--- title: "Hardwareverfolgung" section: "Katalog & Ordner" order: 26 availability: oryn excerpt: "Verfolgen Sie jedes Gerät über seine Seriennummer: Wareneingang per Scanner, Zuordnung zu einer Ordnerposition, Liefer- und Rücksendescheine, und jedes Gerät samt Historie in Sekunden wiederfinden." alternate_slug: hardware-tracking --- ## Überblick Die Hardwareverfolgung begleitet jedes physische Gerät (Telefon, Headset, Router, Kopierer…) **über seine Seriennummer**, vom Wareneingang bis zur Rückgabe durch den Kunden. Oryn ist auf Französisch und Englisch verfügbar; die Menüpunkte werden daher mit ihren englischen Bezeichnungen angegeben. Jedes Gerät wird als **Item unit** (Artikeleinheit) erfasst: ein Artikel Ihres [Katalogs](/de/docs/produktkatalog), eine Seriennummer, optional eine IMEI, ein Lieferantenpreis, ein Lager und ein Status. Die Einheit wird anschließend einer einmaligen oder wiederkehrenden Position eines [Ordners](/de/docs/ordner-konfiguration) **zugeordnet**: Diese Zuordnung zeigt, welcher Kunde welches Gerät hat, seit wann und in welchem Modus (Verkauf, Miete oder Leihe). Der typische Ablauf: 1. **Wareneingang**: die Hardware durch Scannen der Seriennummern einlagern. 2. **Zuordnen**: die Einheiten nach Annahme des Angebots den Ordnerpositionen zuordnen. 3. **Liefern**: den Lieferschein mit allen Seriennummern drucken. 4. **Ersetzen** oder **zurückholen**, falls nötig, mit einem Rücksendeschein. 5. **Rücksendung empfangen**: die Einheit kommt zurück ins Lager oder wird als „zu prüfen“ bzw. „defekt“ markiert und bleibt in der Ordnerhistorie sichtbar. > **Voraussetzung:** Legen Sie mindestens ein Lager an und stellen Sie sicher, dass die verfolgten Artikel einen **Lieferantenpreis** haben: Jede Einheit ist mit einem verknüpft. ## Wareneingang Öffnen Sie **Configuration → Catalog → Item units** und klicken Sie auf **Receive units**. Sie können auch von der Artikelseite aus starten, Registerkarte **Item units**. 1. Wählen Sie **Artikel**, **Lieferantenpreis**, **Lager** und **Eingangsdatum**. 2. Scannen Sie die Seriennummern nacheinander mit dem Scanner: Jeder Scan fügt eine Zeile hinzu. Sie können einen Code auch eintippen und Enter drücken. 3. Für Geräte mit IMEI aktivieren Sie **Serial then IMEI scan mode**: Der Scan nach einer Seriennummer füllt die IMEI dieser Einheit. 4. Bestätigen. Alle Einheiten werden in einem Schritt **auf Lager** angelegt. Der gesamte Stapel wird vorab geprüft: Eine Seriennummer, die der Artikel bereits hat, eine bereits verwendete IMEI oder ein doppelt gescannter Code wird gemeldet, und **nichts wird angelegt**, bis der Fehler behoben ist. Für ein einzelnes Gerät öffnet die Schaltfläche **Create** das vollständige Formular (Seriennummer, IMEI, Lager, Einkaufspreis, Notizen). ## Den Bestand finden Die Liste **Item units** bietet oben vordefinierte Ansichten: | Ansicht | Zeigt | |---|---| | **All** | Alle Einheiten (Standard) | | **In stock** | Für Kunden verfügbare Einheiten | | **At customers** | Zugewiesene, verkaufte oder installierte Einheiten | | **Returned** | Zurückgekommene Einheiten, die geprüft werden müssen | | **Defective** | Als defekt gemeldete Einheiten | | **Ordered** | Bestellte, noch nicht eingegangene Einheiten | Die Tabelle zeigt Artikel, Seriennummer, Lager, Status und aktuellen Kunden. IMEI, interne Referenz, Lieferant, Einkaufspreis und aktueller Ordner lassen sich über die Spaltenauswahl einblenden. Die **Suche** findet Artikelname und -referenz, Seriennummer und IMEI, auch wenn diese Spalten ausgeblendet sind. Ein Klick auf eine Einheit öffnet ihre Seite: ihre Angaben und ihre **Zuordnungshistorie**, also alle Kunden und Ordner, bei denen sie war, mit Daten sowie Liefer- und Rücksendescheinen. Der Artikelname führt zur Artikelseite. ## Hardware einem Ordner zuordnen