Kundenportal

Portal-Übersicht

Jede BlueRockTEL-Instanz verfügt über ein dediziertes Kundenportal ohne Aufpreis. Das Portal ist eine separate Benutzeroberfläche, über die Ihre Kunden:

• Ihre Rechnungen einsehen und herunterladen können
• Auf Verbrauchsdateien zugreifen können
• Gemeinsam genutzte Dokumente durchsuchen können
• Support-Tickets erstellen und verfolgen können (wenn Ticketing aktiviert ist)

Das Portal zeigt Ihr Logo, verwendet Ihre Unternehmens-Subdomain und spiegelt jedes benutzerdefinierte Branding wider, das Sie in BlueRockTEL konfiguriert haben.

Portal-URL

Auf Ihr Kundenportal kann zugegriffen werden unter:

https://ihrunternehmen-clients.bluerocktel.net/login

Hinweis: Um schnell zwischen Ihrer Admin-Oberfläche und dem Kundenportal zu wechseln, ersetzen Sie einfach -admin durch -clients in der URL. Beispielsweise wird ihrunternehmen-admin.bluerocktel.net zu ihrunternehmen-clients.bluerocktel.net.

Kundenzugang einrichten

Bevor sich ein Kunde anmelden kann, müssen Sie seinen Kontaktdatensatz in BlueRockTEL konfigurieren.

1. Öffnen Sie den Kundendatensatz und navigieren Sie zu den Kontaktdetails
2. Stellen Sie sicher, dass der Kontakt als Aktiv markiert ist
3. Aktivieren Sie Kundenportal-Zugang, um Anmelderechte zu gewähren
4. Aktivieren Sie optional Kundenportal: Admin, wenn der Kontakt vollständigen Portalzugang haben soll (lassen Sie dies deaktiviert, wenn er nur auf Support-Funktionen zugreifen soll)
5. Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse im Kontaktdatensatz genau mit der übereinstimmt, die der Kunde zur Anmeldung verwenden wird

Wichtig: Das Klicken auf "Aktualisieren" bei einem Kontakt mit aktiviertem Portalzugang kann eine automatische Willkommens-E-Mail an den Kunden auslösen. Wenn Sie bei der ersten Bereitstellung mehrere Kontakte einrichten, wenden Sie sich vor dem Speichern an das BlueRockTEL-Team, um das Versenden vorzeitiger Benachrichtigungen zu vermeiden.

Erster Verbindungsprozess

Sobald ein Kontakt für den Portalzugang konfiguriert ist, funktioniert seine erste Anmeldung wie folgt:

1. Der Kunde erhält entweder die automatische Willkommens-E-Mail oder navigiert zur Portal-Anmeldeseite und klickt auf den Link "Erste Verbindung"
2. Er gibt die mit seinem Kontaktdatensatz verknüpfte E-Mail-Adresse ein
3. Eine E-Mail wird von postmaster@bluerocktel.net mit dem Betreff "Reset Password Notification" gesendet
4. Der Kunde klickt auf den Link "Neues Passwort erstellen" in dieser E-Mail
5. Ein neuer Browser-Tab öffnet sich, wo er sein gewähltes Passwort zweimal eingibt
6. Er kehrt zur Portal-Anmeldeseite zurück und meldet sich mit seiner E-Mail und seinem neuen Passwort an

Testen mit Identitätswechsel

Bevor Sie einem Kunden Zugang gewähren, sollten Sie überprüfen, was er sehen wird. BlueRockTEL bietet eine Identitätswechsel-Funktion, mit der Sie das Portal genau so anzeigen können, wie es ein bestimmter Kunde sehen würde.

1. Melden Sie sich mit Ihren eigenen Zugangsdaten beim Kundenportal an
2. Klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts und wählen Sie "Identitätswechsel"
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden ein
4. Klicken Sie auf "Identitätswechsel"

Sie sehen jetzt das Portal so, wie dieser Kunde es sieht. Alles, was Sie sehen — Rechnungen, Dokumente, Tickets — ist genau das, was er nach der Anmeldung sehen würde.

