Kunden & Interessenten
Erstellen Sie Kunden- und Interessentendatensätze, verwalten Sie Kontakte, konfigurieren Sie Zahlungsmethoden, richten Sie die Rechnungszustellung ein und nutzen Sie Notizen und Aktionen für die Teamzusammenarbeit.
Einen Kunden oder Interessenten erstellen
So erstellen Sie einen neuen Kunden- oder Interessentendatensatz:
- Navigieren Sie zu Kunden oder Interessenten in der linken Seitenleiste
- Klicken Sie auf Hinzufügen
- Füllen Sie die Pflichtfelder aus (mit einem Sternchen * markiert)
- Klicken Sie auf Speichern
Hinweis: Nur die mit einem Sternchen markierten Felder sind Pflichtfelder. Sie können den Datensatz mit minimalen Informationen speichern und später zurückkehren, um den Rest zu vervollständigen. Lassen Sie fehlende Details Sie nicht davon abhalten, den Datensatz zu erstellen.
Kaufmännische Informationen
Der Kundendatensatz enthält einen Abschnitt Kaufmännische Informationen mit zwei wichtigen Kontrollkästchen:
- Rechnungen zusammenfassen — Wenn aktiviert, konsolidiert BlueRockTEL alle Ordner dieses Kunden in einer einzigen Rechnung pro Abrechnungszeitraum. Dies ist nützlich für Kunden, die mehrere Dienste haben, aber eine einheitliche Rechnung erhalten möchten.
- Mehrwertsteuerpflichtig — Wenn aktiviert, wird der aktuelle Steuersatz automatisch auf alle abgerechneten Artikel für diesen Kunden angewendet. Deaktivieren Sie dies nur für Kunden, die von der Mehrwertsteuer befreit sind.
Kontakte verwalten
Jeder Kunde oder Interessent kann einen oder mehrere Kontakte haben. Um einen Kontakt hinzuzufügen, öffnen Sie den Kundendatensatz und navigieren Sie zum Abschnitt Kontakte.
Für jeden Kontakt können Sie folgende Optionen festlegen:
- Aktiv — Nur aktive Kontakte erscheinen in Auswahllisten und erhalten Mitteilungen
- Rechnungsempfänger — Dieser Kontakt erhält Rechnungen per E-Mail
- Kundenportal-Zugang — Dieser Kontakt kann sich im Kundenportal anmelden, um Rechnungen, Dienste und offene Support-Tickets einzusehen
Hinweis: Sie können verschiedenen Kontakten verschiedene Rollen zuweisen. Zum Beispiel könnte ein technischer Kontakt Portalzugang für den Support haben, während der Finanzkontakt als Rechnungsempfänger festgelegt ist.
Kontaktfunktionen (z. B. "Technisch", "Abrechnung", "Geschäftsführung") können unter Konfiguration --> Funktionen in der linken Seitenleiste konfiguriert werden.
Zahlungsmethoden
BlueRockTEL unterstützt verschiedene Methoden zur Zahlungseinziehung. Bevor Sie Kundenzahlungsmethoden konfigurieren, stellen Sie sicher, dass die Bankdaten Ihres eigenen Unternehmens eingerichtet sind.
Wichtig: Sie müssen die IBAN, BIC und SEPA-Gläubiger-ID Ihres Unternehmens unter Ihrem Namen (oben rechts) --> Organisation konfigurieren, bevor Sie Kundenzahlungsmethoden einrichten oder SEPA-Inkassodateien generieren können.
Kundenbankdaten erfassen
Navigieren Sie im Kundendatensatz zum Abschnitt Zahlung, um Folgendes einzugeben:
- IBAN — Die Bankkontonummer des Kunden für SEPA-Lastschrift
- GoCardless-Mandatsdaten — Wenn Sie GoCardless für die Zahlungseinziehung verwenden, geben Sie hier die Mandatsreferenz ein
Zahlungsmethoden können auch auf Ordnerebene angepasst werden. Dies ist nützlich, wenn ein Kunde unterschiedliche Zahlungsmethoden für verschiedene Dienste hat — zum Beispiel ein Ordner per Lastschrift und ein anderer per Banküberweisung.
Rechnungszustellungsmethoden
BlueRockTEL bietet verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen an Ihre Kunden zu liefern:
| Methode | Funktionsweise |
|---|---|
| E-Mail mit Anhang | Die Rechnung als PDF-Datei wird direkt an die E-Mail angehängt |
| Nur E-Mail-Benachrichtigung | Der Kunde erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und ruft die Rechnung vom Kundenportal ab |
| Chorus Pro | Generiert ein .tar.gz-Archiv mit XML-Dateien für die Rechnungsstellung an französische Behörden |
| GoCardless-Export | Generiert eine mit GoCardless-Zahlungsabwicklung kompatible Exportdatei |
Sie konfigurieren die Zustellungsmethode im Kundendatensatz. Die gewählte Methode gilt für alle für diesen Kunden generierten Rechnungen.
Notizen und Aktionen
BlueRockTEL bietet zwei Werkzeuge für die Teamzusammenarbeit bei Kundendatensätzen: Notizen und Aktionen.
Notizen
Notizen sind dauerhaft auf der Kundenseite sichtbar. Verwenden Sie sie für:
- Wichtige Erinnerungen zu den Vorlieben oder Anforderungen dieses Kunden
- Historischen Kontext, den jedes Teammitglied sehen sollte, wenn es diesen Datensatz öffnet
- Warnungen oder besondere Anweisungen (z. B. "CFO immer bei Rechnungen in Kopie setzen")
Notizen bleiben für jeden sichtbar, der den Kundendatensatz öffnet.
Aktionen
Aktionen sind zukunftsdatierte Aufgaben, die Teammitgliedern zugewiesen werden. Verwenden Sie sie für:
- Planung eines Nachfolgeanrufs oder Meetings
- Erinnerung an einen Kollegen, ein Dokument zu senden
- Verfolgung einer ausstehenden Entscheidung des Kunden
Um eine Aktion zu erstellen, öffnen Sie den Kundendatensatz und klicken Sie auf Aktion hinzufügen. Legen Sie das Fälligkeitsdatum, den zugewiesenen Teammitglied und die Beschreibung fest.
Hinweis: Sie können alle Aktionen für alle Kunden aus dem Hauptmenü unter Ereignisse --> Aktionen anzeigen. Dies gibt Ihnen eine konsolidierte Aufgabenliste mit Kalendernavigation, sodass nichts durch die Maschen fällt.
Interessenten in Kunden umwandeln
Wenn ein Interessent zum zahlenden Kunden wird, müssen Sie ihn in einen Kundendatensatz umwandeln. BlueRockTEL bietet zwei Ansätze:
Manuelle Umwandlung
- Öffnen Sie den Interessentendatensatz
- Klicken Sie auf In Kunden umwandeln
- Die Informationen des Interessenten (Unternehmensname, Kontakte, Notizen) werden in den neuen Kundendatensatz übernommen
Automatische Umwandlung mit Standard-Installationen
Wenn Ihre Organisation das Modul Standard-Installationen verwendet (konfiguriert unter Konfiguration --> Standard-Installationen), kann die Umwandlung von Interessenten in Kunden automatisch erfolgen, wenn ein Ordner aktiviert wird. Dies ist Teil einer umfassenderen Workflow-Automatisierung — siehe Angebote & Vertriebspipeline für Details.
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