Ordner & Konfiguration

Was ist ein Ordner?

Ein Ordner ist das zentrale Dokument in BlueRockTEL zur Verwaltung und Abrechnung der Dienste eines Kunden. Stellen Sie ihn sich als eine traditionelle Papierakte vor, die alles Projektbezogene oder Vertragsbezogene zusammenfasst: die abzurechnenden Artikel, den Abrechnungsplan, Telefonnummern für die Telekommunikationsbewertung, Zahlungsbedingungen und mehr.

Jeder aktive Ordner generiert bei jedem Abrechnungszyklus eine Rechnung. Ein einzelner Kunde kann mehrere Ordner haben — zum Beispiel einen für Telefondienste und einen anderen für IT-Support.

Einen Ordner erstellen

Ordner werden immer aus einem Kundendatensatz heraus erstellt:

1. Öffnen Sie den Kundendatensatz
2. Klicken Sie auf die dedizierte Schaltfläche Ordner erstellen
3. Weisen Sie optional Teamrollen zu (Vertriebsmitarbeiter, Techniker, Account Manager)
4. Geben Sie optional einen Ordnernamen ein — wenn Sie dieses Feld leer lassen, generiert BlueRockTEL automatisch eine aufsteigende Nummer

Hinweis: Der Ordnername oder die Nummer erscheint auf Rechnungen, also wählen Sie etwas Sinnvolles, wenn Ihre Kunden mehrere Ordner haben. Zum Beispiel "Telefonie Q1-2025" oder "IT-Support-Vertrag".

Ordnerstruktur

Jeder Ordner ist in Abrechnungsabschnitte unterteilt, die von oben nach unten angezeigt werden:

1. Technischer Bereich — Ordner-Metadaten, Status, Teamzuweisungen
2. Lizenzabrechnung — lizenzbasierte wiederkehrende Gebühren
3. Einmalige Abrechnung (facturation ponctuelle) — einzelne Vorgänge wie Einrichtungsgebühren, Hardware oder einmalige Arbeitsleistungen
4. Wiederkehrende Abrechnung (facturation recurrente) — Abonnements und Telekommunikationsdienste, einschließlich CDR-basierter Verbrauchsberechnungen

Artikel zu einem Ordner hinzufügen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+" im gewünschten Abrechnungsabschnitt
2. Beginnen Sie, die ersten Buchstaben des Artikelnamens einzugeben — Vorschläge erscheinen während der Eingabe
3. Wählen Sie den Artikel aus dem Dropdown aus

Hinweis: Wenn Ihr Katalog mehrere Artikel mit demselben Namen enthält (z. B. verschiedene Preisstufen), zeigt das Dropdown den Preis neben jedem an, damit Sie die richtige Version auswählen können.

Sobald ein Artikel einem Ordner hinzugefügt wurde:

• Sie können die Bezeichnung direkt im Ordner ändern, ohne den Katalogeintrag zu ändern
• Verwenden Sie das "Label"-Feld, um zusätzlichen beschreibenden Text hinzuzufügen, der auf Angeboten und Rechnungen unter dem Artikelnamen erscheint
• Legen Sie ein Abrechnungsstartdatum fest, wenn Sie bereits wissen, wann der Dienst beginnt (dies ist optional und kann später konfiguriert werden)

Pakete (Bundles)

Wenn Sie häufig dieselbe Gruppe von Artikeln zusammen hinzufügen, erstellen Sie ein Paket (Bundle), um Zeit zu sparen.

Navigieren Sie zu Konfiguration → Artikel: Pakete, um Pakete zu definieren. Ein Paket gruppiert mehrere Artikel in ein einzelnes Bündel, das mit einem einzigen Klick zu einem Ordner hinzugefügt werden kann, anstatt jeden Artikel einzeln hinzuzufügen.

Servicedaten konfigurieren

Servicedaten steuern, wann die Abrechnung beginnt, endet und wie die Prorata-Berechnung erfolgt. Es gibt zwei Ansätze:

Methode 1: Ordnerebenen-Daten

Daten für den gesamten Ordner auf einmal festlegen:

1. Öffnen Sie den Ordner und klicken Sie auf Bearbeiten
2. Scrollen Sie zum Abschnitt "Zahlung und Saldo"
3. Konfigurieren Sie:
   • Dienststartdatum — wann die Abrechnung beginnt
   • Dienstenddatum — wann die Abrechnung endet (leer lassen für offene Verträge)
   • Kontrollkästchen "Datum-zu-Datum-Abrechnung" — aktiviert die Prorata-Berechnung, wenn das Startdatum nicht auf den Ersten des Monats fällt

BlueRockTEL berechnet die Prorata automatisch basierend auf der Differenz zwischen dem Startdatum und der Abrechnungszyklusgrenze.

