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title: "Suivi du matériel"
section: "Catalogue & Dossiers"
order: 26
availability: oryn
excerpt: "Suivez chaque matériel par son numéro de série : réception en stock à la douchette, affectation à une ligne de dossier, bons de livraison et de retour, et recherche de n'importe quelle unité et de son historique en quelques secondes."
alternate_slug: hardware-tracking
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## Vue d'ensemble

Le suivi du matériel suit chaque équipement physique (téléphone, casque, routeur, copieur…) **par son numéro de série**, depuis sa réception en stock jusqu'à son retour de chez le client.

Chaque équipement est enregistré comme une **unité d'article** : un article de votre [catalogue](/fr/docs/catalogue-articles), un numéro de série, un IMEI éventuel, un prix fournisseur, un entrepôt et un statut. L'unité est ensuite **affectée** à une ligne initiale ou récurrente d'un [dossier](/fr/docs/dossiers-configuration) : c'est cette affectation qui indique quel client a quel matériel, depuis quand et sous quel mode (vente, location ou prêt).

Le cycle de vie type :

1. **Réceptionner** le matériel en stock, en scannant les numéros de série.
2. **Affecter** les unités aux lignes du dossier une fois le devis accepté.
3. **Livrer** : imprimer le bon de livraison avec tous les numéros de série.
4. **Remplacer** ou **faire revenir** une unité si besoin, avec un bon de retour.
5. **Réceptionner le retour** : l'unité revient en stock, ou part « à vérifier » ou « défectueux », et reste visible dans l'historique du dossier.

> **Prérequis :** créez au moins un [entrepôt](/fr/docs/entrepots) et vérifiez que les articles suivis ont un **prix fournisseur** : chaque unité y est rattachée.

## Réceptionner du matériel en stock

Rendez-vous dans **Configuration → Catalogue → Unités d'article** et cliquez sur **Réceptionner des unités**. Vous pouvez aussi partir de la fiche d'un article, onglet **Unités d'article**.

1. Choisissez l'**article**, son **prix fournisseur**, l'**entrepôt** et la **date de réception**.
2. Scannez les numéros de série les uns après les autres avec la douchette : chaque scan ajoute une ligne. Vous pouvez aussi saisir un code et appuyer sur Entrée.
3. Pour les appareils avec IMEI, activez le **Mode de scan numéro de série puis IMEI** : le scan qui suit un numéro de série remplit l'IMEI de cette unité.
4. Validez. Toutes les unités sont créées **en stock** en une seule fois.

Le lot entier est contrôlé avant toute création : un numéro de série que l'article possède déjà, un IMEI déjà utilisé par une autre unité ou un code scanné deux fois est signalé, et **rien n'est créé** tant que ce n'est pas corrigé.

Pour un appareil isolé, le bouton **Créer** ouvre le formulaire complet de l'unité (numéro de série, IMEI, entrepôt, prix d'achat, notes).

## Retrouver son stock

La liste **Unités d'article** propose des vues prêtes à l'emploi en haut de page :

| Vue | Affiche |
|---|---|
| **Tous** | Toutes les unités (vue par défaut) |
| **En stock** | Les unités disponibles pour un client |
| **Chez les clients** | Les unités allouées, vendues ou déployées |
| **Retourné** | Les unités revenues, en attente de vérification |
| **Défectueux** | Les unités déclarées défectueuses |
| **Commandé** | Les unités commandées, pas encore reçues |

Le tableau affiche l'article, le numéro de série, l'entrepôt, le statut et le client actuel. L'IMEI, la référence interne, le fournisseur, le prix d'achat et le dossier actuel s'affichent depuis le bouton des colonnes. La **recherche** porte sur le nom et la référence de l'article, le numéro de série et l'IMEI, même quand ces colonnes sont masquées.

Cliquez sur une unité pour ouvrir sa fiche : ses informations et son **historique des affectations**, c'est-à-dire tous les clients et dossiers par lesquels elle est passée, avec les dates et les bons de livraison et de retour. Le nom de l'article renvoie vers la fiche article.

