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Astuces & FAQ

Astuces & FAQ

Réponses pratiques aux questions fréquentes — avoirs, exports, accès SFTP, bons de livraison, forfaits avec dépassements, dépôt de CDR, TVA, leasing et augmentations automatiques de prix.

Lignes non-matchées

Avant chaque cycle de facturation, vérifiez les lignes non-matchées : rendez-vous dans Outils → Lignes non matchées / numéros.

Cette vue liste les enregistrements de consommation qui n'ont pas pu être associés à un dossier client. L'idéal est que cette liste soit vide. Si ce n'est pas le cas, cela signifie que des consommations ne seront pas facturées — corrigez les associations avant de lancer la production.

Astuce : Intégrez cette vérification dans votre routine pré-facturation. C'est le moyen le plus sûr de ne rien oublier.

Exporter le journal des ventes

Pour générer un export comptable de vos factures :

  1. Rendez-vous dans Comptabilité → Exports comptables
  2. Sélectionnez la période (dates de début et de fin)
  3. Choisissez le format d'export souhaité
  4. Cliquez sur « Planifier »

Le rapport vous sera envoyé par email une fois généré.

Échéances de paiement sur les factures

Réglage global

Définissez le délai de paiement par défaut dans votre nom → Organisation → « Délai de paiement (jours nets) ». Cette valeur s'appliquera à tous les nouveaux dossiers.

Override par dossier

Pour appliquer un délai différent à un client spécifique, ouvrez le dossier concerné et modifiez le délai dans la section Paiement et solde.

Note : Le réglage du dossier prévaut toujours sur le réglage global.

Accès aux factures via SFTP

Vous pouvez récupérer vos factures et fichiers de facturation par SFTP :

  1. Cliquez sur votre nom → Infos pour consulter vos identifiants SFTP
  2. Connectez-vous avec un client SFTP (par exemple Filezilla) sur le port 22
  3. Naviguez vers production → [mois] → invoices-pdf

Outre les PDF, vous trouverez également les factures au format .json et .xml (format UBL), utiles pour l'intégration avec des systèmes comptables.

Identifier les dossiers vides

Pour repérer les dossiers qui n'ont jamais été facturés :

  1. Rendez-vous dans Documents → Exports dossiers
  2. Téléchargez le fichier Excel
  3. Analysez les colonnes suivantes :
    • Colonne B : statut du dossier
    • Colonne S : nombre de factures
    • Colonne T : chiffre d'affaires

Un dossier dont les colonnes S et T sont toutes les deux à zéro est un dossier vide.

Astuce : Pour accéder rapidement à un dossier depuis l'export, remplacez le numéro de dossier dans l'URL de votre navigateur. Cela évite de devoir le rechercher dans l'interface.

Facturation mensuelle avec articles annuels

Si un client a des articles facturés mensuellement et d'autres annuellement, créez deux dossiers séparés — un pour chaque fréquence de facturation. Ne mélangez pas les fréquences au sein d'un même dossier.

La fréquence de facturation se configure dans chaque dossier, section Paiement et solde.

Important : Mélanger des articles mensuels et annuels dans un seul dossier entraînera des incohérences de facturation. Séparez toujours les fréquences.

Bons de livraison

Pour générer un bon de livraison :

  1. Ouvrez le dossier concerné, puis la section Articles
  2. Sur l'article à livrer, accédez à la section Expédition
  3. Cochez « Comporte une livraison »
  4. Renseignez les dates et le statut de livraison
  5. Cliquez sur « Enregistrer »

Le bon de livraison est alors disponible dans la section Documents du dossier.

Note : Chaque article génère un bon de livraison individuel. Si vous devez créer des bons de livraison pour plusieurs articles en une seule fois, utilisez la fonctionnalité « Actions groupées sur le dossier ».

Tarifs multiplicateurs et dépassements de forfaits

Pour configurer des forfaits avec des limites et la facturation des dépassements :

  1. Ouvrez le dossier et cliquez sur Editer (section technique)
  2. Accédez à la section Tarification VoIP ou VGA/VGT
  3. Définissez les paramètres du forfait :
    • Nombre d'appels inclus
    • Numéros de destination couverts
    • Durées incluses
  4. Choisissez entre forfaits combinés ou séparés fixe/mobile
  5. Cochez « Facturer le dépassement » pour que les consommations au-delà du forfait soient automatiquement facturées

Astuce : Utilisez la valeur « -1 » pour définir un forfait véritablement illimité (sans plafond de facturation).

Astuce : Avant de mettre en production, lancez un batch de test suivi d'une pré-production pour vérifier que la facturation du forfait et des dépassements est correcte.

Dépôt manuel de fichiers CDR

Si vous devez déposer manuellement des fichiers de consommation (CDR) :

  1. Récupérez vos identifiants SFTP : votre nom → Infos
  2. Connectez-vous avec Filezilla (ou tout autre client SFTP) sur le port 22
  3. Naviguez vers le dossier « cdr » puis sélectionnez le dossier correspondant à l'opérateur
  4. Déposez vos fichiers CDR
  5. Lancez une pré-production pour vérifier que les fichiers sont correctement traités

Note : Après une facturation en production, les fichiers CDR traités sont automatiquement archivés dans le dossier « cdr-old ».

Gestion de la TVA

Cas standard

Par défaut, le taux de TVA en vigueur est automatiquement appliqué à toutes les factures. Aucune configuration n'est nécessaire.

Auto-liquidation ARCEP

Pour les opérateurs soumis à l'auto-liquidation de la TVA (réglementation ARCEP) :

  1. Décochez « Assujetti à la TVA » sur la fiche du dossier
  2. Cochez « Appliquer la TVA auto-liquidée »

Client UE sans TVA (vérifié VIES)

Pour un client intra-communautaire exonéré de TVA :

  1. Décochez « Assujetti à la TVA » sur la fiche du dossier
  2. Réglez la zone géographique sur « Europe »

Les factures seront générées avec la mention légale standard d'exonération intra-communautaire.

Gestion du leasing

Pour facturer du matériel via un organisme de financement (leasing) :

  1. Créez le financeur comme client dans BlueRockTEL
  2. Dans ses informations commerciales, cochez « Financeur »
  3. Sur le dossier du client final, ajoutez les articles concernés en ponctuel
  4. Dans la section Financement de chaque article, sélectionnez le financeur et la durée du leasing
  5. Générez un devis — il portera l'adresse du client final mais sera destiné au financeur
  6. Utilisez « Facturer le ponctuel immédiatement » pour générer la facture sous le nom du financeur

Le dossier sera automatiquement marqué comme « Tiers-payeur ».

Augmentation de prix automatique

Pour planifier une augmentation de prix sur un article récurrent (par exemple, un tarif promotionnel qui expire) :

  1. Ajoutez le même article deux fois dans le dossier
  2. Sur le premier (tarif promotionnel) : appliquez une remise et définissez une date de fin
  3. Sur le second (plein tarif) : laissez le prix normal et définissez une date de début correspondant au lendemain de la date de fin du premier

Le système basculera automatiquement du tarif promotionnel au plein tarif à la date prévue, sans aucune intervention manuelle.

Astuce : Cette technique fonctionne aussi dans l'autre sens — pour planifier une baisse de prix à une date future, il suffit d'inverser les montants.