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Abrechnung

Rechnungen verwalten

Rechnungen anzeigen, herunterladen, erneut senden und exportieren. Gutschriften verstehen und Abrechnungsfehler mit den drei verfügbaren Methoden korrigieren.

Rechnungen anzeigen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen in BlueRockTEL zu finden und anzuzeigen:

Über das Dokumentmenü

Navigieren Sie zu Hauptmenü → Dokumente → Rechnungen und wählen Sie den gewünschten Monat aus dem Dropdown. Dies zeigt alle in diesem Zeitraum erstellten Rechnungen mit sortierbaren Spalten und einem Suchfeld.

Für Vorschaurechnungen (vor der Produktion) navigieren Sie stattdessen zu Dokumente → Vorproduktion.

Aus einem Kundendatensatz

Öffnen Sie einen beliebigen Kundendatensatz, um die letzten 5 Rechnungen direkt auf der Seite angezeigt zu sehen. Ein Link darunter führt Sie zur vollständigen Rechnungshistorie für diesen Kunden.

Rechnungsdetails anzeigen

Klicken Sie auf eine Rechnungsnummer, um die vollständige Rechnung in einem neuen Browserfenster zu öffnen. Um die detaillierte Verbrauchsaufschlüsselung einer Telekommunikationsrechnung anzuzeigen, klicken Sie auf das Vier-Kacheln-Symbol neben der Rechnung — dies öffnet die Verbrauchsdatei, die einzelne Gesprächsdatensätze und ihre berechneten Kosten zeigt.

Rechnungen erneut senden

Manchmal müssen Sie eine Rechnung erneut senden — zum Beispiel wenn ein Kunde die E-Mail verloren hat oder sich ein Kontakt geändert hat.

  1. Finden Sie die Rechnung in der Rechnungsliste
  2. Klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol, um sie manuell zu senden

Die Rechnungs-E-Mail wird an alle Kontakte im Kundendatensatz gesendet, die als "Rechnungsempfänger" markiert sind. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Kontakte dieses Kennzeichen aktiviert haben, bevor Sie erneut senden.

Weitere verfügbare Aktionen für jede Rechnung:

  • Gebogener Pfeil-Symbol — Rechnungs-PDF neu generieren (nützlich, wenn Sie das Unternehmenslogo aktualisiert oder eine Kundenadresse korrigiert haben)
  • Blaues Zahlen-Badge — zeigt an, wie oft diese Rechnung generiert wurde, sodass Sie den Regenerierungsverlauf verfolgen können

Gutschriften

Wenn Sie einen Abrechnungsfehler korrigieren, eine teilweise Erstattung ausstellen oder eine Rechnung vollständig stornieren müssen, bietet BlueRockTEL drei Methoden. Wählen Sie die Methode, die Ihrer Situation entspricht.

Methode A: Vollständige Rechnungsstornierung

Verwenden Sie diese Methode, wenn die gesamte Rechnung falsch ist und storniert werden muss.

  1. Navigieren Sie zu Hauptmenü → Tools → Gutschrift-Rechnung
  2. Geben Sie die Rechnungsnummer ein, die Sie stornieren möchten
  3. Geben Sie einen Grund für die Stornierung an
  4. Bestätigen

Dies generiert eine Gutschrift für den vollen Rechnungsbetrag und verknüpft sie mit der ursprünglichen Rechnung.

Methode B: Teilgutschrift über Proforma

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie schnell einen bestimmten Betrag gutschreiben müssen, ohne auf den nächsten Abrechnungszyklus warten zu müssen.

  1. Öffnen Sie den Kundendatensatz
  2. Gehen Sie zum Abschnitt Proforma-Rechnungen
  3. Fügen Sie Positionen mit einem Minuszeichen für die Gutschriftbeträge hinzu (z. B. "-50,00")
  4. Speichern Sie die Proforma

Die Proforma-Rechnung wird sofort erstellt — kein Produktionslauf ist erforderlich. Sie müssen sie jedoch manuell an den Kunden senden, da Proformas nicht in die automatisierte E-Mail-Zustellung einbezogen werden.

Hinweis: Methode B ist der schnellste Weg, eine Teilgutschrift auszustellen. Verwenden Sie sie, wenn ein Kunde auf eine Korrektur wartet und Sie nicht auf den nächsten Abrechnungszyklus warten können.

Methode C: Gutschrift-Artikel (automatisiert)

Verwenden Sie diese Methode, wenn die Gutschrift bis zum nächsten Abrechnungszyklus warten kann und Sie möchten, dass sie automatisch verarbeitet wird.

  1. Erstellen Sie einen dedizierten "Gutschrift"-Artikel in Ihrem Katalog (oder verwenden Sie einen bestehenden)
  2. Fügen Sie ihn im Kundensordner im Abschnitt Einmalige Abrechnung hinzu
  3. Geben Sie die Gutschrift als negativen Betrag ein
  4. Beim nächsten Abrechnungszyklus wird die Gutschrift automatisch generiert und im Kundenportal hinterlegt

Wichtig: Nachdem der Abrechnungszyklus die Gutschrift verarbeitet hat, denken Sie daran, den Gutschrift-Artikel im Ordner zu deaktivieren. Andernfalls wird er im nächsten Zyklus erneut abgerechnet.

Diese Methode ist langsamer als Methode B, aber vollständig automatisiert — kein manueller Versand erforderlich.

Rechnungen exportieren

BlueRockTEL bietet je nach Bedarf mehrere Möglichkeiten zum Exportieren von Rechnungen.

Export nach Monat

Navigieren Sie zu Dokumente → Rechnungen, wählen Sie den Monat aus dem Dropdown und verwenden Sie die Exportoption, um die Rechnungsliste herunterzuladen.

Massen-PDF-Download

  1. Navigieren Sie zu Dokumente → Gruppierten Rechnungsdruck
  2. Wählen Sie den Datumsbereich
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten
  4. Ein einzelnes PDF, das alle Rechnungen für den ausgewählten Zeitraum enthält, öffnet sich in Ihrem Browser

Export über SFTP

Für automatisierte oder Massen-Downloads:

  1. Klicken Sie auf Ihren Namen (oben rechts) → Info
  2. Kopieren Sie die auf der Seite angezeigten SFTP-Zugangsdaten (Port 22)
  3. Verbinden Sie sich mit einem SFTP-Client wie FileZilla
  4. Navigieren Sie zum Ordner Produktion → wählen Sie den Monat → invoices-pdf

Der SFTP-Server enthält auch Rechnungen im .json und .xml (UBL)-Format, nützlich für automatisierte Buchhaltungsintegrationen.

Excel-Export

  1. Navigieren Sie zu Dokumente → Rechnungsexport
  2. Wählen Sie den Datumsbereich
  3. Klicken Sie auf Exportieren

Dies generiert eine Tabellenkalkulation mit allen Rechnungsdaten für den ausgewählten Zeitraum.

Buchhaltungsexport

So generieren Sie formatierte Dateien für den Import in Ihre Buchhaltungssoftware:

  1. Navigieren Sie zu Hauptmenü → Buchhaltung → Buchhaltungsexporte
  2. Wählen Sie den Datumsbereich
  3. Wählen Sie das Exportformat aus, das Ihrer Buchhaltungssoftware entspricht
  4. Klicken Sie auf Planen

Der Exportbericht wird Ihnen per E-Mail zugesendet, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Mehrere Formate stehen zur Verfügung, um verschiedene Buchhaltungspakete zu unterstützen.

Nächste Schritte

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