## Affecter du matériel à un dossier

Une unité est affectée à une **ligne** de dossier : une ligne initiale pour une vente, une ligne récurrente pour une location. Une unité ne peut être affectée que si elle est **en stock**, qu'elle correspond au **même article** que la ligne et que la ligne a encore de la place : une ligne de quantité 3 accepte au plus 3 unités.

Trois façons d'affecter des unités existent. Utilisez celle qui correspond à votre façon de travailler.

### Depuis la ligne du dossier

À la création ou à la modification d'une ligne initiale ou récurrente, le champ **Unités d'article** (*Affecter une unité du stock*) liste les unités en stock de l'article de la ligne. Choisissez autant d'unités que la quantité de la ligne. Elles sont réservées à l'enregistrement de la ligne.

Si l'appareil n'est pas encore en stock, cliquez sur **+** à côté du champ : saisissez son numéro de série (et son IMEI), son prix fournisseur et son entrepôt. L'unité est réceptionnée en stock et sélectionnée aussitôt.

### Depuis l'onglet Matériel du dossier

Ouvrez le dossier, onglet **Matériel**, puis **Affecter des matériels** :

1. Choisissez la **ligne de vente**. La liste indique, pour chaque ligne, combien d'unités elle a déjà sur sa quantité.
2. Choisissez éventuellement le **mode**. Par défaut : vente pour les lignes initiales, location pour les lignes récurrentes. Choisissez **Prêt** pour un appareil prêté temporairement.
3. Choisissez les unités dans **Matériels en stock**, ou **scannez**-les. Un numéro de série scanné qui n'existe pas encore peut être créé à la volée : laissez **Créer les matériels inconnus** activé et choisissez leur prix fournisseur et leur entrepôt.

Tout est fait en une seule fois : si une unité ne peut pas être affectée, aucune ne l'est.

### Depuis le stock

Dans la liste **Unités d'article**, le bouton **Affecter** d'une unité en stock permet de choisir un dossier (seuls les dossiers ayant une ligne pour cet article sont proposés), puis la ligne et le mode.

> **À noter :** les statuts **Alloué**, **Vendu** et **Déployé** ne peuvent pas être choisis à la main. Ils viennent toujours d'une affectation à une ligne de dossier : une unité vendue est donc toujours rattachée à un client.

## Statuts

Une affectation passe par ces statuts :

| Statut | Signification | Peut passer à |
|---|---|---|
| **Réservé** | L'unité est mise de côté pour la ligne | Expédié, En place, Annulé |
| **Expédié** | L'unité est partie, livraison pas encore confirmée | En place, Annulé |
| **En place** | L'unité est chez le client | Retour en attente, Retourné |
| **Retour en attente** | Un retour a été demandé | Retourné, En place |
| **Retourné** | L'unité est revenue | — |
| **Annulé** | La réservation a été annulée avant livraison | — |

Le statut de stock de l'unité suit automatiquement : **Alloué** tant qu'elle est réservée ou expédiée, **Vendu** (vente) ou **Déployé** (location, prêt) une fois en place, de nouveau **En stock** quand l'affectation est annulée ou retournée. Utilisez **Changer le statut** sur une ligne (ou en masse) pour faire avancer une affectation, par exemple pour confirmer une livraison : seuls les passages autorisés sont proposés.

Tant qu'une unité est affectée, son statut, son article et son entrepôt sont verrouillés sur sa fiche : ils suivent le dossier. Une unité passée chez un client ne peut plus être supprimée, pour que son historique ne soit jamais perdu.

## Bons de livraison

Dans l'onglet **Matériel** du dossier, sélectionnez les unités réservées à livrer et choisissez **Créer un bon de livraison** dans les actions groupées.

| Champ | Description |
|---|---|
| **Date du bon de livraison** | Imprimée sur le bon |
| **Contact** | Le contact du client sur site |
| **Adresse de livraison** | Texte libre, imprimé sur le bon |
| **Autres lignes (sans numéro de série)** | Les lignes livrées sans numéro de série (câbles, accessoires…), avec leur quantité |
| **Notes** | Imprimées dans les commentaires |
| **Livraison confirmée maintenant** | Activé : les unités passent directement *En place*. Désactivé : elles sont *Expédiées*, et vous confirmez la livraison plus tard avec **Changer le statut**. |

Le bon est numéroté automatiquement (**BL** + année + numéro) et son PDF liste chaque article avec tous ses numéros de série et IMEI, avec deux cadres de signature (« Livré par » et « Reçu par le client »). Il est imprimé dans la **langue du client**, à défaut dans la langue par défaut de votre organisation, à défaut dans celle de l'utilisateur qui le crée.