Hinweis: Testen Sie immer mit Identitätswechsel, bevor Sie einem neuen Kunden Portalzugang gewähren. So können Sie bestätigen, dass Rechnungen, Dokumente und andere Daten korrekt erscheinen.

Was Kunden sehen

Rechnungen

Rechnungen werden automatisch im Portal sichtbar, sobald die Abrechnung durchgeführt und die Benachrichtigung gesendet wurde. Von Ihrer Seite ist keine manuelle Aktion erforderlich.

Verbrauchsdateien

Wenn konfiguriert, werden Verbrauchsdateien zusammen mit Rechnungen gesendet und erscheinen gleichzeitig im Portal.

Gemeinsam genutzte Dokumente

Wenn Sie ein Dokument in den Kundendatensatz hochladen, aktivieren Sie "Mit Kunde geteilt", um es im Portal sichtbar zu machen.

Hinweis: Das Hochladen eines neuen Dokuments benachrichtigt den Kunden nicht automatisch. Wenn Sie möchten, dass er es umgehend sieht, informieren Sie ihn separat.

Support-Tickets

Wenn Ticketing für Ihre Instanz aktiviert ist, können Kunden neue Support-Tickets erstellen und den Status bestehender direkt vom Portal aus verfolgen.

Kontrolle der Verbrauchsdatei-Freigabe

Standardmäßig werden Verbrauchsdateien zusammen mit den Rechnungen mit Kunden geteilt. Um dies für einen bestimmten Ordner zu deaktivieren:

1. Öffnen Sie den Ordner und klicken Sie auf Bearbeiten
2. Navigieren Sie zum Abschnitt Zahlung und Saldo
3. Deaktivieren Sie "Verbrauchsbericht senden"
4. Speichern

Die Verbrauchsberichte dieses Ordners sind für den Kunden im Portal nicht mehr sichtbar.

E-Mail-Zustellungsprobleme

Einige Client-E-Mail-Server können E-Mails von BlueRockTEL stillschweigend herausfiltern, ohne sie auch nur in den Spam zu liefern. Wenn ein Kunde berichtet, keine Portal-E-Mails zu erhalten:

• Bitten Sie den Kunden, seine Spam- und Junk-Ordner zu überprüfen
• Überprüfen Sie die E-Mail-Server-Konfiguration des Kunden, um sicherzustellen, dass postmaster@bluerocktel.net nicht blockiert ist
• Versuchen Sie, eine alternative E-Mail-Adresse für den Kontakt zu verwenden
• Als Umgehungslösung erstellen Sie eine Relay-E-Mail-Adresse, die an die ursprüngliche Adresse des Kunden weiterleitet

Wichtig: Zwei verschiedene Portale

Beachten Sie, dass es zwei verschiedene Portale gibt:

Wichtig: Teilen Sie die URL des BlueRockTEL-Kommunikationsportals (clients.bluerocktel.net) niemals mit Ihren Kunden. Sie sollten immer nur Ihre Instanz-Portal-URL verwenden.

Fehlerbehebungs-Checkliste

Wenn ein Kunde nicht auf das Portal zugreifen kann, arbeiten Sie diese Schritte der Reihe nach durch:

1. Spam-Ordner — Hat der Kunde die Spam- und Junk-Ordner nach der Passwort-E-Mail durchsucht?
2. E-Mail-Übereinstimmung — Stimmt die E-Mail-Adresse im Kontaktdatensatz genau mit dem überein, was der Kunde auf der Anmeldeseite eingibt?
3. Kontaktkonfiguration — Ist der Kontakt sowohl als Aktiv als auch als Kundenportal-Zugang markiert?
4. Korrekte URL — Verwendet der Kunde Ihre Instanz-Portal-URL (nicht das BlueRockTEL-Kommunikationsportal)?
5. Identitätswechsel-Test — Melden Sie sich an und wechseln Sie die Identität des Kunden, um zu überprüfen, ob sein Konto von Ihrer Seite aus funktioniert
6. Alternative Wiederherstellung — Wenn weiterhin Probleme bestehen, lassen Sie den Kunden den "Passwort vergessen"-Ablauf auf der Anmeldeseite ausprobieren, oder konfigurieren Sie eine alternative E-Mail-Adresse in seinem Kontaktdatensatz