Pour un prospect ou pour un client, vous vous servez du dossier-client BlueRockTEL à la fois comme support du devis et du contrat, puis de la facturation ponctuelle et récurrente… Mais saviez-vous que le dossier peut également vous permettre d’organiser et de suivre l’ensemble du processus d’installation chez le client ?
L’installation type : un « template » pour l’installation des services chez le client
Ce suivi d’installation est basé sur une installation type, un template d’installation en quelque sorte : elle contient toutes les étapes à mener à bien avant de pouvoir passer le client en facturation, avec leurs acteurs respectifs et leur chronologie. Le suivi d’installation bien utilisé, c’est la garantie de ne rien oublier lors de l’installation, de fluidifier les processus au sein de votre entreprise et au final d’augmenter la satisfaction de votre client.
Lors d’une utilisation optimale de BlueRockTEL, c’est au moment de passer le dossier en production (lorsque le client donne son bon pour accord) que l’on appelle l’installation type correspondant à ce qui vient d’être vendu et doit être installé. En principe, c’est à celui qui connaît le mieux les attentes du client que revient ce choix, à savoir le commercial.
Choisissons par exemple, une installation de téléphonie 3CX avec portabilité et installation sur site :
Cliquer sur « Passer en production ! » va suffire à changer le statut du dossier, transformer le prospect en client le cas échéant et préparer l’ensemble des actions pour les différents collaborateurs impliqués.
À noter que vous pouvez utiliser les installations types fournies par défaut avec votre instance BlueRockTEL, mais aussi créer vos propres templates. BlueRockTEL vous permet de configurer autant d’installations types que nécessaire. Et le fait de pouvoir, en un clic, dupliquer une installation, vous permet en outre de créer facilement différentes variantes, pour répondre précisément à vos différents besoins. En complément de l’installation type que nous avons pris en exemple ci-dessus, on aura probablement une installation type « 3CX sans portabilité et sans installation sur site » etc.
La configuration des installations types va de pair avec celle des emails types, là encore entièrement personnalisables : ainsi des emails seront automatiquement envoyés, à la fois aux membres concernés dans votre équipe et aux interlocuteurs adéquats chez votre client, lors de la validation de certaines actions. Exemple le plus évident : la validation d’une date de portabilité.
Que se passe-t-il lors de l’appel d’une installation type ?
Lorsqu’on appelle une installation type, toutes les actions que celle-ci contient sont créées au niveau du dossier client, et ce pour les acteurs concernés. Par exemple, une action attribuée au commercial au niveau de l’installation type sera attribuée au commercial du dossier, de même pour l’ADV ou le technicien : pour être bien précis, au niveau de l’installation type on indique que l’action est à faire par un commercial ou par un technicien, mais au niveau du suivi d’installation lui-même c’est au commercial et au technicien attachés au dossier que sont attribuées les actions.
De manière à respecter la chronologie entre les actions, certaines d’entre elles sont « déclenchées », soit par une phase de l’installation type, soit par une autre action : ceci permet également d’éviter que les collaborateurs se retrouvent avec une liste interminable d’actions ; l’idée est au contraire que l’action ne soit « disponible » dans sa liste qu’au moment opportun.
Mais BlueRockTEL vous donne plusieurs façons d’accéder à une installation et à ses actions…
Dès lors qu’une installation en cours est attachée au dossier-client, une roue crantée apparaît en regard de celui-ci :
En cliquant sur la roue, vous accéderez à une vue d’ensemble de l’installation, de ses phases et de ses actions. Si une action n’a pas de date indiquée, cela signifie qu’elle n’est pas encore disponible. Il est possible, depuis cette vue, de décaler la date d’une action, ou, bien entendu, de la marquer comme effectuée (en cliquant sur la baguette magique), ce qui aura pour effet de déclencher la ou les actions suivantes dans l’installation.
Ce n’est cependant pas cette vue que vos collaborateurs vont le plus utiliser. En effet, chacun d’entre eux trouvera ses actions dans sa liste d’actions pour le jour, accessible depuis le menu correspondant. Et ici, seules les actions « disponibles » apparaissent :
Enfin, une vue globale sur l’ensemble des installations en cours est plutôt destinée au manager, elle lui permet de voir de façon synthétique tout ce qui est en cours et le niveau d’avancement. Pour chaque processus en cours, il peut facilement voir quelle est la prochaine action à réaliser et qui en est le responsable :
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Photo by Beatriz Pérez Moya on Unsplash.
