Kunden & Interessenten

Einen Kunden oder Interessenten erstellen

So erstellen Sie einen neuen Kunden- oder Interessentendatensatz:

1. Navigieren Sie zu Kunden oder Interessenten in der linken Seitenleiste
2. Klicken Sie auf Hinzufügen
3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus (mit einem Sternchen * markiert)
4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Nur die mit einem Sternchen markierten Felder sind Pflichtfelder. Sie können den Datensatz mit minimalen Informationen speichern und später zurückkehren, um den Rest zu vervollständigen. Lassen Sie fehlende Details Sie nicht davon abhalten, den Datensatz zu erstellen.

Kaufmännische Informationen

Der Kundendatensatz enthält einen Abschnitt Kaufmännische Informationen mit zwei wichtigen Kontrollkästchen:

• Rechnungen zusammenfassen: Wenn aktiviert, konsolidiert BlueRockTEL alle Ordner dieses Kunden in einer einzigen Rechnung pro Abrechnungszeitraum. Dies ist nützlich für Kunden, die mehrere Dienste haben, aber eine einheitliche Rechnung erhalten möchten.
• Mehrwertsteuerpflichtig: Wenn aktiviert, wird der aktuelle Steuersatz automatisch auf alle abgerechneten Artikel für diesen Kunden angewendet. Deaktivieren Sie dies nur für Kunden, die von der Mehrwertsteuer befreit sind.

In Oryn zeigt der Reiter Overview des Datensatzes außerdem den Tätigkeitscode (NAF/APE) neben Registrierungs- und USt-Nummer. Ist er nicht erfasst, erinnert „Not filled“ daran, ihn zu ergänzen.

Die Kundenliste exportieren

Die Schaltfläche Export der Kundenliste exportiert die aktuelle Ansicht mit ihren Filtern: Filtern Sie die Liste zuerst (zum Beispiel nach Vertriebsmitarbeiter oder Status) und exportieren Sie dann. Die Ordnerliste funktioniert genauso.

Kontakte verwalten

Jeder Kunde oder Interessent kann einen oder mehrere Kontakte haben. Um einen Kontakt hinzuzufügen, öffnen Sie den Kundendatensatz und navigieren Sie zum Abschnitt Kontakte.

Für jeden Kontakt können Sie folgende Optionen festlegen:

• Aktiv: Nur aktive Kontakte erscheinen in Auswahllisten und erhalten Mitteilungen
• Rechnungsempfänger: Dieser Kontakt erhält Rechnungen per E-Mail
• Kundenportal-Zugang: Dieser Kontakt kann sich im Kundenportal anmelden, um Rechnungen, Dienste und offene Support-Tickets einzusehen

Hinweis: Sie können verschiedenen Kontakten verschiedene Rollen zuweisen. Zum Beispiel könnte ein technischer Kontakt Portalzugang für den Support haben, während der Finanzkontakt als Rechnungsempfänger festgelegt ist.

Kontaktfunktionen (z. B. "Technisch", "Abrechnung", "Geschäftsführung") können unter Konfiguration --> Funktionen in der linken Seitenleiste konfiguriert werden.

Zahlungsmethoden

BlueRockTEL unterstützt verschiedene Methoden zur Zahlungseinziehung. Bevor Sie Kundenzahlungsmethoden konfigurieren, stellen Sie sicher, dass die Bankdaten Ihres eigenen Unternehmens eingerichtet sind.

Wichtig: Sie müssen die IBAN, BIC und SEPA-Gläubiger-ID Ihres Unternehmens unter Ihrem Namen (oben rechts) --> Organisation konfigurieren, bevor Sie Kundenzahlungsmethoden einrichten oder SEPA-Inkassodateien generieren können.

Kundenbankdaten erfassen

Navigieren Sie im Kundendatensatz zum Abschnitt Zahlungsmodalitäten, um Folgendes einzugeben:

• IBAN: Die Bankkontonummer des Kunden für SEPA-Lastschrift
• GoCardless-Mandatsdaten: Wenn Sie GoCardless für die Zahlungseinziehung verwenden, geben Sie hier die Mandatsreferenz ein

Zahlungsmethoden können auch auf Ordnerebene angepasst werden. Dies ist nützlich, wenn ein Kunde unterschiedliche Zahlungsmethoden für verschiedene Dienste hat, zum Beispiel ein Ordner per Lastschrift und ein anderer per Banküberweisung.

Rechnungszustellungsmethoden

Die Einreichungsmethode legen Sie im Abschnitt Zahlungsmodalitäten der Kundenakte fest. Jeder Kunde hat genau eine.

Die Einrichtung von Dépôt électronique (Peppol / Super PDP) ist in der Dokumentation zur elektronischen Rechnungsstellung beschrieben.

