Produktkatalog

Zugriff auf den Katalog

Ihr Produktkatalog ist die zentrale Liste aller Positionen, die Sie abrechnen — Abonnements, Hardware, Arbeit, Telekommunikationsdienste und mehr. Jeder Eintrag im Katalog wird als Artikel bezeichnet.

Navigieren Sie zu Konfiguration → Katalog, um Ihre Artikel anzuzeigen und zu verwalten. Standardmäßig enthält eine neue BlueRockTEL-Instanz eine Reihe von Beispielartikeln, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Löschen Sie alle, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Artikel klicken.

Artikel effizient erstellen

Sie werden Ihren Katalog im Laufe der Zeit aufbauen. Anstatt jeden Artikel von Grund auf zu erstellen, bietet BlueRockTEL einige Abkürzungen:

Einen vorhandenen Artikel duplizieren

Dies ist der schnellste Ansatz. Finden Sie einen Artikel, der dem benötigten ähnlich ist, duplizieren Sie ihn und ändern Sie dann die Bezeichnung, den Preis oder die Abrechnungsmethode nach Bedarf. Dadurch werden alle Konfigurationsoptionen korrekt übernommen.

Vorlagenartikel verwenden

Erstellen Sie einen oder mehrere Artikel mit dem Präfix "template" (oder "modele") für jeden gängigen Artikeltyp. Wenn Sie einen neuen Artikel benötigen, duplizieren Sie die entsprechende Vorlage und passen Sie die Details an. Dies spart Zeit und reduziert Konfigurationsfehler.

Suchen und sortieren

Verwenden Sie das Suchfeld oben im Katalog, um Artikel schnell zu finden. Klicken Sie auf einen beliebigen Spaltenheader, um die Liste zu sortieren — nützlich, wenn Sie Hunderte von Artikeln haben und einen nach Name, Familie oder Preis finden müssen.

Pflichtfelder

Jeder Artikel erfordert mindestens drei Felder, bevor er gespeichert werden kann:

1. Bezeichnung — der Artikelname, wie er auf Angeboten und Rechnungen erscheint
2. Steuersatz — der anwendbare Mehrwertsteuersatz
3. Familie / Unterfamilie — die Kategorie, zu der der Artikel gehört (siehe unten)

Familien und Unterfamilien

Familien gruppieren Ihre Artikel in logische Kategorien (z. B. "Telefonie", "Internet", "Hardware", "Arbeit"). Unterfamilien bieten eine zweite Organisationsebene innerhalb jeder Familie.

Um Familien zu konfigurieren, navigieren Sie zu Konfiguration → Artikel: Familien.

Hinweis: Konsultieren Sie Ihren Buchhalter zur Strukturierung von Familien und Unterfamilien. Diese entsprechen oft direkt Ihrem Kontenplan, sodass eine frühzeitige korrekte Einrichtung den Aufwand beim Buchhaltungsexport reduziert.

• Klicken Sie auf die Hamburger-Schaltfläche (drei horizontale Linien) neben einer Familie, um Unterfamilien darin zu erstellen
• Klicken Sie auf "+", um zusätzliche Familien auf der obersten Ebene hinzuzufügen
• Um einen Artikel in eine andere Familie zu verschieben, öffnen Sie die Bearbeitungsseite des Artikels und ändern Sie dort die Familienzuweisung

Aktivierung

Jeder Artikel hat ein Kontrollkästchen Aktivierung. Ein Artikel muss aktiviert werden, bevor er in Ordnern, Angeboten oder Rechnungen verwendet werden kann. Deaktivierte Artikel verbleiben zur Referenz im Katalog, können aber keinen neuen Ordnern hinzugefügt werden.

Abrechnungstyp

Jedem Artikel muss ein Abrechnungstyp zugewiesen werden:

• Einmalig (Initial) — einmalig abgerechnet, wenn der Dienst eingerichtet oder das Produkt geliefert wird. Wird für Einrichtungsgebühren, Hardware-Käufe, einmalige Arbeitsgebühren usw. verwendet.
• Wiederkehrend — wird bei jedem Abrechnungszyklus abgerechnet, solange der Dienst aktiv ist. Wird für Abonnements, monatliche Lizenzen und Telekommunikationsdienste verwendet, die CDR-basierte Verbrauchsabrechnung beinhalten.

Wichtig: Die korrekte Einstellung des Abrechnungstyps bei der Erstellung verhindert Fehler beim späteren Hinzufügen von Artikeln zu Ordnern. Ein als "Einmalig" konfigurierter Artikel wird nur einmal abgerechnet, auch wenn er sich in einem wiederkehrenden Abrechnungsbereich befindet.

Zu beachtende Regeln

Die Einhaltung einiger einfacher Regeln bewahrt Sie vor Abrechnungsfehlern:

• Ändern Sie niemals die Bezeichnung eines Artikels, nachdem er in einem Ordner verwendet wurde. Eine nachträgliche Änderung des Namens wirkt sich auf den Text aus, der auf allen vorhandenen Angeboten und Rechnungen angezeigt wird, die auf diesen Artikel verweisen. Wenn Sie einen anderen Namen benötigen, erstellen Sie stattdessen einen neuen Artikel.
• Preisänderungen werden nicht auf bestehende Ordner übertragen. Die Aktualisierung des Preises eines Artikels im Katalog betrifft nur zukünftige Verwendungen. Artikel, die bereits in Ordnern platziert sind, behalten den Preis bei, der zum Zeitpunkt ihrer Hinzufügung festgelegt wurde.
• Ändern Sie die Abrechnungsmethode bei CDR-bezogenen Artikeln nicht ohne Anleitung vom BlueRockTEL-Support. CDR-Artikel haben spezifische Bewertungskonfigurationen, die beschädigt werden können, wenn die Abrechnungsmethode geändert wird.

Interne Referenz

Das Feld Interne Referenz ermöglicht es Ihnen, ein Schlüsselwort oder einen Code hinzuzufügen, der in keinem kundenseitigen Dokument (Angebote, Rechnungen usw.) erscheint, aber im Katalog durchsuchbar ist. Verwenden Sie es, um Artikel mit einem internen Produktcode, einer Lieferantenreferenz oder einem Schlüsselwort zu kennzeichnen, das Ihrem Team hilft, den Artikel schnell zu finden.

Die "Refact"-Abrechnungsmethode

Für Telekommunikations-Reseller ist die Refact-Abrechnungsmethode besonders nützlich. Sie übernimmt die Abrechnungsformel des Lieferanten und fügt eine definierte Marge hinzu. Der Margenprozentsatz wird in den Ordnerparametern konfiguriert, sodass derselbe Katalogartikel je nach Ordner unterschiedliche Preise erzeugen kann.

Nächste Schritte

Sobald Ihr Katalog eingerichtet ist, sind Sie bereit, Ordner zu erstellen und mit der Abrechnung zu beginnen. Lesen Sie Ordner & Konfiguration, um zu erfahren, wie Sie Kundenordner mit Ihren Katalogartikeln erstellen.