Zum Hauptinhalt springen
Abrechnung

Zahlungen & Einzug

Zahlungsstatus von Rechnungen verfolgen, SEPA-Lastschriftdateien generieren, Teilzahlungen verwalten und Forderungsmanagement-Workflows abwickeln.

Zahlungsstatus von Rechnungen

Jede Rechnung in BlueRockTEL hat einen Zahlungsstatus, den Sie verfolgen und aktualisieren können.

So zeigen Sie den Zahlungsstatus einer Rechnung an und ändern ihn:

  1. Öffnen Sie den Kundendatensatz — die letzten 5 Rechnungen werden direkt auf der Seite angezeigt
  2. Klicken Sie auf "Abrechnung" neben der Rechnung, die Sie aktualisieren möchten
  3. Ändern Sie den Status nach Bedarf

Der Standardstatus für eine neu erstellte Rechnung ist "Fälligkeitsdatum beglichen" (bezahlt). Sie können diesen ändern, um die tatsächliche Zahlungssituation widerzuspiegeln.

SEPA-Lastschrift

SEPA-Lastschrift ermöglicht es Ihnen, Zahlungen automatisch von den Bankkonten Ihrer Kunden einzuziehen. BlueRockTEL generiert die XML-Datei, die Sie bei Ihrer Bank einreichen.

Voraussetzungen

Bevor Sie SEPA-Dateien generieren können, müssen vier Dinge vorhanden sein:

  1. Ihre eigenen Bankdaten — konfigurieren Sie Ihre IBAN, BIC und SEPA-Gläubiger-ID unter Ihrem Namen → Organisation
  2. Kundenbankdaten — jeder Kunde muss mindestens eine IBAN in seinem Datensatz eingetragen haben, zusammen mit BIC, Mandats-ID und Mandatsunterschriftsdatum
  3. Aktiver Ordner — der Ordnerstatus muss auf "Aktiv" gesetzt sein
  4. Lastschrift als Zahlungsmethode — die Zahlungsmethode des Ordners muss auf "Lastschrift" (prelevement bancaire) gesetzt sein

Wichtig: Wenn eine dieser Voraussetzungen fehlt, erscheinen die Rechnungen des Kunden nicht im SEPA-Lastschriftvorbereitungsbildschirm. Dies ist die häufigste Ursache für "fehlende Rechnungen" bei der Generierung von SEPA-Dateien.

Eine SEPA-Datei generieren

  1. Navigieren Sie zu Hauptmenü → Tools → SEPA-Lastschriften
  2. Klicken Sie auf "Neue Lastschrift vorbereiten"
  3. Legen Sie ein zukünftiges Zahlungsdatum fest (dies ist obligatorisch — Ihre Bank verlangt ein Datum in der Zukunft)
  4. Überprüfen Sie die Liste der Rechnungen — markieren oder demarkieren Sie einzelne Rechnungen zum Ein- oder Ausschluss
  5. Klicken Sie auf "SEPA-Datei erstellen"

Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, erhalten Sie zwei E-Mails:

  • Eine .csv-Datei — eine für Menschen lesbare Zusammenfassung zur Überprüfung
  • Eine .xml-Datei — die SEPA-konforme Datei, die Sie an Ihre Bank senden

Hinweis: Öffnen und überprüfen Sie immer die .csv-Datei, bevor Sie die .xml an Ihre Bank senden. Überprüfen Sie, ob Beträge, Kundennamen und IBANs korrekt sind. Dieser einfache Schritt verhindert kostspielige Fehler.

Fehlerbehebung bei SEPA-Lastschriften

Rechnungen fehlen in der Liste?

  • Überprüfen Sie, ob die Zahlungsmethode des Ordners auf "Lastschrift" eingestellt ist
  • Prüfen Sie, ob der Kundendatensatz eine gültige IBAN enthält
  • Bestätigen Sie, dass der Ordnerstatus "Aktiv" ist

Zu viele Rechnungen erscheinen?

  • Überprüfen und bereinigen Sie Forderungsmanagement-Status — Rechnungen mit ungelösten Status können aus früheren Perioden übertragen werden

Nachdem eine SEPA-Lastschrift abgeschlossen ist, werden die enthaltenen Rechnungen automatisch auf den Status "Beglichen" geändert.

GoCardless-Integration

Wenn Sie GoCardless für die Lastschrifteinziehung verwenden:

  1. Öffnen Sie den Kundendatensatz
  2. Navigieren Sie zum Abschnitt GoCardless-Mandate
  3. Geben Sie die Mandatsdaten ein
  4. Exportieren Sie die Mandatsdatei und laden Sie sie auf die GoCardless-Plattform hoch

Dies ermöglicht es Ihnen, GoCardless-Mandate neben Ihrem Standard-SEPA-Workflow zu verwalten.

Forderungsmanagement

BlueRockTEL enthält einen integrierten Forderungsmanagement-Tracker, der Ihnen bei der Verwaltung unbezahlter und teilweise bezahlter Rechnungen hilft.

Zugriff auf das Forderungsmanagement

Navigieren Sie zu Hauptmenü → Buchhaltung → Forderungsmanagement. Dieser Bildschirm listet alle Rechnungen mit einem anderen Status als "Beglichen" auf und gibt Ihnen eine einheitliche Übersicht aller offenen Beträge.

Eine Rechnung verwalten

Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol neben einer Rechnung, um die Forderungsverwaltungsansicht zu öffnen:

  • Teilzahlungen eingeben, wenn sie schrittweise eingehen — das System verfolgt den verbleibenden Saldo automatisch
  • Verwenden Sie das Kommentarfeld, um Notizen zu Kundenkommunikation, Zahlungsversprechen oder Streitdetails festzuhalten
  • Klicken Sie auf "Mehr Details anzeigen", um auf die vollständige Vorfallverwaltungsoberfläche zuzugreifen, wo Sie Eskalationsschritte verfolgen können

Hinweis: Der Forderungsmanagement-Bildschirm ist ein Arbeitswerkzeug, nicht nur ein Bericht. Halten Sie ihn regelmäßig aktuell, damit Ihre SEPA-Lastschriften und Finanzberichte den tatsächlichen Stand Ihrer Forderungen widerspiegeln.

Zahlungsfristen

BlueRockTEL ermöglicht die Konfiguration von Zahlungsbedingungen auf zwei Ebenen:

Globale Einstellung

  1. Klicken Sie auf Ihren Namen (oben rechts) → Organisation
  2. Legen Sie das Feld "Zahlungsziel (Netto-Tage)" fest
  3. Wählen Sie, ob das Fälligkeitsdatum auf das Monatsende oder einen festen Tag fällt

Diese Standardeinstellung gilt für alle Rechnungen, sofern sie nicht auf Ordnerebene überschrieben wird.

Ordner-Ebenen-Überschreibung

  1. Öffnen Sie den Ordner und klicken Sie auf Bearbeiten
  2. Gehen Sie zum Abschnitt "Zahlung und Saldo"
  3. Geben Sie die Anzahl der Tage im Feld Tage ein
  4. Wählen Sie Monatsende oder festen Tag

Hinweis: Einstellungen auf Ordnerebene überschreiben immer die globale Standardeinstellung. Verwenden Sie dies, um spezifische Zahlungsbedingungen für Schlüsselkunden anzubieten, ohne Ihre Standardbedingungen für alle anderen zu ändern.

Nächste Schritte

Weiter Kundenportal