Niederlassung

In der Kundenakte legt Ajouter un établissement (Niederlassung hinzufügen) eine Niederlassung an. Rechercher une entreprise pour remplir le formulaire (Unternehmen suchen, um das Formular auszufüllen) findet das Unternehmen anhand des Namens oder der SIRET und füllt das Formular vor. Prüfen Sie anschließend Nom de l'établissement (Name der Niederlassung), Numéro d'enregistrement (SIRET) (Registrierungsnummer) und die Adresse: Adresse ligne 1, Adresse ligne 2, Code postal, Ville, Pays (Adresszeile 1, Adresszeile 2, Postleitzahl, Ort, Land).

Der Block Facturation électronique (Elektronische Rechnungsstellung; « Configuration du réseau Peppol / PPF pour cet établissement », Einrichtung des Peppol-/PPF-Netzwerks für diese Niederlassung) steuert den elektronischen Versand dieser Niederlassung. Aktivieren Sie den Schalter — er zeigt Facturation électronique inactive (Elektronische Rechnungsstellung inaktiv), solange er aus ist. Réseau de facturation électronique (Netzwerk der elektronischen Rechnungsstellung) hat zwei Optionen: Peppol (europäisches Netzwerk) und PPF (Portail Public de Facturation) (nur Frankreich). Jede Niederlassung verwendet eine davon. Tragen Sie die Identifiant de facturation électronique (Kennung der elektronischen Rechnungsstellung) ein oder prüfen Sie sie. Bei Peppol beginnt sie mit einem Länderpräfix, zum Beispiel 0225 in 0225:123456789. Die Suche nach Name oder SIRET findet sie im Prinzip; andernfalls teilt der Kunde sie Ihnen mit, oder Sie schlagen sie im annuaire Chorus Pro (Chorus-Pro-Verzeichnis) nach. Klicken Sie auf Enregistrer (Speichern).

Ein Kunde kann mehrere Niederlassungen haben. Jeder Ordner gibt an, welche verwendet wird. Die Einzelheiten stehen in der Dokumentation zur elektronischen Rechnungsstellung.

Notizen und Aktionen

BlueRockTEL bietet zwei Werkzeuge für die Teamzusammenarbeit bei Kundendatensätzen: Notizen und Aktionen.

Notizen

Notizen sind dauerhaft auf der Kundenseite sichtbar. Verwenden Sie sie für:

• Wichtige Erinnerungen zu den Vorlieben oder Anforderungen dieses Kunden
• Historischen Kontext, den jedes Teammitglied sehen sollte, wenn es diesen Datensatz öffnet
• Warnungen oder besondere Anweisungen (z. B. "CFO immer bei Rechnungen in Kopie setzen")

Notizen bleiben für jeden sichtbar, der den Kundendatensatz öffnet.

Aktionen

Aktionen sind zukunftsdatierte Aufgaben, die Teammitgliedern zugewiesen werden. Verwenden Sie sie für:

• Planung eines Nachfolgeanrufs oder Meetings
• Erinnerung an einen Kollegen, ein Dokument zu senden
• Verfolgung einer ausstehenden Entscheidung des Kunden

Um eine Aktion zu erstellen, öffnen Sie den Kundendatensatz und klicken Sie auf Aktion hinzufügen. Legen Sie das Fälligkeitsdatum, den zugewiesenen Teammitglied und die Beschreibung fest.

In Oryn kann eine Notiz auch eine Aufgabe erstellen: Aktivieren Sie beim Erfassen der Notiz Create task und legen Sie Titel, Fälligkeitsdatum und Verantwortlichen fest. Die Beschreibung der Aufgabe ist optional: Bleibt sie leer, wird der Text der Notiz übernommen.

Hinweis: Sie können alle Aktionen für alle Kunden aus dem Hauptmenü unter Ereignisse --> Aktionen anzeigen. Dies gibt Ihnen eine konsolidierte Aufgabenliste mit Kalendernavigation, sodass nichts durch die Maschen fällt.

Interessenten in Kunden umwandeln

Wenn ein Interessent zum zahlenden Kunden wird, müssen Sie ihn in einen Kundendatensatz umwandeln. BlueRockTEL bietet zwei Ansätze:

Manuelle Umwandlung

1. Öffnen Sie den Interessentendatensatz
2. Klicken Sie auf In Kunden umwandeln
3. Die Informationen des Interessenten (Unternehmensname, Kontakte, Notizen) werden in den neuen Kundendatensatz übernommen

Automatische Umwandlung mit Standard-Installationen

Wenn Ihre Organisation das Modul Standard-Installationen verwendet (konfiguriert unter Konfiguration --> Standard-Installationen), kann die Umwandlung von Interessenten in Kunden automatisch erfolgen, wenn ein Ordner aktiviert wird. Dies ist Teil einer umfassenderen Workflow-Automatisierung, siehe Angebote & Vertriebspipeline für Details.