Angebote & Vertriebspipeline

Wie Angebote in BlueRockTEL funktionieren

In BlueRockTEL werden Angebote nicht aus einem separaten CRM-Modul generiert. Stattdessen werden Angebote aus Ordnern generiert. Ein Ordner ist ein Abrechnungscontainer, der die Artikel (Produkte und Dienste) enthält, die einem Kunden oder Interessenten in Rechnung gestellt werden. Das bedeutet, dass dieselbe Datenstruktur, die für die Angebotsstellung verwendet wird, auch für die Abrechnung verwendet wird — keine doppelte Eingabe, keine Synchronisierungsprobleme.

Ein Angebot generieren

1. Erstellen Sie einen Ordner für den Interessenten (oder Kunden)
2. Fügen Sie Artikel aus Ihrem Produktkatalog zum Ordner hinzu — dies sind die Dienste und Produkte, die Sie vorschlagen
3. Klicken Sie auf Dokumente vorbereiten
4. Wählen Sie den Dokumenttyp:
   • Einfaches Angebot — ein unkomplizierter Preisvorschlag
   • Proforma — ein formelles Vorrechnungsdokument
   • Vertrag — enthält Ihre allgemeinen Verkaufsbedingungen

Hinweis: Wenn Sie "Als Vertrag anzeigen" oder "Als Vertrag senden" auswählen, hängt BlueRockTEL Ihre allgemeinen Verkaufsbedingungen automatisch an das Dokument an. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bedingungen unter Ihren Organisationseinstellungen konfiguriert sind, bevor Sie Verträge versenden.

Wie Artikel auf Angeboten erscheinen

BlueRockTEL sortiert und gruppiert Artikel auf dem Angebot automatisch nach Familien und Unterfamilien aus Ihrem Produktkatalog. Das bedeutet, dass Ihre Angebote eine saubere, professionelle Struktur haben, ohne manuelle Formatierung — VoIP-Leitungen werden zusammengruppiert, Internetdienste erscheinen in ihrem eigenen Bereich usw.

Vom Interessenten zum Kunden

Der typische Vertriebsablauf in BlueRockTEL folgt diesem Pfad:

1. Einen Interessentendatensatz erstellen mit Unternehmensdaten und Kontakten
2. Einen Ordner erstellen für den Interessenten und die vorgeschlagenen Artikel hinzufügen
3. Ein Angebot generieren aus dem Ordner und es an den Interessenten senden
4. Nachfassen mit dem Aktionensystem (siehe unten)
5. Wenn der Interessent akzeptiert, ihn in einen Kunden umwandeln und den Ordner aktivieren

Für Details zur Erstellung von Interessentendatensätzen und zum Umwandlungsprozess, siehe Kunden & Interessenten.

Das Aktionensystem

Aktionen sind das eingebaute Aufgaben- und Nachfolgesystem von BlueRockTEL. Sie helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Vertriebsaktivitäten zu behalten und sicherzustellen, dass keine Interaktion mit einem Interessenten oder Kunden vergessen wird.

Eine Aktion erstellen

1. Öffnen Sie einen Kunden- oder Interessentendatensatz
2. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen
3. Legen Sie das Fälligkeitsdatum fest — wann diese Aktion abgeschlossen sein sollte
4. Weisen Sie sie einem Teammitglied zu — sich selbst oder einem Kollegen
5. Fügen Sie eine Beschreibung dessen hinzu, was getan werden muss

Aktionen anzeigen und verwalten

Alle Aktionen für alle Kunden und Interessenten sind im Hauptmenü unter Ereignisse --> Aktionen zugänglich. Von dort aus können Sie:

• Nach Datum navigieren mit der Kalendernavigation
• Nach Zugewiesenem filtern, um Ihre eigenen Aufgaben oder die eines Kollegen zu sehen
• Aktionen als abgeschlossen markieren, wenn sie erledigt sind

Hinweis: Gewöhnen Sie sich daran, Ihre Aktionsliste zu Beginn jedes Tages zu überprüfen. So verpassen Sie nie einen Nachfolgeanruf, ein Angebot, das versendet werden muss, oder eine ausstehende Entscheidung eines Kunden.

Aktivitäten mit Notizen verfolgen

Zusätzlich zu Aktionen (bei denen es sich um zukunftsdatierte Aufgaben handelt) können Sie Notizen in Kunden- und Interessentendatensätzen verwenden, um vergangene Aktivitäten und wichtige Kontextinformationen festzuhalten. Notizen sind für alle Teammitglieder sichtbar, die den Datensatz öffnen, und eignen sich ideal für:

• Das Festhalten des Ergebnisses eines Telefongesprächs oder Meetings
• Das Vermerken der spezifischen Anforderungen oder Präferenzen eines Kunden
• Das Markieren wichtiger Kontextinformationen für Kollegen (z. B. "Interessent vergleicht uns mit Konkurrent X bezüglich des Preises")

Standard-Installationen (Workflow-Automatisierung)

Für Organisationen, die einem wiederholbaren Vertriebs-zu-Deployment-Prozess folgen, bietet BlueRockTEL das Modul Standard-Installationen. Dies ist eine optionale Funktion, die Schritte im Interessenten-zu-Kunden-Lebenszyklus automatisiert.

Standard-Installationen werden unter Konfiguration --> Standard-Installationen konfiguriert. Jede Standard-Installation definiert eine Abfolge automatisierter Aktionen, die ausgelöst werden, wenn ein Ordner aktiviert wird, wie z. B.:

• Automatische E-Mails an den Kunden senden (z. B. eine Willkommens-E-Mail, Onboarding-Anweisungen)
• Interne Memos an Teammitglieder senden (z. B. das technische Team benachrichtigen, die Bereitstellung vorzubereiten)
• Den Interessenten automatisch in einen Kunden umwandeln

Hinweis: Standard-Installationen sind optional und am besten für Organisationen geeignet, die einen klar definierten, wiederholbaren Onboarding-Prozess haben. Wenn Ihr Vertriebsprozess von Kunde zu Kunde erheblich variiert, bevorzugen Sie möglicherweise, diese Schritte manuell zu handhaben.