Eine Einheit wird einer **Position** des Ordners zugeordnet: einer einmaligen Position für einen Verkauf, einer wiederkehrenden für eine Miete. Zuordnen lässt sich nur eine Einheit, die **auf Lager** ist, zum **selben Artikel** wie die Position gehört und für die die Position noch Platz hat: Eine Position mit Menge 3 nimmt höchstens 3 Einheiten auf. Es gibt drei Wege. Nutzen Sie den, der zu Ihrer Arbeitsweise passt. ### Über die Ordnerposition Beim Anlegen oder Bearbeiten einer einmaligen oder wiederkehrenden Position listet das Feld **Item units** (*Assign a unit from stock*) die Lagereinheiten des Artikels. Wählen Sie so viele Einheiten wie die Positionsmenge. Sie werden beim Speichern der Position reserviert. Ist das Gerät noch nicht auf Lager, klicken Sie auf **+** neben dem Feld: Seriennummer (und IMEI), Lieferantenpreis und Lager eingeben. Die Einheit wird eingelagert und sofort ausgewählt. ### Über die Registerkarte Hardware des Ordners Öffnen Sie den Ordner, Registerkarte **Hardware**, dann **Assign units**: 1. Wählen Sie die **Selling line** (Verkaufsposition). Die Liste zeigt pro Position, wie viele Einheiten sie bereits im Verhältnis zur Menge hat. 2. Wählen Sie optional den **Mode**. Standard: Verkauf für einmalige, Miete für wiederkehrende Positionen. Wählen Sie **Loan** für ein vorübergehend verliehenes Gerät. 3. Wählen Sie Einheiten unter **In stock units** oder **scannen** Sie sie. Eine gescannte, noch unbekannte Seriennummer kann direkt angelegt werden: Lassen Sie **Create the unknown units** aktiviert und wählen Sie Lieferantenpreis und Lager. Alles geschieht in einem Schritt: Kann eine Einheit nicht zugeordnet werden, wird keine zugeordnet. ### Über den Bestand In der Liste **Item units** öffnet die Schaltfläche **Assign** einer Lagereinheit die Auswahl eines Ordners (nur Ordner mit einer Position für diesen Artikel), dann der Position und des Modus. > **Hinweis:** Die Status **Allocated**, **Sold** und **Deployed** lassen sich nicht von Hand setzen. Sie ergeben sich immer aus einer Zuordnung zu einer Ordnerposition, sodass eine verkaufte Einheit immer einem Kunden zugeordnet ist. ## Status Eine Zuordnung durchläuft diese Status: | Status | Bedeutung | Mögliche Folgestatus | |---|---|---| | **Reserved** | Die Einheit ist für die Position reserviert | Shipped, In place, Cancelled | | **Shipped** | Versendet, Lieferung noch nicht bestätigt | In place, Cancelled | | **In place** | Die Einheit ist beim Kunden | Return pending, Returned | | **Return pending** | Eine Rücksendung wurde angefordert | Returned, In place | | **Returned** | Die Einheit ist zurück | — | | **Cancelled** | Die Reservierung wurde vor der Lieferung storniert | — | Der Lagerstatus der Einheit folgt automatisch: **Allocated** solange reserviert oder versendet, **Sold** (Verkauf) oder **Deployed** (Miete, Leihe) sobald beim Kunden, wieder **In stock** nach Stornierung oder Rückgabe. Mit **Change status** (pro Zeile oder als Sammelaktion) bringen Sie eine Zuordnung weiter, zum Beispiel um eine Lieferung zu bestätigen: Es werden nur erlaubte Übergänge angeboten. Solange eine Einheit zugeordnet ist, sind Status, Artikel und Lager auf ihrer Seite gesperrt: Sie folgen dem Ordner. Eine Einheit, die bei einem Kunden war, kann nicht mehr gelöscht werden, damit ihre Historie erhalten bleibt. ## Lieferscheine Wählen Sie in der Registerkarte **Hardware** die zu liefernden reservierten Einheiten und dann in den Sammelaktionen **Create delivery note**. | Feld | Beschreibung | |---|---| | **Date of delivery note** | Wird auf den Schein gedruckt | | **Contact** | Der Ansprechpartner des Kunden vor Ort | | **Delivery address** | Freitext, wird gedruckt | | **Other lines (without serial number)** | Ohne Seriennummer gelieferte Positionen (Kabel, Zubehör…), mit Menge | | **Notes** | Werden in den Kommentaren gedruckt | | **Delivery confirmed now** | Aktiv: Die Einheiten gehen direkt auf *In place*. Inaktiv: Sie sind *Shipped*, und Sie bestätigen die Lieferung später mit **Change status**. | Der Schein wird automatisch nummeriert (**BL** + Jahr + laufende Nummer). Das PDF listet jeden Artikel mit allen Seriennummern und IMEIs und enthält zwei Unterschriftsfelder. Es wird in der **Sprache des Kunden** gedruckt, ersatzweise in der Standardsprache Ihrer Organisation oder in der Sprache des erstellenden Benutzers. ## Eine Einheit ersetzen Bei einer Zuordnung beim Kunden tauscht **Replace** das Gerät gegen eine andere Lagereinheit desselben Artikels (ausgewählt oder gescannt), mit einem **Return reason**. Die neue Einheit übernimmt den Platz auf der Position, die alte geht auf **Return pending** und wartet auf ihre Rücksendung. ## Rücksendungen ### Rücksendescheine Wählen Sie die zurückzuholenden Einheiten in der Registerkarte **Hardware** und dann **Create return note**. Die Einheiten müssen **In place** sein oder **Return pending** ohne Rücksendeschein (zum Beispiel nach einem Austausch). Geben Sie Datum, Kontakt, **Return reason** (Defective, End of contract, Wrong item, Replacement, Other), Abholadresse und einen Kommentar an. Die Einheiten gehen auf **Return pending**. Das PDF (nummeriert **BR** + Jahr + laufende Nummer) listet die Seriennummern, den Grund und die **Rücksendehinweise** für den Kunden. > **Tipp:** Die Rücksendehinweise legen Sie unter **Configuration → Organisation → Organisation settings**, Abschnitt **Documents**, Feld **Return instructions** fest. Ist das Feld leer, bittet ein Standardtext den Kunden, die Hardware mit Zubehör zu verpacken und eine Kopie des Scheins beizulegen. ### Rücksendung empfangen Kommt die Hardware zurück, wählen Sie die Einheiten und dann **Receive return**: Eingangsdatum, **Condition** (Zustand) und **Lager** angeben. | Zustand | Die Einheit wird | |---|---| | **OK** | **In stock**, wieder zuordenbar | | **To check** | **Returned**, wartet auf Prüfung | | **Defective** | **Defective** | Die Zuordnung wird **Returned** mit ihrem Rückgabedatum. Sie zählt nicht mehr zur Position, **bleibt aber im Ordner**: In der Registerkarte **Hardware** zeigt der Filter **Returned / archived** die zurückgegebene Hardware mit Rückgabedatum und Rücksendeschein. ## Hardware und ihre Ordner wiederfinden | Wo | Was Sie finden | |---|---| | **Globale Suche** (obere Leiste) | Seriennummer oder IMEI (oder deren Anfang) eingeben: alle Kunden und Ordner, bei denen die Einheit war, mit Status, sowie die Einheit selbst, wenn sie auf Lager ist | | Suche in der **Ordnerliste** | Ordner anhand der Seriennummer einer Einheit, die sie haben oder hatten | | **Kundenseite**, Abschnitt **Hardware** (unter den Rechnungen) | Die Hardware des Kunden über alle Ordner. Mit **Include returned** sehen Sie auch die zurückgegebene Hardware | | Registerkarte **Hardware** des Ordners | Die Hardware des Ordners, nach Position gruppiert. Suche nach Artikelname oder -referenz, Seriennummer und IMEI | | Liste **Item units** | Alle Einheiten, nach Artikelname oder -referenz, Seriennummer oder IMEI | | **Seite der Einheit** | Die vollständige Zuordnungshistorie eines Geräts | ## Berechtigungen - Das Anzeigen von Hardware erfordert das Recht, **Artikel** anzusehen. - Zuordnen, Status ändern, Ersetzen oder Zurückholen erfordert das Recht, **sowohl den Ordner als auch die Artikel** zu bearbeiten. - Wareneingang oder Anlegen von Einheiten erfordert das Recht, Artikel anzulegen. - Liefer- und Rücksendescheine sehen nur Benutzer mit dem Recht **View delivery/return notes** auf Ordnern. ## Weiterführend Siehe **[Ordner & Konfiguration](/de/docs/ordner-konfiguration)** für die Funktionsweise der Ordnerpositionen.