Methode 2: Artikelebenen-Daten (empfohlen)

Für präzisere Kontrolle lassen Sie die Ordnerebenen-Daten leer und konfigurieren Sie Abrechnungsdaten für jeden Artikel individuell. Dies ist der empfohlene Ansatz, wenn verschiedene Dienste innerhalb desselben Ordners zu verschiedenen Terminen beginnen oder enden.

Hinweis: Das "Real"-Datumsfeld bei einem Artikel speichert das ursprüngliche Vertragsdatum zur Referenz. Es hat keinen Einfluss auf Abrechnungsberechnungen — es dient rein informativen Zwecken.

Telefonnummernkonfiguration

Für Telekommunikationsdienste, die auf CDR-Bewertung basieren, müssen Sie BlueRockTEL mitteilen, welche Telefonnummern zu welchem Artikel gehören:

• Geben Sie Nebenstellen oder SDA-Nummern in das Telefonnummernfeld ein
• Formatieren Sie Länderpräfixe als "0033" (nicht "+33")
• Trennen Sie mehrere Nummern durch ein Komma (ohne Leerzeichen): 0033123456789,0033123456790
• Verwenden Sie einen Bindestrich für aufeinanderfolgende Nummernbereiche (ohne Leerzeichen): 0033123456789-0033123456799

Wichtig: Eine korrekte Telefonnummernkonfiguration ist für eine genaue CDR-Bewertung unerlässlich. Wenn eine Nummer fehlt oder falsch formatiert ist, wird ihr Verbrauch nicht abgerechnet.

Zahlungsmethode

Jeder Ordner kann seine eigene Zahlungsmethode haben:

1. Öffnen Sie den Ordner und klicken Sie auf Bearbeiten
2. Gehen Sie zum Abschnitt "Zahlung und Saldo"
3. Wählen Sie die Zahlungsmethode

Wenn Sie SEPA-Lastschrift verwenden, wählen Sie "Lastschrift" (prelevement bancaire). Nur Ordner mit dieser Zahlungsmethode werden bei der Generierung von SEPA-Inkassodateien berücksichtigt.

Hinweis: Ordner, die auf andere Zahlungsmethoden eingestellt sind (Banküberweisung, Scheck usw.), erscheinen nicht in der SEPA-Lastschriftvorbereitung — dies ist gewollt und kein Fehler.

Abrechnung aussetzen

Sie können die Abrechnung für jeden einzelnen Artikel innerhalb eines Ordners vorübergehend stoppen:

1. Öffnen Sie den Artikel im Ordner
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Abrechnung für diesen Dienst aussetzen"
3. Der Artikel wird in der Ordneransicht rot als "inaktiv" markiert

Ausgesetzte Artikel erzeugen beim nächsten Abrechnungszyklus keine Gebühren. Sie haben auch die Möglichkeit, Dienste mit null Verbrauch vollständig aus der Rechnung auszublenden.

Einen Ordner aktivieren

Ein neu erstellter Ordner beginnt in einem inaktiven Zustand. Um ihn in den nächsten Abrechnungszyklus einzubeziehen:

1. Kehren Sie zum technischen Bereich oben im Ordner zurück
2. Klicken Sie auf Bearbeiten
3. Ändern Sie den Ordnerstatus auf "Aktiv"

Sobald er aktiv ist, wird der Ordner beim nächsten Vorproduktions- oder Produktionslauf berücksichtigt.

Wichtig: Vergessen Sie diesen Schritt nicht. Ein Ordner, der inaktiv bleibt, wird niemals Rechnungen generieren, egal wie viele Artikel er enthält.

Das Batch-System

Standardmäßig werden alle Ordner in einem einzigen Produktionslauf zusammen abgerechnet. Das Batch-System ermöglicht es Ihnen, die Abrechnung in mehrere Tranchen aufzuteilen — zum Beispiel Telefondienste am 1. und IT-Dienste am 15. abzurechnen.

So konfigurieren Sie Batches:

1. Navigieren Sie zu Konfiguration → Batches
2. Erstellen Sie die benötigten Batches (z. B. "Telefonie", "IT-Dienste", "Ausstattung")
3. Weisen Sie jeden Ordner über die Bearbeitungsseite des Ordners dem entsprechenden Batch zu

Wenn Sie Vorproduktion oder Produktion ausführen, wählen Sie aus, welchen Batch Sie verarbeiten möchten. Dies gibt Ihnen volle Kontrolle über den Abrechnungszeitplan und ermöglicht es Ihnen, verschiedene Diensttypen für operative Klarheit zu trennen.

Hinweis: Batches sind auch nützlich, wenn verschiedene Diensttypen vor dem Versand der Rechnungen unterschiedliche Validierungsabläufe erfordern.

Nächste Schritte

Mit konfigurierten und aktivierten Ordnern sind Sie bereit für die Abrechnung. Lesen Sie Abrechnungsübersicht, um den vollständigen Abrechnungszyklus von der CDR-Erfassung bis zur Rechnungslieferung zu verstehen.