Le numéro du bon apparaît dans la colonne **Bon de livraison**, d'où le PDF peut être ouvert, comme depuis les documents du dossier.

## Remplacer une unité

Sur une affectation chez le client, **Remplacer** échange l'appareil contre une autre unité en stock du même article (choisie ou scannée), avec un **motif de retour**. La nouvelle unité prend la place de l'ancienne sur la ligne, et l'ancienne passe en **Retour en attente**, dans l'attente de son retour.

## Retours

### Bons de retour

Sélectionnez les unités à faire revenir dans l'onglet **Matériel** et choisissez **Créer un bon de retour**. Les unités doivent être **En place**, ou **Retour en attente** sans bon de retour (après un remplacement, par exemple). Indiquez la date, le contact, le **motif de retour** (défectueux, fin de contrat, mauvais article, remplacement, autre), l'adresse d'enlèvement et un commentaire.

Les unités passent en **Retour en attente**. Le PDF (numéroté **BR** + année + numéro) liste les numéros de série, le motif et les **instructions de retour** destinées au client.

> **Astuce :** les instructions de retour se règlent dans **Configuration → Organisation → Paramètres de l'organisation**, section **Documents**, champ **Instructions de retour**. Si le champ est vide, un texte par défaut demande au client d'emballer le matériel avec ses accessoires et de joindre une copie du bon dans le colis.

### Réceptionner un retour

Quand le matériel revient, sélectionnez les unités et choisissez **Réceptionner un retour** : indiquez la date de réception, la **condition** et l'**entrepôt** où il est rangé.

| Condition | L'unité devient |
|---|---|
| **OK** | **En stock**, prête à être réaffectée |
| **À vérifier** | **Retourné**, en attente de vérification |
| **Défectueux** | **Défectueux** |

L'affectation devient **Retourné** avec sa date de retour. Elle n'est plus comptée sur la ligne, mais elle **reste dans le dossier** : dans l'onglet **Matériel**, le filtre **Retournés / archivés** affiche le matériel revenu avec sa date de retour et son bon de retour.

## Retrouver un matériel et ses dossiers

| Où | Ce que vous trouvez |
|---|---|
| **Recherche globale** (barre du haut) | Saisissez un numéro de série ou un IMEI (ou son début) : tous les clients et dossiers par lesquels l'unité est passée, avec son statut, ainsi que l'unité elle-même si elle est en stock |
| Recherche de la **liste des dossiers** | Les dossiers selon le numéro de série d'une unité qu'ils ont ou ont eue |
| **Fiche client**, section **Matériel** (sous les factures) | Le matériel du client sur tous ses dossiers. Activez **Inclure les retournés** pour voir le matériel revenu avec les informations de retour |
| Onglet **Matériel** du dossier | Le matériel du dossier, regroupé par ligne. Recherche par nom ou référence d'article, numéro de série et IMEI |
| Liste **Unités d'article** | Toutes vos unités, par nom ou référence d'article, numéro de série ou IMEI |
| **Fiche de l'unité** | L'historique complet des affectations d'un appareil |

## Droits

- Voir le matériel nécessite le droit de consulter les **articles**.
- Affecter, changer de statut, remplacer ou faire revenir des unités nécessite le droit de modifier **à la fois le dossier et les articles**.
- Réceptionner ou créer des unités nécessite le droit de créer des articles.
- Les bons de livraison et de retour ne sont visibles que des utilisateurs disposant du droit **Voir les bons de livraison/retour** sur les dossiers.

## Pour aller plus loin

Consultez **[Entrepôts & Stock](/fr/docs/entrepots)** pour configurer vos lieux de stockage, ou **[Dossiers & Configuration](/fr/docs/dossiers-configuration)** pour le fonctionnement des lignes de dossier.