Einrichtungsverfolgung
Verfolgen Sie alle laufenden Einrichtungen: die vollständige Liste, das Statusboard, das zeigt, wo jede Einrichtung steht, und die Planung mit der Auslastung jedes Teammitglieds.
Überblick
Das Menü Business → Installations bündelt drei sich ergänzende Ansichten der Einrichtungen, die aus Ihren Einrichtungsvorlagen erstellt wurden. Oryn ist auf Französisch und Englisch verfügbar; die Menüpunkte werden daher mit ihren englischen Bezeichnungen angegeben.
| Ansicht | Beantwortet die Frage |
|---|---|
| List (Liste) | Welche Einrichtungen gibt es, mit allen Details? |
| Statuses (Statusboard) | Wo steht jede Einrichtung im Prozess? Welche geraten in Verzug? |
| Planning (Planung) | Wer arbeitet woran, an welchen Tagen, und wer hat noch Kapazität? |
Ein Umschalter oben rechts in jeder Ansicht (Symbole für Liste, Board und Kalender) wechselt zwischen den Ansichten.
Voraussetzung: Diese Ansichten sind nur so nützlich wie die Konfiguration Ihrer Vorlagen. Gehen Sie vorab die Liste Vorlagen von Anfang an richtig einrichten durch.
Liste
Die Liste ist die Referenzansicht: eine Tabelle aller Einrichtungen mit Suche, Filtern und Sortierung. Sie öffnet sich, wenn Sie auf Installations klicken.
Klicken Sie auf eine Einrichtung, um ihre Seite zu öffnen: allgemeine Informationen, Kunde, Ordner, Techniker sowie alle Aufgaben mit ihrem Fortschritt. Mit der Schaltfläche Edit oben rechts ändern Sie ihre Angaben (Name, interne Notizen, Liefer- und Portierungsdatum…).
Statusboard
Das Statusboard zeigt die Einrichtungen als Karten, in Spalten angeordnet nach dem Schritt, in dem sie sich befinden.
Die Spalten
- Eine Spalte pro aktivem Phasentyp, in der Reihenfolge und Farbe aus Settings → Management → Installation → Phase types. Eine Einrichtung steht in der Spalte des Typs ihrer aktuellen Phase, also der ersten Phase, die noch eine offene Aufgabe hat.
- Other: Einrichtungen, deren aktuelle Phase keinen (oder einen inaktiven) Typ hat.
- Completed: abgeschlossene Einrichtungen.
Die Karten bewegen sich von selbst: Wird die letzte Aufgabe einer Phase erledigt, wechselt die Einrichtung in die Spalte der nächsten Phase. Das Board zeigt also immer den tatsächlichen Fortschritt; Karten lassen sich nicht von Hand verschieben.
Eine Spalte lässt sich über den Pfeil in ihrer Kopfzeile einklappen, um sich auf die anderen zu konzentrieren. Diese Wahl wird gespeichert.
Was eine Karte zeigt
- den Namen der Einrichtung (ein Klick öffnet ihre Seite);
- den Kunden;
- das Etikett der Einrichtungskategorie in der Farbe der Kategorie;
- den Ordner und den Techniker des Ordners;
- in der Fußzeile das Alter der Einrichtung in Tagen im Vergleich zur üblichen Frist ihrer Kategorie (z. B. „12 d / 30 d"). Es wird ab 70 % der Frist orange und nach Überschreiten der Frist rot;
- den Anteil erledigter Aufgaben mit Fortschrittsbalken (abgebrochene oder übersprungene Aufgaben zählen nicht).
Eine Einrichtung abschließen oder wieder öffnen
Eine Einrichtung kann fertig sein, obwohl noch unwichtige Aufgaben offen sind, oder versehentlich offen geblieben sein. Zum Abschließen öffnen Sie das Kartenmenü (die drei Punkte oder Rechtsklick auf die Karte) und wählen Close installation. Sie wandert in die Spalte Completed; ihre restlichen Aufgaben bleiben unverändert.
Eine abgeschlossene Einrichtung lässt sich auf dieselbe Weise mit Reopen installation wieder öffnen: Sie kehrt in die Spalte ihrer aktuellen Phase zurück.
Diese Aktionen sind Benutzern vorbehalten, die Einrichtungen bearbeiten dürfen.
Das Board filtern
Mit der Schaltfläche Filters zeigen Sie nur:
- bestimmte Einrichtungskategorien (z. B. nur 3CX-Bereitstellungen oder ohne Schulungen);
- Einrichtungen mit mindestens einer Aufgabe, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen ist, etwa Ihrem Team.
Ihre Filter werden für die Dauer Ihrer Sitzung gespeichert: Eine Teamleitung kommt direkt zur Ansicht ihres Teams zurück.
Planung
Die Planung zeigt die Auslastung jedes Teammitglieds, Tag für Tag, auf Basis der ihm zugewiesenen Einrichtungsaufgaben und ihres Fälligkeitsdatums.
Die Planung lesen
- Eine Zeile pro Teammitglied mit laufenden Aufgaben; neben dem Namen die geplanten Stunden im Zeitraum und die Kapazität (z. B. „26h / 40h").
- Jeder Tag ist in Einstunden-Slots unterteilt (standardmäßig 8). Jede Aufgabe belegt eine Höhe proportional zu ihrer geschätzten Dauer: 30 Minuten, 2 Stunden, ein ganzer Tag…
- Aufgaben sind nach ihrer Aufgabenkategorie eingefärbt. Sie zeigen ihren Titel und, wenn Platz ist, Kunde und Dauer. Fahren Sie mit der Maus über eine Aufgabe für Details; ein Klick öffnet sie.
- Erledigte Aufgaben erscheinen abgeblendet.
- Unter jedem Tag steht die Tagessumme (z. B. „5h / 8h"). Ein überbuchter Tag wird rot angezeigt, mit einer gestrichelten Linie an der Kapazitätsgrenze.
Navigieren und filtern
Mit den Pfeilen neben den Daten wechseln Sie von Woche zu Woche. Standardmäßig zeigt die Planung eine Woche von Montag bis Freitag.
Mit der Schaltfläche Filter wählen Sie:
- die anzuzeigenden Aufgabenkategorien;
- die anzuzeigenden Teammitglieder (zum Beispiel Ihr Team);
- die Anzahl der Wochen (bis zu 4);
- ob Wochenenden angezeigt werden.
Wie beim Statusboard werden Ihre Filter für die Dauer Ihrer Sitzung gespeichert. Reset & Close stellt die Standardansicht wieder her.
Tipp: Um einen freien Termin für einen neuen Einsatz zu finden, filtern Sie auf die betroffenen Techniker und zeigen zwei Wochen an: Wenig ausgelastete Tage fallen sofort auf.
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