur Verfügung.

Hinweis: Bei hohem Rechnungsvolumen können mehrere .tar.gz-Archive erstellt werden (z. B. _1of3, _2of3, _3of3). Jedes Archiv muss separat in Chorus Pro eingereicht werden.

Monatliche Einreichung in Chorus Pro

Sobald Sie die .tar.gz-Datei erhalten haben, reichen Sie sie in Chorus Pro ein:

1. Melden Sie sich bei Chorus Pro an
2. Navigieren Sie zu Suivi des flux
3. Klicken Sie auf Déposer une facture (Rechnung einreichen)
4. Laden Sie die .tar.gz-Datei hoch
5. Wählen Sie das Format XML Mixte
6. Wählen Sie das Unterformat UBL invoice 2.1
7. Bestätigen Sie die Einreichung

Statusüberwachung und Fehlerbehebung

Prüfen Sie den Einreichungsstatus 24 Stunden nach dem Upload unter Suivi des flux / Suivi des dépôts in Chorus Pro. Rechnungen können ohne sofortige Benachrichtigung abgelehnt werden.

Häufigste Ablehnungsgründe:

• Fehlende Auftragsnummer: Manche Behörden verlangen diese bei jeder Rechnung. Hinterlegen Sie sie auf Ordnerebene (Zahlung und Saldo) und generieren Sie die Rechnung neu.
• Falsche SIREN in BlueRockTEL: Die Meldung weist auf eine falsche SIREN hin, während der Empfänger über seine SIRET identifiziert wird. Prüfen Sie die SIRET im Kundendatensatz (die SIREN bilden ihre ersten 9 Ziffern), korrigieren Sie sie und reichen Sie erneut ein.
• Modul Suivi des flux nicht aktiviert: Einreichungen schlagen lautlos fehl. Aktivieren Sie das Modul in Chorus Pro, bevor Sie es erneut versuchen.

Tipp: Seien Sie besonders sorgfältig beim Anlegen eines neuen Behördenkunden. Überprüfen Sie immer die SIRET und fragen Sie den Kunden, ob eine Auftragsnummer oder ein Servicecode erforderlich ist — möglichst vor dem ersten Abrechnungszyklus.

Nächste Schritte

• Rechnungen verwalten: Rechnungen anzeigen, erneut senden, exportieren und korrigieren
• Zahlungen & Einzug: Zahlungsstatus verfolgen und SEPA-Dateien generieren