Espace client

Présentation de l'espace client

Chaque instance BlueRockTEL inclut par défaut un espace client dédié. Ce portail en ligne permet à vos clients de consulter leurs factures, leurs fichiers de consommations, les documents que vous partagez avec eux, et de créer des tickets de support si le module est activé.

L'espace client affiche automatiquement votre logo, votre sous-domaine personnalisé et l'image de votre choix, pour une expérience cohérente avec votre identité visuelle.

URL du portail

L'adresse de votre espace client suit le format :

https://votreentreprise-clients.bluerocktel.net/login

Astuce : Pour basculer rapidement entre votre interface d'administration et l'espace client, il suffit de remplacer -admin par -clients dans l'URL (et inversement).

Paramétrer l'accès d'un client

Pour qu'un contact puisse se connecter à l'espace client, trois conditions doivent être réunies sur sa fiche contact :

1. Actif doit être coché
2. Accès espace client doit être coché
3. L'adresse email renseignée doit correspondre exactement à celle que le client utilisera pour se connecter

En option, vous pouvez cocher Espace client : Admin pour donner un accès complet au client. Si cette case est décochée, le client n'aura accès qu'au module de support.

Important : Cliquer sur « Mettre à jour » après avoir activé l'accès peut déclencher automatiquement l'envoi d'un email de bienvenue au client. Assurez-vous que tout est prêt avant de valider.

Processus de première connexion

Voici les étapes que votre client suivra pour accéder à son espace pour la première fois :

1. Le client reçoit un email de bienvenue, ou bien se rend sur la page de connexion et clique sur « Première connexion »
2. Il saisit son adresse email
3. Il reçoit un email de postmaster@bluerocktel.net avec pour objet « Reset Password Notification »
4. Il clique sur « Créer un nouveau mot de passe »
5. Un nouvel onglet s'ouvre : il définit son mot de passe en le saisissant deux fois
6. Il retourne sur la page de connexion et se connecte avec son email et son nouveau mot de passe

Note : Si le client ne reçoit pas l'email, consultez la section « Problèmes de réception d'emails » plus bas.

Tester avec l'impersonation

Avant de communiquer l'accès à un client, il est indispensable de vérifier ce qu'il verra réellement. La fonctionnalité d'impersonation permet exactement cela :

1. Connectez-vous à votre interface d'administration avec vos propres identifiants
2. Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur « Impersonate »
3. Saisissez l'adresse email du client concerné
4. Cliquez sur « Impersonate »

Vous visualisez alors le portail exactement comme le client le voit : factures, documents, tickets. C'est le meilleur moyen de s'assurer que tout est en ordre avant d'ouvrir l'accès.

Astuce : Prenez l'habitude de toujours tester par impersonation après avoir configuré un nouvel accès client. Cela vous évitera des allers-retours inutiles.

Ce que voient les clients

Factures

Les factures sont automatiquement visibles dans l'espace client après chaque cycle de facturation. Le client reçoit également une notification par email.

Fichiers de consommations

Par défaut, les fichiers de consommations (détails d'appels, etc.) sont envoyés avec les factures et visibles dans l'espace client.

Pour désactiver l'envoi des fichiers de consommations sur un dossier spécifique : Dossier → Editer → Paiement et solde → décochez « Envoyer le relevé de consommations ».

Documents partagés

Lorsque vous déposez un document sur la fiche d'un client ou d'un dossier, cochez « Partagé avec le client » pour le rendre visible dans l'espace client.

Note : Le dépôt d'un nouveau document ne déclenche pas de notification automatique au client. Si vous souhaitez l'informer, pensez à le prévenir par un autre canal.

Tickets de support

Si le module de ticketing est activé, les clients peuvent consulter leurs tickets existants et en créer de nouveaux directement depuis leur espace.

Distinction importante entre les portails

Il est essentiel de ne pas confondre deux espaces :

• Votre espace client (votreentreprise-clients.bluerocktel.net) : c'est le portail destiné à vos clients. C'est celui que vous configurez et personnalisez.
• Le portail de communication BlueRockTEL (clients.bluerocktel.net) : c'est le portail réservé à vous en tant que client de BlueRockTEL.

Important : Ne partagez jamais l'URL clients.bluerocktel.net avec vos clients. Ce portail est réservé à votre propre usage en tant qu'abonné BlueRockTEL.

Problèmes de réception d'emails

Il arrive que certains serveurs de messagerie éliminent les emails envoyés par BlueRockTEL sans même les placer dans le dossier spam. Ce comportement est indépendant de BlueRockTEL et dépend de la configuration du serveur de votre client.

Solutions possibles :

• Demandez au client de vérifier la configuration de son serveur de messagerie
• Essayez avec une adresse email alternative (Gmail, Outlook, etc.)
• Créez une adresse email relais dédiée pour contourner le problème

Checklist de dépannage

Si un client ne parvient pas à se connecter, vérifiez systématiquement les points suivants :

1. Le client a-t-il vérifié ses spams ?
2. L'adresse email sur la fiche contact est-elle identique à celle utilisée pour la connexion ?
3. Le contact est-il bien configuré : Actif + Accès espace client cochés ?
4. Le client utilise-t-il la bonne URL du portail (pas clients.bluerocktel.net) ?
5. Avez-vous testé avec l'impersonation pour vérifier que tout fonctionne ?
6. En dernier recours : utilisez « Mot de passe oublié » ou essayez avec une adresse email alternative